Coronamaatregelen

Belangrijkste regelgeving & richtlijnen voor kantoor

Het kabinet roept werkgevers nog steeds op om hun werknemers thuis te laten werken. Waarschijnlijk zal deze maatregel nog wel even van kracht zijn, maar voordat de regering besluit iedereen terug te laten keren naar kantoor, kun je beter goed voorbereid zijn. Bedrijven zijn daarom druk bezig met het maken van concrete plannen. Deze protocollen zijn bedoeld om het werken op kantoor zo veilig mogelijk te maken. Maar wat houden deze maatregelen nou precies in? Hoe houd je 1,5 meter afstand in een kantoortuin? En hoe doe je dat bijvoorbeeld in de kantine?

Hieronder bespreken we de doorvertaalde richtlijnen van het RIVM en geven we tips en adviezen voor een zo’n veilig mogelijke werkplek op kantoor.

Snel Navigeren

Algemene richtlijnen verantwoord werken op kantoor

De rode draad is binnen deze verhaallijn uiteraard de richtlijn die het RIVM heeft opgesteld om van de 1,5 meter samenleving een succes te maken.

Hieronder vatten we die richtlijnen nog even kort samen:

• Was je handen regelmatig en grondig.
• Hoest en nies in de binnenkant van je elleboog.
• Gebruik papieren zakdoekjes om je neus te snuiten en gooi deze daarna weg.
  • Was daarna je handen.
• Schud geen handen.
• Houd 1,5 meter afstand (2 armlengtes) van anderen.
• Werk zoveel mogelijk thuis.
• Vermijd drukte. Als 1,5 meter afstand houden niet meer mogelijk is, loop dan weg.
• Reis zo veel mogelijk lopend of met de fiets.
• Gebruik het openbaar vervoer alleen als het echt niet anders kan.
• Medewerkers met verkoudheidsklachten of gezinsleden met griepverschijnselen, blijven nog steeds preventief thuis.
• Indien er thuis gewerkt kan worden, werk je thuis.
• Wanneer de medewerker of de gezinsleden 24 uur klachtenvrij zijn kunnen zij weer (gedeeltelijk) naar kantoor komen.

Werken op kantoor volgens aangepast rooster

Net als bij de opstart van scholen, kun je overwegen om de medewerkers op te delen in twee of meer groepen, bijvoorbeeld een A- of B-groep die de helft van de tijd thuis en de andere helft van de tijd op kantoor werken. Je kan ervoor kiezen om dat om de week de groepen op kantoor te laten werken, of de week op te splitsen en groep A maandag en dinsdag te ontvangen en groep B donderdag en vrijdag. Uiteraard moet je rekening houden in de planning met parttimers en kinderopvang issues van de medewerkers. Houd met deze “nieuwe normaal” rekening mee dat er wellicht extra werkplekken op andere locaties binnen je kantoorpand gecreëerd moeten worden zodat je de 1,5 meter-regel kunt waarborgen.

Werkplekopstelling volgens de nieuwe norm

Bureaus die naast elkaar staan, haal je uit elkaar. Je kunt ook voor scheidingswanden kiezen of voor plexiglazen platen om direct contact te vermijden. Bij een kantoortuin zorg je dat er minimaal 1 bureau tussen de werkplekken leeg blijft en markeer met een cirkel of tape 1,5 meter afstand zodat die gegarandeerd is voor iedere medewerker. Check ook afstand tot de deur van werkplek (moet ook minimaal 1,5 meter zijn). Flexplekken kun je ombouwen naar vaste plekken. Het kan zijn dat vanwege het thuiswerken, je collega’s alle randapparatuur en accessoires thuis hebben staan om ergonomisch te kunnen werken. Zorg er dan voor dat deze attributen ook op kantoor weer beschikbaar komen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een degelijke bureaustoel, laptopstandaards, beeldschermverhogers, muis, toetsenbord, headset, en standaard voorraadartikelen zoals een simpele pen en papier.

De route van huis naar kantoor

Communicatie is essentieel tijdens deze crisis. Zorg ervoor dat je medewerkers, voordat ze weer naar kantoor komen, volledig op de hoogte zijn van de nieuwe regels. Geef bij de ingang van je bedrijventerrein, parkeergarages/parkeerplekken en fietsenstalling precies aan door middel van posters en affiches wat er van ze verwacht wordt. Als het mogelijk is om hekken en slagbomen open te laten, is dit wenselijk zodat er zo min mogelijk objecten aangeraakt worden. Markeer precies waar binnenkomend verkeer moet wachten zodat er geen contact is.

Binnenkomst kantoorpand

Bedien deuren en draaideuren zoveel mogelijk met je elleboog. Zorg ervoor dat er ontsmettingsgel bij de ingang staat en maak dit verplicht voor iedereen die binnenkomt. Breng markering op de grond aan zodat medewerkers weten waar ze moeten wachten tot ze aan de beurt zijn om hun handen te ontsmetten. Medewerkers van de receptie kun je beschermen door plexiglas scherm voor de balie te hangen.

Naar de werkplek

Na binnenkomst markeer je de route die medewerkers moeten lopen naar hun werkplek. Vermijd het gebruik van liften. Als dat niet mogelijk is, beperk dan het aantal personen dat gelijktijdig de lift gebruikt. Laat slechts één persoon tegelijk toe in kleine liften. Hou afstand en sta rug aan rug in grotere liften. Ook hier kun je werken met vloermarkering om aan te duiden waar mensen moeten staan om afstand te houden. Laat alle deuren van de kantoren openstaan en verwijder eventuele deurdrangers. De jassen hangt iedereen op aan de eigen stoel. Verstrek aan iedereen een schoonmaaksetje om de eigen werkplek goed schoon te houden.

Koffiehoek en printerhok

Je kunt persoonlijke pennetjes uitdelen om de touchscreens op het koffieapparaat en de printer mee te bedienen. Plak wacht stickers op de vloer.

Toilet

Houd de algemene toegangsdeuren naar het toilet open. Stel desinfectie materiaal beschikbaar om de toiletbril schoon te houden. Zorg ervoor dat iedereen het toilet met zijn ellebogen doorspoelt en hang een handenwasprotocol op.

De kantine

Laat iedereen zelf de lunch meenemen. Ook in de kantine markeer je overal de 1,5 meter zodat iedereen veilig zijn lunch kan nuttigen. Als je buiten bankjes hebt staan, plak je een gedeelte af zodat iedereen precies kan zien op welke afstand men zit. Datzelfde geldt voor relax- en vergaderruimtes.

Bezoek

Voor bezoek geldt uiteraard dezelfde regels. Dit onderstreept nogmaals het belang van heldere communicatie die overal in het pand zichtbaar moet zijn.

Tot slot

Goede hygiëne en duidelijke afspraken zijn cruciaal voor een succesvolle en veilige terugkeer naar kantoor. Er is vaak meer mogelijk dan iedereen denkt. Betrek medewerkers zoveel mogelijk bij dit proces zodat er wellicht nog veel meer creatieve oplossingen ontstaan waar je zelf nog niet aan gedacht hebt.

Vragen? Neem contact op met Manutan

Heb je na bovenstaande informatie nog vragen? Of heb je hulp nodig bij het vinden van de juiste producten die je helpen bij het doorvoeren van deze maatregelen? Heb je advies nodig voor de (her)inrichting van je kantoorpand? Neem dan contact op met onze specialisten, zij helpen je graag verder.