Vier tips voor een efficiënte en succesvolle meeting of creatieve sessie

Goede voorbereiding: denk na over je doel en deelnemers

Of je nu een meeting, training of een creatieve sessie organiseert, een goede voorbereiding is het halve werk. In dit geval betekent dit dat je zowel van tevoren, tijdens en na de sessie duidelijk communiceert. In de voorbereidende fase moet vooral het doel glashelder zijn en is het indien nodig, handig om een agenda te hebben.

Nodig daarnaast ook de juiste mensen uit. Ook hier geldt dat je beter kunt gaan voor kwaliteit dan kwantiteit.  Hoe meer mensen je betrekt, hoe kleiner de kans dat het echt een efficiënte meeting wordt.

De juiste benodigdheden voor de vergadering of training

Een onderdeel van die goede voorbereiding is ook dat je de juiste accessoires en benodigdheden bij de hand hebt. Wat dit precies is, hangt af van het soort en het doel van de meeting. In de meeste gevallen is een whiteboard of flip over een handige aanvulling. Zo schrijf je de belangrijkste zaken meteen op en behoud je overzicht, zowel voor jezelf als de andere deelnemers. Ook voor brainstormen is zo een flip over een ideale keuze.

Kijk daarnaast ook naar andere zaken zoals post its, stiften, beamers en andere objecten die de meeting of creatieve sessie ondersteunen. Bedenk ook of de deelnemers een laptop nodig hebben. Is dit niet het geval? Laat ze dan vooral achterwege. Dit vermindert de kans op afleiding.

Overzicht bewaren: notuleren met tekst en beeld

De manier waarop je notuleert en/ of je visuele middelen inzet, heeft een grotere impact dan je denkt. Door op een duidelijke manier zaken op te schrijven of te tekenen, ziet iedereen wat je bedoelt. Hierbij gaat het niet om een perfecte tekening, maar een schets die de boel verheldert. Om dit goed op te pakken kun je onderstaande tips gebruiken:

• Gebruik de blanco zijde van het flipoverpapier. Dit geeft een ‘groter gevoel van vrijheid’ en de ruimte om te noteren of tekenen wat jij wilt

• Gebruik een zwarte stift voor de basiszaken en maximaal drie kleuren voor ondersteuning en levendigheid

• Leesbaarheid is een belangrijk issue. Schrijf daarom in blokletters

• Ondersteun met figuren zoals pijlen, kaders en symbolen

De opvolging: heldere acties en projecteigenaren

Zit de sessie erop? Zorg dan voor opvolging door een heldere lijst met conclusies én actiepunten te formuleren. Dit geeft een helder overzicht van de besproken zaken en zorgt dat je direct concreet taken aan mensen kunt koppelen. Probeer zoveel mogelijk ‘projecteigenaren’ aan te wijzen zodat duidelijk is waar de verantwoordelijkheid ligt. Als het mogelijk is kun je al meteen de taken en verantwoordelijke mensen op het flip over bord noteren. Lukt dat niet? Kom er dan later even op terug. Zo waarborg je ook de opvolging na de sessie en zorg je dat er echt iets uitkomt.

Manutan werkt voor efficiënter werken

Tot zover onze tips voor een efficiëntere meeting. Meer weten? Bekijk dan ook onze andere blogs en bekijk ons assortiment whiteboards en flipovers voor praktische ondersteuning tijdens jouw sessie. Zo dragen we bij aan efficiënter, slimmer en natuurlijk prettiger werken.