Coronamaatregelen op kantoor: niet alleen van 9 tot 5

1.    First things first: communicatie over de maatregelen op kantoor

Nog voor je je kantoordeuren weer opent, is het belangrijk om je medewerkers te informeren over welke voorzorgsmaatregelen je organisatie treft en welke richtlijnen gelden. Als je hen goed informeert, is de kans veel groter dat de maatregelen opgevolgd worden én creëer je draagvlak. Overleg met de betrokken personen om alles vlot te laten verlopen. Denk hierbij aan internen zoals de preventiemedewerker, maar ook aan externen met wie je samenwerkt, zoals partners en freelancers. Gebruik posters en affiches om de richtlijnen in het kantoorgebouw en in specifieke ruimtes te communiceren. Verspreid de info over de richtlijnen zeker ook via de beschikbare communicatiekanalen zoals intranet, via e-mail of op de prikborden. Je kunt medewerkers geruststellen door een contactpersoon te vermelden in je communicatie, zoals de preventiemedewerker. Bij die collega kunnen ze terecht met zorgen, vragen of twijfels. Ten slotte: hang de instructies om de handen te wassen op in elke ruimte met wastafels.

2.    Van en naar kantoor

Na een periode van thuiswerk of economische werkloosheid zijn medewerkers vast blij dat ze kunnen terugkeren naar hun oude routines. Maar eigenlijk verandert er veel, zowel het vervoer van en naar het werk als het gedrag op het werk. Hand- en hoesthygiëne en social distancing spelen hierbij een belangrijke rol. Zorg ervoor dat je medewerkers zich hiervan bewust zijn.

2.1 Voor je vertrekt

Wie zich ziek voelt, blijft thuis. Benadruk dit bij je medewerkers en herinner hen eraan dat de procedure om zich ziek te melden dezelfde is als vóór de uitbraak van het coronavirus. Raad hen aan om de handen grondig en lang genoeg (twintig tot veertig seconden) te wassen met water en zeep voor ze naar kantoor gaan, na toiletbezoek en wanneer ze weer naar huis gaan.

2.2 Onderweg

Kom je met de fiets of te voet?

Houd onderweg voldoende afstand van andere weggebruikers. Raak je gezicht niet aan, zeker niet nadat je op de knoppen van verkeerslichten hebt geduwd. Gebruik hiervoor indien mogelijk je elleboog. Ontsmet je handen na gebruik van de drukknop, of was ze meteen bij aankomst op het werk.

Zijn er douches in het gebouw, bijvoorbeeld voor degenen die tijdens de lunch sporten of naar werk fietsen? Denk dan goed na voordat je deze weer openstelt: je moet ze regelmatig en goed kunnen schoonmaken en luchten. De 1,5 meter is ook hier de norm: beperk daarvoor eventueel het aantal personen dat tegelijkertijd gebruikmaakt van de kleedkamers en douches. Richt eventueel de kleedruimte anders in: maak tijdelijke extra kleedkamers en creëer aparte zones waarin maximaal een persoon tegelijk mag. Ook de wachtenden moeten afstand houden. Tot slot: handen wassen voor en na het gebruik van de kleedkamers is een must.

Kom je met de auto?

Vermijd carpooling. Kan het toch niet anders en vervoer je een collega met de wagen?  Respecteer dan ook in de auto de regels van de social distancing. Voor personenwagens betekent dit dat de passagier op de achterbank aan de passagierskant plaatsneemt. In bestelwagens moet vooraan een stoel leeg blijven tussen bestuurder en passagier. Vergeet niet om je auto regelmatig te reinigen en luchten. Besteed extra aandacht aan je stuur, versnellingspook en handgrepen.

**Gebruik je het openbaar vervoer? **

Een niet-medisch mondmasker is vanaf 1 juni 2020 verplicht in het openbaar vervoer. In Voor het station, een bus- en tramhalte geldt deze plicht niet. Wel moet je hier 1,5 meter afstand houden. In de bus, tram, metro of trein zelf wordt niet strikt vastgehouden aan de 1,5 meter afstand. Wel worden maatregelen getroffen om verantwoord reizen mogelijk te maken met een bezetting van ongeveer 40 procent. Probeer het interieur van de bus, tram, metro of trein niet aan te raken. Raak je gezicht bijvoorbeeld niet aan nadat je op de stopknop hebt gedrukt en ontsmet je handen met handgel, of was ze zo snel mogelijk nadat je uitgestapt bent.

3.    Aankomst en vertrek op het werk

3.1  Spreid werkdagen en werktijden

Thuiswerken blijft nog steeds de norm. Moeten je medewerkers toch op kantoor zijn? Probeer dan hun aankomst- en vertrektijden zoveel mogelijk te spreiden. Is het misschien mogelijk om een deel van de collega’s in de eerste helft van de week te laten werken en het andere deel in de tweede helft? Bekijk welke taken jullie eventueel kunnen uitstellen naar een later tijdstip. Reken op je gezond verstand om een veilig compromis te vinden tussen het te verrichten werk en de veiligheid. Bedenk ook een manier om (lunch)pauzes te spreiden. Streef naar een zo laag mogelijk aantal medewerkers in één ruimte, ook in het printhok, archieven en vergaderzalen!

3.2 Markering, afbakeningen en circulatie op de werkvloer

Regel zoveel mogelijk verschillende in- en uitgangen om bij de entree van het kantoorgebouw geen files te veroorzaken. Werk je met tijdsregistratie? Zorg ervoor dat medewerkers de 1,5 meter bij het registreren kunnen respecteren. Maak de prikklok regelmatig schoon. Beperk geplande evacuatie-oefeningen voorlopig tot de theorie.

Gebruik markeringen, linten, fysieke barrières en vloerstickers om de afstand tussen twee mensen zoveel mogelijk te garanderen en overweeg eenrichtingsverkeer in gangen waar collega’s elkaar te vaak of te dicht moeten passeren. Dit is ook een goede methode voor trappen. Vergeet niet om ook de situatie in de parkeergarages en fietsenstallingen te bekijken! Laat bovendien zoveel mogelijk deuren open, zodat je medewerkers de deurklinken niet hoeven aan te raken. Waar de social distancing niet gerespecteerd kan worden, kun je je medewerkers aanmoedigen om een mondmasker te dragen.

3.3 Liftgebruik

Vermijd het gebruik van liften. Als dat niet mogelijk is, beperk dan het aantal personen dat tegelijkertijd de lift gebruikt. Laat slechts één persoon tegelijk toe in kleine liften. Houd afstand in grotere liften. Ook hier kun je werken met vloermarkering om aan te duiden waar mensen moeten staan om afstand te houden.

3.4 Ziek

Wie zich ziek voelt bij aankomst, keert terug naar huis. Als medewerkers griep- of coronasymptomen hebben, dan kun je die toegang tot de werklocatie of het kantoor weigeren. Zorg ervoor dat de bhv’ers de nieuwe COVID-19-richtlijnen bij eerste hulp van het NIBHV kennen en zorg dat ze voldoende en geschikte persoonlijke beschermingsmiddelen hebben.

4.    Aan de slag!

Zo. Handen gewassen of ontsmet en afstand bewaard: dan kun je naar je bureau! Kom je onderweg collega’s tegen? Begroet ze dan op afstand. Even zwaaien of een sierlijke buiging: er zijn veel alternatieven voor handen schudden! Misschien draagt een zoektocht naar de origineelste contactloze begroeting wel bij aan de sfeer onder de collega’s?

Over die collega’s gesproken: kijk ook naar de plaatsing van de bureaus. Kun je ze verder van elkaar schuiven? Of kun je tussenschotten plaatsen? Je kunt ook markeren hoe groot de afstand van anderhalve meter is rond het bureau. Alle kleine beetjes helpen! Als het mogelijk is om je medewerkers met de rug naar elkaar toe te plaatsen, heeft dat de voorkeur.

Laat je medewerkers zoveel mogelijk met persoonlijke werkmiddelen werken en laat ze regelmatig schoonmaken. Denk aan schrijfmaterialen, smartphones, toetsenborden en computermuizen. Stel desinfecterende doekjes ter beschikking.

5.    Vergaderingen

De voorbije weken van thuiswerk openden voor veel medewerkers de wondere wereld van de digitale communicatiemiddelen. Probeer vergaderingen nog steeds zoveel mogelijk digitaal te organiseren. Zorg eventueel dat elke medewerker een persoonlijke headset heeft om de communicatie beter te laten verlopen. Als fysieke aanwezigheid toch nodig is, dan blijft 1,5 meter de norm. Je kunt er ook voor kiezen om daarbij een mondmasker te dragen.

6.    Sanitaire voorzieningen

Was altijd je handen voor en na het gebruik van de sanitaire voorzieningen. Zorg dat er voldoende vloeibare zeep is, het liefst in touchless dispensers. Zorg voor papieren wegwerphanddoekjes en afsluitbare vuilnisbakken (kies voor exemplaren die touchless openen of voor pedaalemmers. Elektrische handendrogers en stoffen handdoeken zijn uit den boze. Ga niet met meerdere mensen naar het toilet. Hang daarvoor affiches op met het maximumaantal toegelaten personen in de toiletruimtes. Je kunt ook enkele urinoirs afdekken om de nodige afstand te garanderen. Regel, indien nodig, tijdelijk enkele extra toiletten, door bijvoorbeeld een sanitaire container te plaatsen. Reinig en verlucht de sanitaire voorzieningen op regelmatige tijdstippen. Overweeg extra handenwasstations als mensen te ver moeten lopen om regelmatig de handen te wassen. Plaats die zeker ook bij de receptie en waar post en leveringen binnenkomen.

7.    Rust- en lunchpauzes

Waar gewerkt wordt, moet op tijd pauze worden gehouden. Pauzes zijn belangrijke momenten waarop iedereen de regels van social distancing en hand- en hoesthygiëne extra goed moeten toepassen. Handen wassen voor en na de pauze of lunch is de eerste stap. Bepaal het maximumaantal personen dat aanwezig mag zijn in de kantine en koffiecorner en communiceer dit aantal via posters en je interne communicatiekanalen.

Vraag je medewerkers om de tijd dat ze aanwezig zijn in ruimten met meerdere mensen te beperken. Ook in de kantine en koffiecorner kun je werken met vloermarkeringstape, bijvoorbeeld rond tafels en stoelen. Maak tafels minstens na elke pauze en het liefst na elk gebruik schoon. Reinig regelmatig de drank- en snoepautomaten. Maak goede afspraken met je cateraar zodra bedrijfsrestaurants weer open mogen. Misschien is afhalen mogelijk? Maak duidelijk wat wel en niet kan wanneer je medewerkers lunch willen laten bezorgen op het werk. Zorg voor handgels bij zelfbediening en automaten, bovenop de regelmatige reiniging.

8.    Bezoekers, leveranciers en andere externen ontvangen

Laat leveranciers en bezoekers zich, zodra ze je parkeerplaats oprijden, aanmelden bij de verantwoordelijke. Zorg dat die persoon duidelijk herkenbaar is door hem of haar bijvoorbeeld een geel hesje of andere herkenbare kleding met hoge zichtbaarheid te laten dragen. Leveranciers vermijden fysiek contact met andere personen zo veel mogelijk; de leverancier laadt en lost dus alleen of iemand van jouw team doet dat alleen, maar samenwerken is geen optie.

Maak duidelijk waar pakketten en post contactloos bezorgd kunnen worden. Misschien is dit wel het goede moment om een pakketjesautomaat te installeren.

Informeer bezoekers over de maatregelen binnen het kantoorgebouw. Probeer bezoeken te spreiden om drukte te vermijden. Ontvang bezoekers indien mogelijk in een aparte ruimte met zo weinig mogelijk andere personen. Zorg ervoor dat je bezoeker de handen kan wassen of ten minste kan ontsmetten bij het binnenkomen. Installeer plexiglas of een ander type scheidingswand bij je receptie.

9.    Tips voor thuiswerken

Ondertussen zal iedereen al min of meer gewend zijn aan thuiswerken. Geef je medewerkers die hun draai toch nog niet helemaal gevonden hebben gerust enkele tips voor thuiswerken!

Maak goede afspraken over arbeidsuren, taken, verwachtingen, planning en overleg. Geef duidelijke instructies bij de communicatietools én verduidelijk je verwachtingen op het vlak van bereikbaarheid. Bekijk met je medewerker wat haalbaar is. Wijs op het belang van pauzes en vermijd overuren. Veel medewerkers staan op dit moment onder druk door de combinatie van thuiswerk met kinderen, al kunnen die nu deels naar school of de opvang. Stel hen op tijd gerust, luister goed naar mogelijke problemen en besteed aandacht aan andere welzijnsgebonden aspecten. Benadruk het belang van goede verlichting en een ergonomische werkplek die handig is ingericht met een goed afgestelde stoel en tafel.

Vragen over hoe onze producten jou kunnen helpen je kantoor veilig te openen? Neem gerust contact op met de medewerkers van onze helpdesk of bekijk onze speciale landingspagina!