Vergaderingen verlopen niet altijd optimaal en na afloop blijft vaak een onbestemd gevoel hangen. Het wordt dan tijd om je vergadermethodiek en -proces aan te pakken. Herken je de volgende situaties en problemen?
Efficiënt vergaderen: 4 tips! Haal meer resultaat uit je vergadering
Slim en efficiënt werken
Vergaderingen kosten teveel tijd en energie Je weet dat er niet efficiënt wordt vergaderd als je sterk het gevoel krijgt dat iedere week dezelfde onderwerpen aan bod komen. De vergaderingen duren te lang en er is te weinig output waardoor kostbare energie en tijd van jou en je collega’s verloren gaat.
De voorzitter heeft geen grip op het proces De voorzitter houdt de touwtjes niet in handen en verliest de tijd uit het oog. Laat mensen te lang aan het woord en volgt de agenda niet. Het gevolg is dat na afloop van de vergadering iedereen wegloopt met een ontevreden en onbevredigd gevoel.
De vergadering is niet voorbereid Niemand weet precies met welk doel de vergadering is ingeschoten en wat er wordt verwacht. Tijdens de vergadering gaan mensen zich nog even snel inlezen en komen met agendapunten waar niet van tevoren over is nagedacht. De gesprekken blijven oppervlakkig en rommelig: waar gaat het nu om?
Besluiten worden steeds herroepen Eerder genomen besluiten worden weer ter discussie gesteld of herroepen: er kunnen geen echte beslissingen worden genomen en er zit geen schot in de zaak. Mensen voelen zich niet gehoord en door het gebrek aan besluitvorming stokken werkprocessen en projecten. Er is geen focus.
Hoe dan wel efficiënt vergaderen? 4 vergadertips!
Soms zijn de beste vergaderingen degene die niet gehouden worden. Ga dus na of een vergadering noodzakelijk is. Zijn er alternatieven voor de vergadering? Als er bijvoorbeeld een probleem is ga dan naar de plek van het probleem en los het daar op. En als je dan toch moet vergaderen doe het dan efficiënt en effectief met de volgende 4 vergadertips:
1. Bespaar tijd en energie Het doel van je vergadering dient van tevoren duidelijk te zijn zodat iedereen een idee heeft van de beoogde uitkomst. Zonder doel hoef je niet te vergaderen. Zorg dat mobiele telefoons, laptops en dat soort dingen van tafel zijn. Maak vergaderen effectiever met behulp van techniek zoals een beamer of scherm. Dan betrek je ook de visueel ingestelde mensen. Door via internet of telefonisch te vergaderen bespaar je reistijd; vraag je dus altijd af of het echt nodig is om samen te komen. Ga staand vergaderen, dat bespaart je tijd omdat deelnemers eerder moe worden.
2. Krijg grip op het proces Vergaderingen duren altijd zolang als ze vooraf bepaald zijn. Je zou ze kunnen verdelen in blokjes van 20 of 40 minuten. Bij Toyota mag een vergadering niet langer duren dan 50 minuten en mensen moeten altijd 10 minuten overhouden zodat ze naar een andere vergadering kunnen gaan. Bij het inroosteren van vergaderingen komt het de meeting ten goede als je duidelijk de begin- en eindtijd stelt en je daaraan houdt. Start de vergadering op tijd, ook al ontbreken deelnemers. Als er belangrijke beslissingen genomen moeten worden kan de voorzitter er voor kiezen van tevoren met iedere deelnemer individueel te zitten zodat de besluitvorming sneller gaat. Ook is het handig om het proces van besluitvorming vast te leggen: is er één beslisser of moet er consensus zijn?
3. Maak een goede voorbereiding Bereid een agenda voor en stuur alle belangrijke info van tevoren naar de deelnemers zodat ze die op tijd kunnen doornemen. Het moet duidelijk zijn wie wat doet tijdens de vergadering . Wie is gespreksleider, wie notuleert en wie houdt de tijd in de gaten? De gespreksleider houdt zich aan de agenda, de notulist werkt alles uit na de vergadering en degene die de tijd in de gaten houdt, zorgt dat niemand te lang spreekt en dat de vergadering niet uitloopt.
4. Neem echte besluiten Neem nooit beslissingen in een vergadering met meer dan 6 deelnemers. Als het toch noodzakelijk is maak dan kleine groepjes en laat elke groep het onderwerp van een andere kant bekijken. Wees besluitvaardig: dit betekent dat vergaderingen besluiten voortbrengen en actiepunten worden benoemd en aangewezen. Aan het einde van de meeting moeten de vervolgstappen duidelijk zijn en worden genoteerd. Geef aan welke taak bij ‘wie, wat, wanneer en waar’. Sluit de vergadering af met de afspraak hoe de actiepunten worden gecontroleerd.
Slim aan de Slag
Naast bovenstaande tips om slimmer en effectiever te vergaderen zijn de omstandigheden zoals werkende techniek en aanwezige tools ook van belang. Lees dan ons artikel ‘Nooit meer last van haperende technologie in vergaderingen’ zodat je voortaan altijd goed voorbereid een presentatie kan geven tijdens een vergadering.
Manutan helpt je graag
Kijk ook eens op www.manutan.nl, ons blog boordevol tips www.manutan.nl/blog of bel de Helpdesk op 030-229 61 11 voor meer informatie over slim en efficiënt werken.
