Stel, je hebt iets echt specifieks nodig. Nog vijftig exemplaren van die lamp die er al jaren hangt, maar waarvan je niet hebt kunnen achterhalen welk merk het is. 83 stuks specifieke bedrijfsfietsen voor een scherpe prijs. 110 kledingkasten met op afstand bestuurbaar elektronische sloten in bedrijfskleur. Een ongelooflijke zoektocht, die ook uitbesteed kan worden. Wat kan er wel en wat niet? Een kijkje achter de schermen van de Zoek en Vind afdeling
Ik werk zelf op de afdeling Sourcing and Quotations van Manutan, de Zoek en Vind afdeling van het bedrijf. Zoeken en zoeken tot we gevonden hebben wat je nodig hebt. Ook als dat niet bij het standaardassortiment van Manutan hoort. Een paar voorbeelden van speciale verzoeken en een paar tips voor jou als facilitair manager.
Alle soorten vragen
Niet alleen de moeilijkste opdrachten komen bij onze afdeling terecht. We hebben Segways, koffieautomaten en ballonpompen geleverd voor klanten. Eenvoudige vragen, maar niet ons standaardassortiment. Een klant kan overal strandstoelen vandaan halen. Maar het is voor hem makkelijker als wij het doen en ze met een grote levering meekomen. Dat scheelt je een hoop tijd en energie. Want dat is wat je wilt: ontzorgd worden.
Achter de schermen: Kennis en netwerk
Komt je vraag voor een specifiek product binnen, dan duiken de medewerkers meteen de catalogi van toeleveranciers in. Bovendien zit er vaak heel veel kennis in de hoofden. Ten tweede overleggen we veel met elkaar. Als de één een product niet kan vinden, weet de ander misschien nog wel een oplossing. Verder heeft iedereen zijn eigen specialisme: bijvoorbeeld zorg, onderwijs of werkplaatsen. En ook alle leveranciers in ons netwerk weten natuurlijk veel. Tip 1: Kies een leverancier met een uitgebreid netwerk.
En als het niet anders lukt, dan wordt de zoektocht soms vrij banaal: door te googelen. Een voorbeeld: een klant stuurt alleen een foto opgestuurd met de opmerking dat hij nog vijftig stuks van deze lamp wil. Google images helpt ons soms verder. Of we weten wel een merk of leverancier, maar niet de fabriek. Die proberen we dan te achterhalen en er rechtstreeks contact mee te leggen. Tip 2: Check eens of je leverancier een degelijke ‘puzzelafdeling’ heeft en bereid is ver te gaan om je verzoek op te lossen.
Let op je woorden
Een zoektocht kan niet succesvol worden uitgevoerd als de zoekvraag niet goed is. Daarom moeten we heel goed uitvragen wat de behoefte en wensen zijn van de klant. Woordkeuze kan de zoekvraag al vertroebelen. Zo vroeg een klant om een bureau van 2,5 meter, met een zwengel. En dan moest het bureau ook nog 500 kilo last kunnen dragen. Wat hij zag als een bureau, bleek bij doorvragen veel meer op een werkbank te lijken.** Tip 3: Probeer je vraag zo helder en concreet mogelijk te maken. Des te sneller krijg je wat je wilt.**
Nog een voorbeeld is die lamp waar de klant er nog tien van wil hebben. Voor ons is dan heel belangrijk waarom hij nog tien stuks van precies dat exemplaar wil hebben. Is het het uiterlijk? Dan vinden we misschien ook wel een ander merk dat er hetzelfde uitziet. Is het omdat er nog honderd led-lampen op voorraad liggen die er precies inpassen? Of geeft die lamp precies het juiste licht? Als wij erachter komen wat precies de zoekvraag is, kunnen we de juiste verlichtingsoplossing bieden.
Durf te vragen: elke maand 4500 euro aan cola
Bij ons komen zeer uiteenlopende offerteaanvragen terecht. Niet alleen de puzzelzoektochten, maar ook de uitgebreide offertes. Denk aan een bedrijf dat iedere maand voor 4500 euro aan cola geleverd wil hebben. Wij leggen dan rechtstreeks contact met de leverancier. Ook moeten we bezien hoe wij dat in ons magazijn herbergen. Maar de klant kreeg na wat puzzelen iedere maand zijn cola geleverd. Tip 4: Stel gewoon je vraag. Misschien is ‘ie helemaal zo gek nog niet. Een goede leverancier gaat graag de uitdaging aan.
Wil je hulp bij het zoeken?
Als je het niet direct kan vinden op Manutan.nl vraag dan hier een offerte aan. Je kan natuurlijk ook de Zoek en Vind afdeling van Manutan bellen. Zij adviseren je graag over de mogelijkheden in jouw specifieke situatie. Wat je ook zoekt, bel 030 229 61 11 en je krijgt wat je wilt.
Manutan blijft volop investeren in producten en diensten die het werk veiliger, makkelijker en socialer maken.
Lees ook: – Bespaar 40% op je inkoopkosten – Praktische tips voor een veilige opslag – Veiligheid op de werkvloer en de top-6 risico’s – Ergonomie op de werkvloer – hoe en waar begin je?
Laat me weten of dit artikel je geholpen heeft. Ik hoor graag van je!
