Welke voorbeelden van de kaizenmethode kun je toepassen om bedrijfsprocessen te verbeteren?

Wat is de kaizenmethode?

De term kaizen ontstond na de Tweede Wereldoorlog in Japan, waar hij oorspronkelijk gebruikt werd voor de productiesystemen van Toyota. Het woord kaizen bestaat uit twee delen: kai, dat ‘veranderingen’ betekent, en zen, dat voor ‘beter’ staat.

Kaizen is een leanmanagementconcept (anders dus dan Six Sigma) en staat voor een methode voor continue verbetering die in bedrijven vaak gebruikt wordt om de processen en interne organisatie te optimaliseren. Bij de kaizenmethode is het de bedoeling om stap voor stap de productiviteit van het bedrijf verhogen. Daarom noemen we ze ook wel de methode van de kleine veranderingen of de kleine verbeteringen.

Maar welke variant van de kaizenmethode pas je het best toe om bedrijfsprocessen te optimaliseren? Hoewel die vraag volkomen op zijn plaats is, zet je het probleem zo eigenlijk op zijn kop. Het kaizenconcept omvat weliswaar verschillende specifieke tools en methoden voor continue verbetering, maar het is vooral een filosofie die iedereen in het bedrijf moet volgen – van ingenieurs tot operatoren.

De 3 regels van het kaizenconcept

De kaizenfilosofie is gebaseerd op drie regels.

1. Vertrouw het proces

De nadruk ligt op de bedrijfsprocessen en hoe je die kunt verbeteren. Het idee is om je energie te focussen op die taak, om zo na verloop van tijd de teams, de standaarden en de kwaliteit van het product of de dienst te optimaliseren.

2. Multidisciplinaire aanpak

Door in multidisciplinaire teams te werken wordt er meer kennis gedeeld en voorkom je dat teams te gespecialiseerd zijn in één specifiek onderwerp. Bovendien levert de combinatie van uiteenlopende vaardigheden en kennis innovatieve oplossingen op.

3. Niet oordelen, niet beschuldigen

Om ervoor te zorgen dat het volledige bedrijf zich achter een gemeenschappelijk doel schaart, moet er zonder oordeel naar ieders inbreng worden geluisterd. Daarbij mogen alle collega’s en alle diensten van het bedrijf ter discussie worden gesteld en worden uitgedaagd.

De 5 grondbeginselen van de kaizenmethode

Om de kaizenmethode in jouw bedrijf te kunnen toepassen, moet je de vijf grondbeginselen kennen waarop ze gebaseerd is:

• Ken je klant: breng zijn behoeften in kaart, zodat je daarop kunt inspelen.

• Ga voor zero waste: iedereen binnen het bedrijf moet waarde creëren en afval elimineren (om de risico’s te beperken).

• Bezoek de werkvloer: waarde ontstaat op de werkvloer (artikelen, producten …). Ga er dus regelmatig langs (bijvoorbeeld tijdens een wekelijkse of maandelijkse ‘gemba walk’) om de kwaliteit en de processen te verbeteren.

• Empower je teams: stel voor elk team dezelfde doelen en geef hen de tools en een systeem (helpcentrum) om die doelen te behalen.

• Wees transparant: maak analyses op basis van actuele data, zodat iedereen de prestaties en procesverbeteringen realtime kan raadplegen.

De kaizenmethode: praktijkvoorbeelden

De kaizenmethode is een mentaliteit. Er horen verschillende tools bij die je in de praktijk kunt toepassen, net als een specifieke interne organisatie die je kunt overnemen in jouw bedrijf. Wil je graag leren hoe je de kaizenmethode in de praktijk omzet? Een opleiding is een goed idee.

Een ander belangrijk onderdeel van de kaizenmethode is de feedback van de operatoren en hun suggesties om de werkplek te optimaliseren. Zij weten namelijk als de beste welke problemen zich dagelijks voordoen op de werkvloer en kunnen dus eenvoudige en relevante oplossingen voorstellen.

De 5S-methode

De 5S-methode wordt gebruikt om de werkplek optimaal te organiseren, waardoor de werkomstandigheden en de efficiëntie erop vooruitgaan. De 5 S’en staan voor vijf stappen:

• scheiden (seiri);

• sorteren (seiton);

• schoonmaken (seiso);

• systematiseren (seiketsu);

• standhouden (shitsuke).

Stel dat er per werkruimte één balpen ter beschikking is (in een situatie waarbij maar één balpen nodig is). Dan moet die gemakkelijk toegankelijk zijn en altijd op dezelfde plaats liggen. Je kunt ook een kleurcode gebruiken om fouten te voorkomen.

De SMED-methode

Het doel van de SMED-methode (Single Minute Exchange of Die[1]) is om de omsteltijd binnen een productieproces zoveel mogelijk in te korten.

Deze methode komt ook uit Japan en werd ontwikkeld in de fabrieken van Toyota.

De PDCA-tool

De PDCA-tool (ook bekend als de kwaliteitscirkel van Deming) is een verbetercyclus die bestaat uit vier stappen:

• Plan: stel een plan op.

• Do: voer het actieplan uit.

• Check: evalueer de resultaten.

• Act: stuur bij waar nodig.

Deze cyclus kun je verschillende keren herhalen tot het resultaat helemaal naar wens is.

Het Ishikawa-diagram

Het Ishikawa-diagram wordt gebruikt om de mogelijke oorzaken van een probleem in kaart te brengen en innovatieve, aangepaste oplossingen te vinden. Het is gebaseerd op vijf M’en:

• machines

• milieu

• methode

• mensen

• materiaal

Je zult bij de invoering van de kaizenmethode ongetwijfeld op weerstand van de werknemers stuiten. Neem de tijd om duidelijk te communiceren en iedereen in het bedrijf te betrekken bij de invoering van de kaizenfilosofie.

Met deze tools en voorbeelden van de kaizenmethode heb je nu alles in handen om aan de slag te gaan en continue verbetering vanuit een nieuw perspectief te benaderen. Download voor nog meer informatie onze whitepaper ‘Het werken van morgen’.

[1]Apparatuur omstellen binnen 1 minuut