Sinds enkele jaren zetten inkoopafdelingen in op de digitalisering van hun processen. Deze langdurige investering werpt vruchten af. In de meeste middelgrote en grote bedrijven beschikt de inkoopafdeling immers over voldoende digitale middelen.Toch lijkt de limiet bereikt. De gebruikte e-procurementoplossingen blijken vaak weinig met elkaar te communiceren, ze zijn duur in onderhoud en niet echt in staat om te evolueren. Vandaag moeten we nadenken over de migratie naar een uniform in de cloud beheerd informatiesysteem voor de inkoopafdeling. Lees hieronder meer over de 3 niveaus waarop de inkoopafdeling een ROI kan verwachten met een e-procurementplatform in de cloud.
Waarom is de cloud onmisbaar voor een inkoopafdeling?
Slim en efficiënt werken
Met een e-procurementplatform in de cloud kan de inkoopafdeling een ROI op drie niveaus verwachten:
meer efficiëntie
een toegenomen strategische samenhang
besparingen
Kiezen voor een cloudplatform is een drijfveer voor een efficiënte inkoopafdeling
De processen automatiseren
Snellere en betrouwbaardere transacties zijn voor de inkoopafdeling het belangrijkste voordeel [1] van een e-procurementplatform in de cloud. Als de oplossing de tijdrovende taken met weinig toegevoegde waarde uitvoert, komt er immers meer tijd vrij voor het team om te besteden aan analyse en het adviseren van de andere afdelingen van de onderneming.
Mobiel en in real time werken
Een investeringsproject op afstand goedkeuren of vlak voor een vergadering uitstaande bedragen op je mobiele telefoon raadplegen, zijn voor de inkoopafdeling uiteraard strategische middelen.
De cloud biedt een dubbele vrijheid:
interageren met het e-procurementplatform op elk gewenst moment, waar je ook bent en vanop het verbonden toestel dat het best aan de situatie is aangepast [2];
in real time beschikken over de nodige informatie in de meest relevante bruikbare vorm.
Een betere klantenbeleving
Niet alleen de inkoopafdeling haalt voordeel uit de toegenomen efficiëntie door de invoering van een e-procurementplatform in de cloud. Ook alle andere afdelingen van de onderneming die betrokken zijn in de betaalketen van leveranciersfacturen genieten van de vlotte en intuïtieve inkoopoplossingen van de cloudgeneratie, en vooral van de continuïteit van de keten.
Misschien niet zo voor de hand liggend, maar ook de klanten van de onderneming hebben baat bij de invoering van een inkoopplatform in de cloud, meer bepaald dankzij de continuïteit van de waardeketen. Zo hebben ze bijvoorbeeld gemakkelijker toegang tot informatie over onderdelen of afgewerkte producten: gebruiksvoorschriften, aanwezigheid van allergenen, oorsprong …
Kiezen voor een cloudplatform betekent een betere integratie van de inkoopafdeling in de bedrijfsstrategie
Meegroeien met de onderneming
Een e-procurementplatform in de cloud geeft de inkoopafdeling bewegingsvrijheid. Zo kan de inkoopafdeling gemakkelijker haar verwerkingscapaciteit op de groei van de onderneming afstemmen.
Die bewegingsvrijheid zien we vooral op twee niveaus:
het volume van de transacties: dankzij de cloud kan de inkoopafdeling haar bandbreedte naar wens aanpassen om bijvoorbeeld een piek in de zoektocht naar nieuwe leveranciers of in de analyse van lopende contracten op te vangen.
de omlijning van de transacties: een moduleerbaar e-procurementplatform in de cloud vergemakkelijkt bijvoorbeeld een geografische uitbreiding van de zone van de inkoopafdeling door de oprichting van een nieuwe entiteit te begeleiden.
Een betere samenwerking tussen afdelingen
Een e-procurementplatform in de cloud biedt de inkoopafdeling de mogelijkheid om goedkeuringsworkflows in te voeren om transversale verwerkingen te versnellen. Dat is bijvoorbeeld het geval voor:
kwaliteitsaanvaarding van het geleverde materiaal door de medewerkers
inkoopaanvragen
Beschikken over strategische gegevens om de besluitvorming te ondersteunen
Een inkoopplatform in de cloud is verrijkt met artificiële intelligentie en big data. Die overvloed aan data en de bijbehorende capaciteit om die snel en op een relevante wijze te verwerken, houdt voor de inkoopafdeling een echt voordeel in bij de verwezenlijking van haar taak om te helpen bij de besluitvorming.
Kiezen voor een cloudplatform betekent een besparing voor de inkoopafdeling
Investeringen in infrastructuur schrappen
Door haar inkoopbeheeroplossing over te brengen naar SaaS, is elke fysieke architectuur binnen de onderneming achterhaald. Die wordt voortaan in de cloud gedeeld.
Geen infrastructuur meer betekent voor de organisatie een besparing op verschillende niveaus:
investering in apparatuur: servers, netwerken …;
opleiding van de gebruikers;
onderhoud van de apparatuur;
gebruikersbijstand
De verwerkingskosten van de inkooptransacties variabel maken
Daarnaast zorgt het abonnementsprincipe ervoor dat de inkoopafdeling beter bijdraagt aan het concurrentievermogen van de onderneming. De investering in licenties wordt een last (CAPEX -> OPEX), waardoor het IT-budget voorspelbaarder wordt. Er zijn nieuwe middelen beschikbaar voor investeringen in de corebusiness van de organisatie.
Kortom, het belang van e-procurementplatformen in de cloud voor de inkoopafdelingen hoeft niet meer aangetoond te worden. De SaaS-toegang
versnelt de productie;
bevordert de samenwerking;
stelt de onderneming in staat om extra middelen vrij te maken voor groei en innovatie.
Nu we weten wat het cloudprincipe inhoudt, moeten we de hostingmodaliteiten bekijken. Privécloud? Openbare cloud? Ze hebben elk hun voor- en nadelen. Dit moet op het niveau van de onderneming worden besproken.
Voor de inkoopafdelingen die al naar de cloud zijn overgeschakeld: is men op de hoogte van alle technologieën waarmee men via plug and play zijn e-procurementplatform kan verrijken? Meer weten over deze voorzieningen? Lees dan het artikel ‘Drie inkooptools die je absoluut moet kennen!’
[1] ‘ePayables Technology Advisor 2019’ – Ardent Partners
[2] ATAWAD: Any Time, AnyWhere, Any Device
