Welke voordelen heeft artificiële intelligentie voor de inkoopafdeling?

Artificiële intelligentie: oorsprong en definitie

Het idee van een ‘denkende machine’ dateert dan wel uit de oudheid, maar het begrip ‘artificiële intelligentie’ kwam pas echt op in de jaren 1950. Wiskundigen Alan Turing en John McCarthy en psycholoog Frank Rosenblatt waren de belangrijkste pioniers ervan.

Omdat deze technologie de prestaties ten goede komt, deed AI meer recent ook op de inkoopafdeling haar intrede. Volgens de definitie omvat de term ‘artificiële intelligentie’ (AI) een geheel van toepassingen, technieken en processen die op een ‘intelligente’ manier kunnen handelen.

Om het fijne van AI beter te begrijpen, is het belangrijk om te weten dat deze technologie twee deelgebieden omvat.

Machine learning (ML)

Machine learning, ook wel ‘machinaal leren’ in het Nederlands, houdt in dat je computers leert om op zichzelf te leren. Bij dit deelgebied van AI staat de constante verbetering van de prestaties centraal. Het moet autonome, aangepaste besluitvorming mogelijk maken, zonder enige menselijke tussenkomst. Natural Language Processing (NLP) is een tak van machine learning en heeft als doel de taal van computerprogramma’s gelijk te stellen aan menselijke taal.

Deep learning (DL)

Deep learning, of diep leren, stoelt op de verwerking van grote hoeveelheden gegevens. Deze techniek is gebaseerd op wiskundige benaderingen die de menselijke manier van kennis verwerven nabootsen. Als deelgebied van machine learning wil deep learning voorspellende analyses automatiseren. Het is gebaseerd op een kunstmatig neuraal netwerk en zorgt voor de zelfstandigheid en dynamiek van AI.

Samengevat komt het erop neer dat deze machines taken kunnen uitvoeren waarvoor menselijke hersenvermogens nodig zijn, zoals redeneren, autonomie, informatie opzoeken of leren.

Wat artificiële intelligentie onderscheidt van klassieke programmering, is die cognitieve dimensie, in de psychologische betekenis van het woord. Met andere woorden: met betrekking tot de middelen en mechanismen van kennisverwerving.

AI-technologieën kunnen namelijk overweg met ongestructureerde scenario’s en een continu leerproces ontwikkelen.

Artificiële intelligentie: acht belangrijke voordelen voor de inkoopafdeling

De inkoopafdeling ondergaat sinds enkele jaren een digitale transformatie en daar komt steeds meer artificiële intelligentie aan te pas. AI heeft inderdaad concrete voordelen op inkoopvlak. Als we de logica van de GEP-studie volgen, kunnen we die onderverdelen in acht categorieën.

Informatie

Dankzij AI kunnen we grote hoeveelheden complexe en volumineuze gegevens onderzoeken. Het biedt meer realtime-informatie, waardoor de teams van de inkoopafdeling gemakkelijker en doeltreffender beslissingen kunnen nemen. Met behulp van artificiële intelligentie kunnen we voorspellingen doen op basis van historische gegevens. Daartoe moeten de gegevensbanken hogerop goed georganiseerd zijn.

Productiviteit

AI kan de gemiddelde verwerkingstijd van inkoopprocessen met 25 tot 60 % inkorten, vooral omdat deze technologie de klok rond werkt. Artificiële intelligentie helpt namelijk om tijdrovende taken zoals de selectie van aanbestedingen drastisch te verminderen. Samen met machine learning verbetert AI de productiviteit van het hele inkoop- en aanbestedingsproces. Dankzij AI kunnen de inkoopteams zich toeleggen op taken met een hogere toegevoegde waarde.

Toepassing

In principe begint AI haar vruchten af te werpen na ongeveer acht weken (op voorwaarde dat de gegevens goed gedefinieerd en georganiseerd zijn). Voor een bevredigend resultaat volg je het best de onderstaande stappen:

• Identificeer de ‘use cases’ voor AI binnen de inkoopafdeling.

• Selecteer de meest geschikte technologieën om uitgaven te analyseren en te beheren.

• Communiceer duidelijk en geruststellend over de veranderingen.

Zodra artificiële intelligentie geïntegreerd en aangenomen is, zal het hele bedrijf er baat bij hebben.

Besparingen

AI kan tussen 5 en 40 % extra besparingen opleveren door de uitgaven en het leveranciersbestand te analyseren. Om de prestaties een boost te geven, richt AI zich op prioritaire optimalisatiepijlers en helpt deze technologie inkopers om makkelijker beslissingen te nemen. Over het algemeen ondersteunt artificiële intelligentie de uitvoering van doeltreffende strategische actieplannen die de winstgevendheid opkrikken.

Kwaliteit

AI zorgt voor constante kwaliteit door handmatige taken te verminderen, automatiseert en verbetert tijdrovende taken, en beperkt het risico op fouten. Op SVA-niveau zorgt AI voor een betere analyse van feedback en helpt het klachten optimaal af te handelen. Van inkoopafdeling over leveranciersrelaties tot transport, AI verhoogt de kwaliteit van de volledige logistieke keten.

Kosten

AI helpt de verwerkingskosten met 30 tot 40 % terug te dringen. Zo kun je chatbots inzetten voor eenvoudige taken, zoals technische ondersteuning van niveau 1-2.

Veiligheid

AI helpt inkopers de beste leveranciers te selecteren. Het resultaat: minder risico op fraude en laattijdige betalingen. Bij het beheer van inkoopcontracten zorgt AI dan weer voor betere rechtsbescherming. Artificiële intelligentie helpt dus om aankopen veiliger te maken.

Concurrentievermogen

Artificiële intelligentie creëert waarde, bevordert innovatie en draagt bij tot een beter wereldwijd concurrentievermogen van het bedrijf in de ogen van klanten en prospects.

Net als andere belangrijke technologieën (RPA[1], Internet of Things, chatbots, blockchain …), laat artificiële intelligentie ons een glimp opvangen van een nieuwe toekomst voor inkoopafdelingen: een strategische koersverandering en missies met een hoge toegevoegde waarde die steunen op zuivere menselijke vaardigheden (interpersoonlijke vaardigheden, invloed, creativiteit …).

Download onze whitepaper ‘Lean procurement en waardecreatie’.

[1] n.v.d.r.: “[Robotoplossingen voor procesautomatisering] kunnen eender welke invoergegevens verwerken door, net als een macro, een reeks voorgeprogrammeerde acties uit te voeren en vooraf bepaalde vakregels te volgen.”