Alles wat te maken heeft met leveranciers in goede banen leiden, is een extreem complexe en dure taak voor de inkoopafdeling van een bedrijf. Daarom sluit de inkoopdirectie vaak raamovereenkomsten af met distributeurs voor een zo groot mogelijk serviceaanbod. Maar zo verschuift het probleem naar die distributeurs: zij moeten honderdduizenden gegevens beheren, wat het voor hen ook moeilijker maakt om vlot met hun vele leveranciers over de hele wereld om te gaan. Om zo’n assortiment te kunnen aanbieden, moeten er voortdurend aangepaste producten en services worden geïdentificeerd, gerefereerd en voorgesteld. Daarnaast is het nuttig om een register bij te houden met de items die klanten niet of slechts zeer zelden nodig hebben.
Distributeurs: hoe je leveranciers optimaal beheren?
Slim en efficiënt werken
Met andere woorden: het is cruciaal om op te volgen hoe het assortiment evolueert, zodat het aanbod steeds up-to-date en innovatief is. Bovendien is het minstens even belangrijk dat elk product en elke service op elk moment van topkwaliteit en verkrijgbaar is, en dat alle nodige documenten (certificaat, technische documentatie, garantie …) voorhanden zijn.
Het antwoord op die uitdagingen? Volgens Manutan is dat een inkooporganisatie met drie pijlers die samen garant staan voor een efficiënt leveranciersbeheer.
1. Leveranciers beter beheren met doeltreffende ‘sourcing’
Een kernelement van leveranciersbeheer zijn de maatregelen die een bedrijf treft om optimale prestaties en tijdige leveringen te verzekeren. Efficiënt beheer garandeert dat de onderneming en haar leveranciers een gezonde band hebben en dat ze samen hetzelfde doel nastreven: de klanten tevredenstellen. De oplossingen voor een optimaal beheer beginnen al bij de zoektocht naar mogelijke partners.
De herkomst en conformiteit van de producten zijn essentiële criteria. Voor merkproducten garanderen die criteria ook dat ze rechtstreeks door de fabrikant worden geleverd en dus geen namaak zijn. Dankzij de informatie die wordt verzameld voordat het leverancierscontract wordt ondertekend, weet het bedrijf zeker dat het klanten de beste producten kan aanbieden én dat alle producten aan de normen voldoen. Zo wordt het risico op ontevreden klanten tot een minimum beperkt.
Om de kwaliteit van de producten te garanderen, zijn kwaliteitscontroles onmisbaar. Onder die procedure vallen systematische controles van alle uitgaande leveringen en audits in de fabrieken. Zo blijft de kwaliteit van al je producten op hetzelfde hoge niveau, waar ze ook vandaan komen.
2. Een innoverend SRM[1] dat efficiëntie en risicopreventie combineert
De drie hoofddoelen voor een C-Class leverancier (of long tail spend leverancier) zijn:
lagere leveringskosten mogelijk maken;
de beschikbaarheid van de producten garanderen;
de levertermijnen naleven.
Analyse van gegevens uit klanttevredenheidsenquêtes
Uit een onderzoek van Sendcloud uit 2020 kwamen enkele interessante feiten naar boven: 65 % van de Europese consumenten laat hun winkelmandje voor wat het is wanneer ze de leveringskosten zien. Die vinden ze namelijk vaak te hoog. Ook de beschikbaarheid van producten en de naleving van de levertermijnen zijn kerncriteria voor een geslaagde koopervaring. Om die drie uitdagingen aan te kunnen, moet een groot deel van het aanbod in voorraad zijn en worden beheerd in het magazijn van de leverancier. De rest van de producten moeten rechtstreeks uit de fabriek worden geleverd: we spreken dan van directe fabrikantsleveringen.
De Europese enquête geeft ook meer informatie over hoe tevreden klanten zijn over het leveringsproces. 55 % van de Europese consumenten vindt bijvoorbeeld de milieu-impact van de levering belangrijk of zeer belangrijk. Ze kiezen dus het liefst voor een milieuvriendelijke leveringswijze wanneer ze iets kopen. Het partnerbeheer (de relatieafdeling) kan zich over die gegevens buigen om een ‘groen’ leveringsproces op poten te zetten dat tegelijkertijd voldoende efficiënt en performant is.
Een team dat de partnerrelaties onderhoudt en het plan voor continue verbetering aanstuurt
Om de kwaliteit van alle leveringen even hoog te houden, schakel je een speciaal team in dat alle partners opvolgt en het plan voor continue verbetering aanstuurt. Het beheer van de relaties met leveranciers speelt een belangrijke rol in de werking van een bedrijf. Zo organiseert Manutan een werkdag met meer dan 150 directe fabrikantsleveranciers en heeft het bedrijf een handleiding opgesteld met prestatie-indicatoren waarmee die leveranciers zelf de kwaliteit van hun leveringen kunnen opvolgen. Bovendien maakt de stroomlijning van leveranciers integraal deel uit van de werkwijze van Manutan.
SRM omvat ook een platform waar leveranciers alle nodige processen (bestelling, levering, retourzending enz.), documenten, gegevens en activiteitsrapporten vinden. Met zo’n platform verlopen alle processen waarbij je leveranciers betrokken zijn eenvoudiger, sneller en beter. In het kader van continue verbetering wordt het platform in goede banen geleid door een ‘supplier advisionary board’, een projectteam van leveranciers die hun standpunten en behoeften doorgeven.
Tot slot is het belangrijk een strategie uit te tekenen om de leveranciersrelaties te verbeteren. Zo wordt het heel wat eenvoudiger om je leveranciers te beheren. Manutan gebruikt hiervoor de ‘Net Promoter Score[2]‘. Door de gegevens en reacties te analyseren, kan het bedrijf specifieke verbeteringsplannen voor elke leverancier in elk land opstellen.
3. Leveranciersscores, een middel om prestaties te verbeteren
Bij het beheer van leveranciers hoort ook een evaluatiesysteem waarmee je alle leveranciers een score geeft, bijvoorbeeld op basis van deze drie criteria:
productkwaliteit;
levertermijnen en de naleving ervan;
innovatie.
Aan de hand van de eerste twee criteria (kwaliteit en levering) definieer je de verbeterpunten voor elke leverancier. En met het volledige evaluatiesysteem breng je elk jaar eenvoudig in kaart welke ‘premiumleveranciers’ je klanten op de allerbeste manier bedienen!
Bij Manutan houdt zo’n erkenning ook een aantal concrete voordelen in, zoals:
Manutan zet de producten van die leveranciers in de schijnwerpers bij gezamenlijke marketingacties en in de communicatie naar verkopers.
In een speciale zone zien die leveranciers alle Manutan-teams (producthoofden, marketing- en redactieteams enz.) en kunnen ze gemakkelijk contact met hen opnemen.
In tegenstelling tot distributeurs kunnen marktplaatsen[3] niet systematisch de herkomst of kwaliteit van de aangeboden producten garanderen. Tot slot houdt een optimaal beheer van je C-Class aanbod in dat je je leveranciersbeheer optimaliseert met investeringen op lange termijn, een efficiënte organisatie en grondige expertise. Zo biedt je niet alleen kwaliteitsproducten met een gegarandeerde herkomst aan, maar ook een topervaring bij elke aankoop en levering.
[1] SRM = Supplier Relationship Management (beheer van de relatie met leveranciers)
[2] Net Promoter Score = indicator waarmee je de klanttevredenheid en klantentrouw kunt meten
[3] Marktplaatsen
