Verantwoord inkopen: naar nieuwe relaties met je leveranciers?

Internationale normen die de relatie met leveranciers afbakenen

Hoewel de barometer waarvan sprake vooral betrekking heeft op Franse ondernemingen, illustreert hij ook een algemene trend die we op de internationale markt waarnemen. Verantwoord inkopen is overigens de kern van de internationale ISO 26000-normen over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van ondernemingen, en dan meer bepaald van de ISO 20400-norm, die in 2017 in het verlengde van de vorige norm in het leven werd geroepen.

De ISO 20400-norm certificeert niet alleen de uitvoering van een verantwoord inkoopbeleid, maar biedt ondernemingen en organisaties in zowel de openbare als de privésector – hoe klein of hoe groot ze ook zijn – de mogelijkheid om ook hun andere leveranciers dan die uit rang 1 bij een vergelijkbare benadering te betrekken. Wanneer organisaties bij hun inkoopbeslissingen rekening beginnen te houden met hoe duurzaam die zijn, ‘duwen’ ze hun volledige toeleveringsketen in de richting van meer verantwoorde praktijken. Ondernemingen die via een verantwoord inkoopbeleid beter willen presteren op mvo-vlak, kunnen dat niet doen zonder rekening te houden met alle betrokken partijen in hun toeleveringsketen.

Eigenlijk moedigen de normen ondernemingen dus aan om de relatie met hun leveranciers te verbeteren. Ze hebben heel duidelijk ten doel om partnerships tussen opdrachtgevers en leveranciers te stimuleren, waarbij sprake is van een win-winsituatie en waarbij voldoende aandacht gaat naar duurzame ontwikkeling, ethiek en milieu.

Op naar een nieuwe manier om risico’s met leveranciers in kaart te brengen

Inkopers moeten hun inkoopbeslissingen tegenwoordig niet langer uitsluitend baseren op de prijs en de leverbaarheid van een product, maar ook op de totale kosten over de volledige levenscyclus van zo’n product. Daarbij moeten ze dus ook rekening houden met de gebruiks- en de inkoopkosten en de kosten die ontstaan op het einde van de levensduur van het product. Op basis daarvan kunnen ze de totale eigendomskosten bepalen, die behalve de risico’s en de voordelen voor de ondernemingen, ook de impact op het milieu, de maatschappij en de sociale omstandigheden van de fabricage en het gebruik van het product in kwestie omvatten. In feite komt het erop aan om op basis van de mvo-criteria een nieuw overzicht op te stellen van de risico’s die met de leveranciers gepaard gaan.

De opvolging van de mvo-benadering van leveranciers kan door vier grote thema’s worden omkaderd:

• Het milieubeheer van het volledige ontwerp- en productieproces van de producten;

• De arbeidsomstandigheden – en dan meer bepaald de fundamentele mensenrechten respecteren, geen discriminatie tolereren, het verbod op kinderarbeid naleven en de veiligheidsvoorschriften volgen;

• De ethische dimensie van het bedrijf – en dan meer bepaald geen corruptie toestaan, de mededingingsregels naleven en de regels van verantwoorde marketing volgen;

• Een uitgebreidere beoordeling en opvolging van leveranciers uit rang 2 en rang 3 om te verzekeren dat de voorschriften voor verantwoorde inkoop voor iedereen gelden.

Van de plicht om het goede voorbeeld te geven …

In een recente studie over de relaties tussen klanten en leveranciers in het kader van mvo meldt PwC dat meer dan 70 % van de leveranciers regelmatig vragen over mvo krijgt van hun klanten, vooral bij aanbestedingen. De overgrote meerderheid van de leveranciers (61 %) is van mening dat dergelijke vragen van hun klanten hen ertoe aanzetten om hun aanbod te verbeteren en dat ze nieuwe kansen kunnen opleveren.

Die grote belangstelling van hun klanten moedigt leveranciers aan om systemen op te zetten waarmee ze de mvo-prestaties van hun eigen leveranciers kunnen controleren. Anderzijds dringen ze zelf aan op meer betrokkenheid en hulp van hun grote klanten, zodat hun eigen mvo-prestaties beter worden weerspiegeld in de verkoopprijzen van hun producten en diensten.

Bijna de helft (49 %) van de leveranciers verklaart dat ze de afgelopen jaren hebben gemerkt dat hun relaties met hun opdrachtgevers erop zijn vooruitgegaan. Toch betreuren ze dat de mvo-eisen van de grootste spelers niet altijd stroken met hun praktijken, met name wat de druk op de prijzen of de betalingstermijnen betreft. De wanverhouding tussen de contractuele bepalingen en de eenzijdige wijzigingen van contracten wordt dan ook aangemerkt als een gebied waarop het nog beter kan.

In het algemeen vragen de leveranciers om meer ondersteuning. Die kan meerdere vormen aannemen:

• Een gemeenschappelijk actieplan van opdrachtgevers en leveranciers opstellen;

• Opvolgingsvergaderingen rond dat actieplan organiseren;

• Opleidingsworkshops over mvo organiseren;

• Contacten en netwerken om de specifieke mvo-inspanningen met elkaar te delen;

• Maatregelen in de vorm van incentives en compensatie;

• Financiële begeleiding.

Leveranciers roepen ook op tot meer transparantie bij hun opdrachtgevers. Ze willen bijvoorbeeld al bij de aanbesteding te horen krijgen in hoeverre mvo-criteria doorwegen of van klanten meer feedback krijgen over de mvo-maatregelen die ze bij zo’n aanbesteding voorstellen. In het algemeen verwachten leveranciers van hun klanten dat ook zij het goede voorbeeld geven.

… tot de zorgplicht

De studie van PwC spitst zich vooral toe op de Franse markt, maar illustreert ongetwijfeld belangrijke algemene trends die de Franse landsgrenzen ver overschrijden. Het is overigens in Frankrijk dat in februari 2017 een zorgplicht in de wet is opgenomen voor alle Franse bedrijven met meer dan vijfduizend werknemers. Diezelfde verplichting geldt ook voor alle ondernemingen met meer dan tienduizend werknemers in Frankrijk, maar waarvan het hoofdkantoor in het buitenland is gevestigd. De zorgplicht werd in het leven geroepen om niet alleen de milieurisico’s, maar ook de risico’s die samenhangen met mensenrechten of corruptie te beperken. Risico’s die een invloed kunnen hebben op het geheel van de ondernemingen en op die van hun dochterbedrijven in Frankrijk of in het buitenland.

De leden van het Europees Parlement overwegen overigens om het Franse voorbeeld te volgen en de zorgplicht tot alle Europese ondernemingen uit te breiden. Ze willen daarbij een beroep doen op de verantwoordelijkheid van bedrijven die samenwerken met leveranciers die het minder nauw nemen met de mensenrechten, de sociale bescherming en de milieuregels.