Wat betekent ’transparantie’ voor de inkoopafdeling?

Wat betekent ’transparantie’ voor de inkoopafdeling?

Het beginsel ’transparantie’ heeft betrekking op de toegang tot informatie over het bedrijf. Die informatie moet duidelijk, precies, nauwkeurig en voor iedereen begrijpelijk zijn. Gegevens worden intern meegedeeld, bijvoorbeeld door de werknemers op de hoogte te brengen van de globale strategie van de onderneming. Dat gebeurt ook buiten het bedrijf, onder meer door de samenstelling van de producten zichtbaar te maken.

Hoewel transparantie op vele afdelingen van toepassing is, wordt dit aspect steeds belangrijker op de inkoopafdeling.

De basismaterialen selecteren voor de productieafdeling van het bedrijf: dat is de taak van de inkoopafdeling. Ze zorgt voor het best mogelijke product, en houdt daarbij het budget en de leveringstermijnen in de gaten.

Binnen die context neemt transparante informatie verschillende vormen aan op de inkoopafdeling:

• uitdagingen van het bedrijf aankondigen;

• keuze van leveranciers meedelen;

• bedrijfsbeleid ter beschikking stellen;

• mogelijke vertragingen bij de levering melden;

• …

Waarom is transparante informatie belangrijk op de inkoopafdeling?

Een beleid van transparante communicatie biedt een bedrijf vele voordelen.

Het juridische aspect

De Europese Richtlijn 2014/95/UE verplicht bedrijven hun bedrijfsmodel, resultaten, beleid, voornaamste risico’s en prestatie-indicatoren openbaar te maken. Aan de hand van die richtlijn proberen de autoriteiten een beter beeld te krijgen van de situatie van een bedrijf (sociale en milieukwesties, respect voor de mensenrechten, bestrijding van corruptie …).

Hoewel die regels momenteel alleen van toepassing zijn op grote bedrijven en groepen, hebben ook kleine en middelgrote ondernemingen er veel bij te winnen. Het beginsel ’transparantie’ gaat namelijk veel verder dan het louter juridische aspect.

Vertrouwen van de klant

Kleine en grote bedrijven hebben het al begrepen: om de concurrentie het hoofd te bieden, moet je opvallen. Klanten kopen niet langer een product alleen om in een behoefte te voorzien. Ze doen onderzoek en kiezen voor bepaalde waarden. De meesten van hen zijn ook bereid iets meer te betalen voor een verantwoord artikel.

Bedrijven moeten daarom transparant communiceren, zodat de consument weet wat hij of zij koopt. Dat geldt voor de hele toeleverings- en productieketen. Het verklaart ook waarom steeds meer bedrijven transparanter communiceren over hoe ze werken. Door heel open te zijn, geven ze wantrouwen en verkeerde interpretaties geen kans. De klant beschikt dan over voldoende informatie en kan een keuze maken die bij zijn of haar waarden past.

De inkoopafdeling heeft er dus alle belang bij op een transparante manier informatie te verstrekken.

De mvo-strategie

De bedrijfswereld evolueert steeds meer in de richting van duurzame ontwikkeling. Drie thema’s (samenleving, milieu en economie) hebben nu een strategische functie in de communicatie. Naast het bovenvermelde juridische aspect is een ethische, ecologisch verantwoorde en op mensenrechten gebaseerde aanpak aantonen onmisbaar voor bedrijven die op groei mikken.

Inkoopmanagers kunnen rekening houden met de mvo-dimensie, zowel bij de inkoop van uitrusting voor medewerkers als bij de inkoop van basismaterialen voor de productieafdeling.

Rendement van investeringen

Het beginsel ’transparantie van informatie’ heeft heel wat voordelen die elkaar versterken. Hoe eerlijker een bedrijf communiceert, hoe meer vertrouwen de consument in die onderneming krijgt. Daardoor zal hij of zij vaker kiezen voor dat bedrijf en het sneller aanbevelen bij anderen. Iedereen wint erbij: de klanten zijn tevreden en het bedrijf profiteert van een hoge ROI.

Transparantie is dus een erg belangrijke factor in het succes van een bedrijf.

Wat betekent ’transparantie’ voor de toeleveringsketen?

In de hele toeleveringsketen wordt transparante informatie verstrekt.

Vanuit het perspectief van de leverancier

Upstream gebeurt er het volgende:

• doelstellingen, mvo-criteria en waarden van het bedrijf bepalen;

• daarover communiceren;

• netwerk van verantwoordelijke leveranciers opbouwen;

• interne en externe R&D-strategie uitvoeren.

Concrete acties tussen de onderneming en de leveranciers geven gestalte aan wat vooraf is bepaald.

Vanuit het perspectief van de klant

Downstream is vooral duidelijke, toegankelijke en authentieke communicatie van groot belang. Die moet stroken met de algemene strategie van het bedrijf en een toegevoegde waarde betekenen voor de ontvanger.

Selectiecriteria en adviezen horen ook bij transparant communiceren:

• Waarom kies je voor deze leverancier (nabijheid, type levering …)?

• Waarom verkies je dit basismateriaal boven een ander?

• Welk advies geef je mee aan potentiële klanten om de juiste keuze te maken?

• …

Vanuit het perspectief van lean management

Wat doe je tegen verspilling en hoe verbeter je de processen? Dat zijn twee zeer interessante thema’s om over te communiceren in het kader van lean management.

Het welzijn van de mens (onder meer de veiligheid in de fabrieken, de werkomstandigheden en de arbeidstijden) is een kwestie die je gerust in de kijker mag zetten.

Hoe optimaliseer je de trajecten? Hoe ga je overbevoorrading en overproductie tegen? Allemaal gegevens die je in verband met de milieuproblematiek maar beter openbaar maakt.

Ten slotte kun je belanghebbenden informeren over je beleid rond verantwoorde inkopen en op die manier duidelijk maken dat je kwaliteitsvolle producten wilt leveren.

Transparante communicatie die het imago van het bedrijf weerspiegelt

Het imago van een bedrijf is gebaseerd op de ervaring en perceptie van de consument. Door transparant te communiceren, breng je die algemene indruk dichter naar de werkelijkheid.

De inkoopafdeling maakt onlosmakelijk deel uit van de waardeketen van het bedrijf, met tevreden klanten als doel. Klanten willen steeds vaker weten waar producten vandaan komen. Ze moeten daarom op de hoogte zijn van de genomen beslissingen en ze gemakkelijk kunnen terugvinden. De inkoopstrategie moet dan ook in de hele toeleveringsketen zichtbaar zijn en afgestemd zijn op de strategie van het bedrijf.

Transparantie is de sleutel. Communiceer eenvoudig, authentiek en eerlijk. Zo vermijd je verkeerde interpretaties.