Hoe beheer en analyseer je efficiënt de leveranciersrisico’s bij je aankopen?

Om de leveranciersrisico’s goed onder controle te houden, moet je niet alleen hoogwaardige leveranciers kiezen en erover waken dat ze hun contract naar behoren uitvoeren, maar ook – en vooral – goed anticiperen. Door vooraf de risico’s te identificeren die je toelevering kunnen beïnvloeden, voorkom je eventuele voorraadonderbrekingen en begrijp je beter welke problemen de werking van je logistieke keten in de war kunnen sturen. Het is dus van levensbelang dat de inkoopafdeling de leveranciersrisico’s nauwkeurig en volledig in kaart brengt, op welke rang in de supply chain ze zich ook bevinden.

Een geïntegreerde en gesegmenteerde leveranciersdatabase opzetten

In eerste instantie gaat leveranciersrisicobeheer ervan uit dat alle informatie die verband houdt met de toelevering, in real time opgenomen wordt in de operationele systemen van het bedrijf.

Deze strategische database moet vervolgens in verschillende risicocategorieën worden gesegmenteerd die relevant zijn voor je leveranciers. Daarmee staat of valt de efficiëntie van zo’n systeem. Denk aan de financiële, contractuele, beroeps-, technische en mvo-risico’s (maatschappelijk verantwoord ondernemen) die het imago, de activiteiten en de prestaties van je bedrijf kunnen schaden. Daarbij komen de eventuele geopolitieke, meteorologische of klimaatproblemen, afhankelijk van het land waar je leveranciers gevestigd zijn. Hoe nauwkeuriger je de leveranciersrisico’s classificeert, hoe makkelijker de inkoopdirectie op zulke risico’s kan anticiperen. Je voorspellende analysecapaciteit en het operationele bestuur van je toeleveringen gaan er aanzienlijk op vooruit, waardoor je al heel vroeg alternatieve strategieën kunt uitwerken om op elke onvoorziene omstandigheid voorbereid te zijn.

Om echt efficiënt te zijn, moet zo’n database natuurlijk regelmatig worden geüpdatet. Per definitie zijn leveranciersrisico’s geen ongrijpbaar gegeven. Ze variëren naargelang de omstandigheden en moeten dus continu worden bijgewerkt binnen het bedrijf.

Communicatie en transparantie met je leveranciers

Om even betrouwbaar als compleet te zijn, hangt de ‘kaart’ van leveranciersrisico’s ook af van de kwaliteit van de relaties die je met je leveranciers onderhoudt. Hoe meer vertrouwen en transparantie, hoe beter je de toekomst kunt inschatten. Vanuit dat oogpunt blijven doortastende gesprekken en een goede menselijke band essentieel. Zoals Grégoire Koudrine, Supply Chain Director van de Manutan Group, benadrukt, schuilt het geheim in je vaardigheid om “je verschillende gesprekspartners te laten praten en samen hypotheses op te stellen over de omzet, de verkoop en dus de toelevering, om eventuele risico’s beter te kunnen beheren”.

Je bedrijf veerkrachtiger maken

De coronacrisis heeft aangetoond dat het vandaag de dag onontbeerlijk is om logistieke ketens voor je onderneming op te zetten die niet alleen veerkrachtig, maar ook duurzaam zijn. In een onderzoek over dit onderwerp identificeert het bureau Capgemini vier belangrijke criteria die de veerkracht van een supply chain bepalen:

1. Visibiliteit over de hele toeleveringsketen.

2. Wendbaarheid en reactiesnelheid bij veranderingen (productietoename of -afname, herstructurering van de logistieke netwerken, …).

3. Diversificatie van leveranciers en transporteurs.

4. De planning van noodmaatregelen om beter voorbereid te zijn op crisissituaties en er gepast op te reageren.

Om je supply chain zo veerkrachtig mogelijk te maken, moet de inkoopdirectie vooral voorkomen dat het bedrijf te afhankelijk wordt van de leveranciers. Met meerdere vertrouwde partners samenwerken en de logistieke ketens naar een lokalere markt verleggen, zijn twee cruciale stappen om te overwegen.

Een ander adviesbureau, McKinsey & Company, heeft een grootschalige enquête uitgevoerd bij logistiek directeurs. Daaruit bleek niet alleen dat heel wat van de respondenten hun aantal leveranciers wilden uitbreiden om hun toelevering zeker te stellen, maar ook dat velen wilden overstappen naar nearshoring: een activiteit herlokaliseren naar het land van oorsprong of een land dicht bij dat van het bedrijf. Op die manier willen ze de productiviteit verhogen en zich wapenen tegen de onaangename verrassingen die de kop kunnen opsteken bij offshore-activiteiten en door een te grote afstand tussen het bedrijf en de leveranciers.

Een duurzaam inkoopbeleid promoten

Als je je leveranciersrisico’s doeltreffend onder controle wilt houden, moet ook mvo onlosmakelijk deel uitmaken van het inkoopbeleid van jouw bedrijf. We durven zelfs zeggen dat het beheer van leveranciersrisico’s een van de belangrijkste redenen is waarom bedrijven een duurzaam inkoopbeleid implementeren. Want er bestaat geen enkele noemenswaardige duurzame inkoopstrategie zonder bruikbare tools om leveranciersrisico’s te evalueren en te voorkomen. Op het programma: mvo-actieplannen voor leveranciers, modaliteiten voor geschillenbeheer, betaaltermijnen, enzovoort. In totaal zijn er veertien indicatoren waarmee je de duurzaamheid van je inkoopbeleid kunt evalueren, en dus ook de kwaliteit van de relaties die je onderhoudt met de partners die instaan voor je toelevering.

Ook hier is waakzaamheid hét kernwoord, want elk foutje op dit vlak kan onmiddellijk escaleren tot een risico voor je bedrijfsimago en prestaties, met alle financiële gevolgen van dien. Als een leverancier bijvoorbeeld wordt betrapt op wanbeheer, onbetrouwbare producten of een ontoereikend eigen milieubeleid, kan dat schandaal makkelijk de reputatie van de opdrachtgever besmeuren. Systematische audits van het mvo-beleid van je leveranciers zijn het beste middel om je risicobeheer te verbeteren.

Als verantwoordelijke voor externe bedrijfsmiddelen moet de inkoopdirectie goed voorbereid zijn op leveranciersrisico’s die de bedrijfsactiviteiten in het gedrang kunnen brengen. In dat kader moet de afdeling voortdurend alle risico’s in kaart brengen, kwaliteitsvolle relaties onderhouden en een duurzaam inkoopbeleid implementeren. Dat zijn de belangrijkste manieren om de veerkracht en prestaties van een bedrijf gegarandeerd op peil te houden.

Download onze whitepaper ‘Lean procurement en waardecreatie’