Hoe optimaliseer je je magazijn om het hoofd te bieden aan de uitdagingen van vandaag en morgen?

Hoe kan digitalisering het logistieke magazijn van de toekomst optimaliseren?

Het logistieke magazijn van de toekomst moet aangepast zijn aan steeds grotere bestelvolumes, kortere levertijden en de hoge eisen van de consument. Bovendien hebben tevreden klanten en de goede online reputatie die daaruit voortvloeit een enorme impact op het succes van een bedrijf en zijn producten. Door nieuwe technologieën te implementeren in de logistieke processen in je magazijn, kun je als bedrijf aan die eisen voldoen en blijven groeien.

Wat houdt een magazijn 4.0 precies in?

Een magazijn 4.0 is intelligent en geautomatiseerd, en maakt gebruik van gegevens die verzameld worden door een netwerk van verbonden apparaten om alle goederenstromen te optimaliseren. Daar komen verschillende elementen bij kijken:

• Het Internet of Things (IoT), een netwerk van intelligente apparaten die verbonden zijn met applicaties;

• Dataverzameling en -analyse met behulp van zelflerende AI-systemen, ook bekend als machine learning;

• Gegevensverwerking en classificatie met behulp van software voor magazijnbeheer van het type WMS[1], om de goederenstromen op te volgen (verzending, ontvangst, bewaring …);

• Real-time gegevens via API’s om de goederenstromen en het voorraadbeheer te optimaliseren;

• Automatisering van taken, zoals inventarisering of orderpicking, om het risico op fouten te verminderen.

Hoe zorgt de nieuwste generatie magazijnen voor betere arbeidsomstandigheden?

Hoewel bedrijven met moderne magazijnen vooral hun prestaties willen optimaliseren, creëert de manier waarop ze georganiseerd zijn ook een betere werkomgeving, wat bijdraagt aan ‘well-working‘ van de medewerkers, een deel van het mvo-beleid. Dankzij de robotisering worden potentieel gevaarlijke handelingen bijvoorbeeld steeds vaker uitgevoerd door machines.

Denk maar aan het dragen van zware lasten of het uitvoeren van repetitieve taken, die kunnen leiden tot spier- en skeletaandoeningen. Heftafels en vorkheftrucks zijn bijvoorbeeld makkelijk te implementeren oplossingen die een positieve invloed hebben op de gezondheid van je teams.

Daarnaast maakt de nieuwe generatie logistieke magazijnen gebruik van gespecialiseerde algoritmes om de organisatie van het werk en de kwaliteitscontrole te optimaliseren en tegelijkertijd nodeloze menselijke taken, zoals het verplaatsen van producten, tot een minimum te beperken.

Hoe optimaliseer je je magazijn door continue verbetering?

Met verbetermodellen zoals lean management kunnen bedrijven de logistieke processen in hun magazijnen efficiënter maken. Door middel van enkele simpele ingrepen kun je namelijk de kosten van de opslag, voorbereiding en verzending van producten verlagen, en tegelijkertijd de arbeidsomstandigheden verbeteren.

Fabrice Gicquère, 6 Sigma[2]-expert en Customer Relations Director bij Manutan, deelt zijn tips om je magazijn te optimaliseren en het hoofd te bieden aan de logistieke uitdagingen van vandaag en morgen.

1. Betrek managers bij het optimalisatieproces

De magazijnbeheerder of logistiek manager speelt een essentiële rol bij de implementatie van continue verbeteringen. Daarbij moet hij of zij actief luisteren naar de problemen op de werkvloer en een bottom-up aanpak hanteren. Een medewerker die zich gehoord voelt, zal immers meer betrokken zijn – en dat heeft op langere termijn een positieve impact op de efficiëntie van het magazijn.

Bijgevolg kan het interessant zijn om managers opleidingen te laten volgen over modellen als Kanban[3], 5S[4], 6 Sigma en Agile, die elk hun eigen troeven hebben. Zo leren ze de gedragingen en obstakels herkennen die de effectiviteit en prestaties van het team belemmeren.

2. Maak gebruik van KPI’s

Voor het optimalisatieproces van start kan gaan, moet je KPI’s[6] bepalen op het gebied van voorraadbeheer en specifieke doelen stellen die gelinkt zijn aan de activiteiten en processen in de logistieke organisatie. Denk maar aan een tijdsgebonden doelstelling, zoals “90% van de ontvangsten moeten binnen de dag afgewerkt zijn”, of een kwaliteitsdoel, zoals “95% van de artikelen die vandaag aangekomen zijn, moet aan het einde van de dag beschikbaar zijn in de voorraad”.

3. Houd rekening met de behoeften van je teams

Door actief te luisteren, zorg je ervoor dat iedereen zich betrokken voelt bij het zoeken naar oplossingen. Bovendien kom je zo ook te weten wat er speelt bij je medewerkers en waar ze nood aan hebben. De indeling van het magazijn en de uitrusting ervan kunnen immers een grote invloed hebben op hun welzijn.

Zo zijn automatische verwarmers bijvoorbeeld een simpele oplossing om onaangename temperatuurschommelingen te voorkomen. Ook door specifieke soorten rekken te installeren in de verschillende zones van het magazijn, en zo bepaalde producten toegankelijker te maken, kan je de arbeidsomstandigheden verbeteren. Daarnaast moeten gevaarlijke goederen steeds opgeslagen worden in aangepaste rekken om ongelukken te voorkomen. Tot slot kan een ergonomische werkplek vermoeidheid tegengaan en het risico op beroepsziekten, zoals spier- en skeletaandoeningen, beperken.

4. Zorg voor een goede interne communicatie

Aarzel niet om bepaalde thema’s of problemen aan te kaarten op een visuele manier (met borden, posters …). Laat je bijvoorbeeld inspireren door de Japanse Kanban-methode, die ook in een digitale vorm bestaat. Noteer alle feedback op post-its en plak die vervolgens op een bord. Nadien bepaal je in welke zone van het magazijn het probleem zich voordoet en welke acties er ondernomen moeten worden om het op te lossen. Door de post-its over het bord te verplaatsen, kan je de evolutie en oplossing van het probleem visueel weergeven. Zo bewaren medewerkers beter het overzicht en voelen ze zich gemotiveerder bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken.

Om de logistieke processen binnen je bedrijf te optimaliseren, komt het er dus op neer om geleidelijk aan, maar voortdurend verbeteringen door te voeren. Betrokken managers, KPI’s, duidelijke communicatie en actief luisteren hebben daarbij een positieve impact op de bedrijfscultuur. Door de technologische evolutie te omarmen en managers op nieuwe methodes te wijzen, zullen de prestaties van je logistieke magazijn aanzienlijk verbeteren.

Lees onze volledige analyse van de veranderingen in de logistieke sector in onze whitepaper ‘De transformatie van het magazijn en magazijnberoepen’.

Bronverwijzing

[1] Warehouse Management System

[2] Een managementstrategie die ontwikkeld werd door Motorola om de kwaliteit en effectiviteit van processen te verbeteren, die bestaat uit vijf belangrijke stappen (definieer, meet, analyseer, verbeter, beheers) en waarbij kwantitatieve indicatoren gecombineerd worden met feedback van de klant.

[3] Japans managementsysteem volgens de “just-in-time” methode, gebaseerd op een reeks visuele signalen (label of “kanban”, in het Japans). Het ontbreken van een label betekent dat het ontbrekende product in productie is (of besteld is) en brengt de productieketen op gang.

[4] Japanse managementtechniek ontwikkeld door Toyota, gericht op het continu verbeteren van de activiteiten van een bedrijf, die samengevat wordt in 5 kernwoorden: Seiri (scheiden), Seiton (schikken), Seiso (schoonmaken), Seiketsu (standaardiseren) en Shitsuke (standhouden).

[5] Een reeks projectmanagementmethoden gebaseerd op een iteratieve, incrementele en adaptieve ontwikkelingscyclus. Agile-methoden zijn pragmatischer dan traditionele methoden. Daarnaast wordt de klant zoveel mogelijk bij het proces betrokken, zodat er snel ingespeeld kan worden op verzoeken.

[6] Key Performance Indicator, wordt gewoonlijk bepaald vóór de lancering van een actie om de doeltreffendheid en het rendement ervan te beoordelen.