Leverancierssegmentatie: hoe kan een SRM-programma de relaties met je leveranciers efficiënter beheren?

Leverancierssegmentatie om het proces op te starten

Elk SRM-programma (Supplier Relationship Management¹) begint met een leverancierssegmentatie. Dit houdt in dat je je leveranciersportefeuille indeelt in categorieën (of segmenten) op basis van de financiële inzet en hoe cruciaal elke leverancier is voor je bedrijf. Daarna wordt voor elke categorie een strategie uitgestippeld.

Een methode voor leveranciersclassificatie die heel vaak gebruikt wordt in de inkoopwereld is de Kraljic-matrix. Je kan de leveranciers van je bedrijf indelen in verschillende segmenten: strategisch, preferent, in ontwikkeling, voorwaardelijk, op proef, lokaal, latent, potentieel, enz. Zo stel je dan je leverancierspanel samen.

Wat is een leverancierspanel?

Dit verwijst naar alle leveranciers die je organisatie heeft geselecteerd, opgenomen en gegroepeerd per aankoopfamilie of -categorie. Volgens de wet van Pareto zijn A-Class, B-Class en C-Class aankopen goed voor respectievelijk 5, 10 en 15% van het leverancierspanel van een bedrijf.

Waarom zou je je inkopen op die manier in kaart brengen? Omdat dat je helpt bij de tweede stap: een SRM-programma uitwerken. Voor elke leverancierscategorie wordt vervolgens een specifieke strategie uitgewerkt, met eigen doelstellingen en processen.

Het SRM-programma in drie stappen

Na de fase van de leverancierssegmentatie gaat de inkoopafdeling aan de slag om een SRM-programma uit te werken. Zo'n programma is erop gericht de relaties met de leveranciers op lange termijn te beheren en te ontwikkelen vanuit een win-winperspectief. Elke partij wil haar commerciële doelstellingen bereiken, in lijn met haar algemene strategie. Om dit te bereiken is elk SRM-programma gebaseerd op drie essentiële elementen.

1. Een bestuurskader

Om het kader voor de leveranciersrelaties te structureren, is het raadzaam om iemand aan te stellen die verantwoordelijk is voor het dagelijks beheer van de relatie met elke leverancier, evenals met de verschillende betrokken partijen in het bedrijf (interne gebruikers, management, enz.).

2. Kritieke prestatie-indicatoren

In tweede instantie is het belangrijk om parameters vast te leggen om het succes van elke leveranciersrelatie te meten. De kritieke prestatie-indicatoren verschillen naargelang de categorie van leveranciers. Het kan gaan om levertermijnen, kostenbesparingen, nalevingspercentages, enz.

3. Een duidelijk omlijnde strategie

Tot slot moet je een inkoopstrategie bepalen die is afgestemd op elke categorie van leveranciers. Met andere woorden, zo kan je de toegevoegde waarde van je strategische leveranciers maximaliseren, de risico's van kritieke leveranciers minimaliseren en de kosten van louter transactionele leveranciers beperken.

Dit zijn enkele specifieke voorbeelden:

• Met hun strategische leveranciers zullen inkopers loyaliteit willen opbouwen, bijvoorbeeld door sneller te innoveren of door de beschikbaarheid van producten en diensten te verbeteren.

• Bij voorwaardelijke leveranciers zal de nadruk vooral liggen op het veiligstellen van voorraden.

• Bij lokale en/of latente leveranciers is het meer een kwestie van hen te vervangen door bevoorrechte distributeurs.

Het SRM-programma, een cruciale stimulans voor optimalisatie

Een leverancierssegmentatie, gevolgd door de invoering van een SRM-programma, heeft twee belangrijke voordelen die in feite van elkaar afhangen.

Op naar betere prestaties

Deze gedeelde strategie, in combinatie met de betrokkenheid van beide partijen, is een krachtige stimulans voor de prestaties van de leveranciers en de inkoopafdeling. De inkoopafdeling kan de efficiëntie van haar processen verbeteren, voorraden en levertijden verlagen, de interne klanttevredenheid verbeteren, het reactievermogen vergroten, de kwaliteit van eindproducten verbeteren, de toegang tot innovaties en nieuwe producten en markten vergemakkelijken, enz.

Minder risico's

Tegelijkertijd kan je met een dergelijke aanpak ook de risico's beperken die inherent zijn aan leveranciers, bijvoorbeeld op het gebied van productkwaliteit, of als het gaat om de beschikbaarheid van materialen, prijsschommelingen, de continuïteit van de supplychain of de reputatie van je bedrijf.

Een SRM-programma gaat meestal gepaard met SRM-software. Deze software zorgt voor een snellere doorstroming van alle inkoopprocessen (sourcing, advies, contractering, monitoring en evaluatie van diensten) door de inzameling en analyse van de gegevens te automatiseren. Een dergelijke tool bevordert ook een transparantere, realtime-communicatie met de zakenpartners en dat leidt dan weer tot een betere coördinatie van de activiteiten.

Het belang van gegevens bij deze methode

In het kader van een SRM-programma zijn het beheer en de analyse van leveranciersgegevens essentieel. Om alle voordelen optimaal te benutten, moet je eerst een hele reeks oorspronkelijke gegevens (administratieve, juridische, financiële en contractuele informatie, maar ook informatie over producten, prestaties, kwaliteit ...) kunnen centraliseren en betrouwbaar maken. En daar dient SRM-software nu net voor. Dit is een oplossing om de inzameling van informatie uit verschillende bronnen (bestelsysteem, interne klanten, leveranciers, openbare databases, evaluatieplatforms, enz.) te versnellen en te verrijken.

Naast het samenvoegen van gegevens kan deze software ook worden gebruikt om geautomatiseerde dashboards en analyseverslagen te maken. De inkoopafdeling kan deze gegevens voor verschillende doeleinden gebruiken:

• interne en externe communicatie;

• risicoanalyses;

• voorbereiding op onderhandelingen;

• invoering van verbeterplannen;

• enz.

Op deze manier worden gegevens een krachtig hulpmiddel waarmee je bedrijf de leverancierssegmentatie kan optimaliseren en je SRM-programma van data kan voorzien.

Zoals je ziet stelt leverancierssegmentatie, in combinatie met een SRM-programma, je in staat om de relaties met je zakenpartners weloverwogen te bekijken en op te bouwen, zodat er een proces ontstaat waar beide partijen baat bij hebben. Met een dergelijke methode kan je organisatie de relaties met je leveranciers, en je inkoopstrategie, beter sturen en zelfs optimaliseren. Als bedrijf weet je intussen hoe belangrijk het is om tot de voorkeursklanten van je leveranciers te behoren, en is het dus zeker een slimme zet om de relaties met hen te verbeteren.

¹ Het beheer van de leveranciersrelaties