Leverancierscontract: wat is een raamovereenkomst en wat zijn de uitdagingen?

Wat is een raamovereenkomst?

De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) hanteert de volgende definitie: " Een raamovereenkomst is een overeenkomst met een of meer ondernemers voor de levering van goederen, diensten en, in bepaalde gevallen, werkzaamheden, die ten doel heeft de voorwaarden vast te stellen voor de opdrachten die gedurende een bepaalde periode door een of meer aanbestedende diensten zullen worden geplaatst, met name wat betreft de maximumprijs, de technische minimumspecificaties en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheden."

Omdat de raamovereenkomst betrekking heeft op de toekomstige levering van goederen en diensten, verschilt deze van een traditioneel contract, dat betrekking heeft op de daadwerkelijke bestelling van goederen en diensten. In die zin bepaalt de raamovereenkomst de kenmerken van de contractuele relatie tussen de partijen. Dit geldt voor prijzen, aanvullende diensten, hoeveelheden en levertijden, die vaak in algemene termen worden beschreven.

Bedrijven sluiten vaak dit soort raamcontracten met leveranciers af voor hun terugkerende aankopen van producten of diensten (IT-apparatuur, kantoormeubilair en -benodigdheden, softwarelicenties, enz.) En terecht, want het biedt meerdere voordelen:

Door de inkoop te rationaliseren en volumekortingen te bedingen, kunnen bedrijven schaalvoordeel behalen.

Door aanbestedingsprocedures te bundelen, kunnen inkoopafdelingen de administratieve last voor alle vestigingen verlichten en zo kostbare tijd besparen.

Het afsluiten van een contract met leveranciers bevestigt de commerciële relatie met het oog op wederzijdse ontwikkeling.

De drie belangrijkste fasen van de raamovereenkomst

Er zijn drie belangrijke stappen in het opzetten van dit type B2B-contract.

Voorbereiding

Het bedrijf begint met het analyseren van de vraag. Er wordt gekeken naar de behoeften, de reikwijdte en de categorieën goederen of diensten die onder het contract zullen vallen. Daarna wordt er marktonderzoek uitgevoerd. Zo kan het bedrijf specificaties aanpassen, maar ook de markt beter begrijpen.

Vervolgens kan het zijn raamovereenkomst ontwerpen, rekening houdend met de technische en functionele vereisten, de contractuele voorwaarden, de kwalificatie- en gunningscriteria, enz.

Uitnodiging tot inschrijving en gunning van het contract

De volgende stap in het succesvolle aanbestedingsproces is het betrekken van leveranciers. Dit kan gebeuren door middel van individuele of groepsdiscussies, met als doel op een transparante en eerlijke manier opmerkingen en standpunten van leveranciers te verzamelen.

Om de concurrentie te stimuleren, is het ook belangrijk om te zorgen dat er vooraf een informatieve aankondiging wordt gepubliceerd, om geschikte specificaties te definiëren, om partijen aan te maken en vooral om zich aan te passen aan de realiteit van de markt.

Opstarten en beheren van het leverancierscontract

Zodra de raamovereenkomst door beide partijen is ondertekend, moet deze worden geïmplementeerd. Dit omvat het officieel lanceren van het contract en vervolgens het ondersteunen van alle betrokken partijen, d.w.z. interne klanten, maar ook de leverancier(s), bij de juiste uitvoering ervan. Ook moet er informatie gedeeld worden, moet de interne klanttevredenheid gemeten worden en moeten de prestaties van leveranciers geëvalueerd worden, enz.

Implementatie, de belangrijkste uitdaging van het leverancierscontract

Deze laatste fase in de uitvoering van de raamovereenkomst is een conditio sine qua non voor het slagen ervan. Zonder deze gezamenlijke inspanning is het mogelijk dat de raamovereenkomst geen steun krijgt van interne klanten en daarom niet wordt gebruikt.

Als gebruikers niet goed geïnformeerd zijn over deze nieuwe procedure, als ze de voordelen van een dergelijk leverancierscontract niet begrijpen of als ze deze nieuwe processen niet als effectief beschouwen, is de kans groot dat ze de aanpak zullen aanvechten en omzeilen.

In dit scenario profiteert het bedrijf niet alleen niet van de voordelen die zijn onderhandeld met zijn leverancier, maar ziet het ook het aantal ongecontroleerde aankopen aanzienlijk toenemen.

Ongecontroleerde aankopen, een echt probleem

Ongecontroleerde aankopen zijn alle aankopen die niet voldoen aan de processen die zijn vastgelegd in het inkoopbeleid. Dit zijn vaak goederen die met spoed worden besteld om een alledaags probleem op te lossen. Inkoopafdelingen hebben geen controle over deze aankopen, omdat ze vaak op diverse plekken van de onderneming worden gedaan. Omdat ze aanzienlijke verborgen kosten bevatten, drijven ze onvermijdelijk de totale eigendomskosten (Total Cost of Ownership) op. Daarom ziet ruim driekwart van de bedrijven het terugdringen van dit soort aankopen als prioriteit, volgens een onderzoek dat mede is uitgevoerd door Basware en The Hackett Group.

Het is dus cruciaal om de aandacht op de lange termijn op de raamovereenkomst te vestigen. Denk bijvoorbeeld aan een actieplan of een implementatieplan. Hoe het er ook uitziet, bij dit project gaat het echt om verandermanagement.

Na het consolideren van de database moet de inkoopafdeling de interne klanten optimaal ondersteunen bij het implementeren van dit contract. Ze zullen zich dan richten op het opstellen van een actieplan op maat, het genereren van draagvlak en het verankeren van verandering op de lange termijn. Hiertoe moet elke schakel in de keten een sleutelrol spelen. Terwijl de inkoopafdeling de strategie opstelt, geven de ambassadeurs de informatie in het veld door en zorgt de leverancier voor het operationele management.

De aankoopafdeling heeft er alle belang bij ervoor te zorgen dat haar interne klanten maximaal profiteren van de contractuele voorwaarden die in de contracten zijn overeengekomen. Zo kan de afdeling zich aanpassen aan de algemene strategie van het bedrijf, de relaties met leveranciers versterken en waarde creëren.

Een raamovereenkomst is een overeenkomst met een of meer ondernemers voor de levering van goederen, diensten en, in sommige gevallen, werkzaamheden, die ten doel heeft de voorwaarden vast te stellen voor opdrachten die gedurende een bepaalde periode door een of meer aanbestedende diensten zullen worden geplaatst, met name wat betreft de maximumprijs, de technische minimumspecificaties en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheden.