Definitie, tools en voordelen van lean management

De definitie van lean management

Lean management, geïnspireerd op het productiesysteem van Toyota, is een methode om het werk te beheren en te organiseren om zo de prestaties van een onderneming te verbeteren en dan vooral de kwaliteit en de rendabiliteit van de productie.

Lean management stroomlijnt de processen door de tijd te beperken die geen toegevoegde waarde heeft (onnodige activiteit of transport, wachttijd, overproductie, enz.) omdat die aan de basis ligt van niet-kwaliteit en complexiteit. Deze methode wordt ondersteund door een belangrijke managementdimensie waardoor de medewerkers in de beste omstandigheden kunnen werken. In fine worden er twee grote doelstellingen nagestreefd: de volledige tevredenheid van de klanten en het succes van elke werknemer.

Het principe van lean management werd uitgewerkt door Amerikaanse onderzoekers aan het Massachussets Institute of Technology (MIT) en vooral het kernwoord van deze Engelse uitdrukking is veelbetekenend. ‘Lean’ betekent immers ‘zonder overschot’. Een beetje zoals de idee om iets terug te brengen tot de essentie, om het overbodige te schrappen, wat aan de grondslag ligt van deze methode.

De herkomst van lean management

Eind jaren 40 legde Toyota de basisprincipes van ‘lean manufacturing’ vast met de bedoeling om de processen in te perken die geen waarde toevoegden aan het eindproduct.

Op die manier slaagden de managers erin om aanzienlijke verbeteringen door te voeren op het vlak van productiviteit, efficiëntie, cyclustijd en rendabiliteit.

Dankzij die opmerkelijke impact werd het lean-principe overgenomen door tal van andere sectoren en is geëvolueerd tot de 5 basisprincipes van lean management zoals die beschreven worden door het Lean Management Institute.

De term ‘lean’ werd trouwens bedacht door John Krafcik (nu CEO van het project Waymo, de zelfrijdende auto van Google) in zijn artikel uit 1988 getiteld ‘Triumph of the Lean Production System’.

Wat zijn de 5 basisprincipes van lean management?

Om lean management met succes te introduceren in een onderneming moeten eerst de 5 basisprincipes van deze methode gevolgd worden.

1. De waarde bepalen

Wat probeert elke onderneming te doen? Een product of dienst aanbieden waarvoor de klant bereid is te betalen. Om dat te doen, moet de onderneming aan haar aanbod een waarde toevoegen die bepaald wordt door de behoeften van haar klanten.

De waarde van dat aanbod hangt dus af van het vermogen van een onderneming om het probleem van de klant op te lossen en, meer bepaald, dat deel van de oplossing waarvoor de klant actief bereid is om te betalen. Elke andere activiteit of procedure die geen waarde toevoegt aan het eindproduct wordt beschouwd als verspilling.

Daarom moet de onderneming eerst bepalen welke waarde ze wil toekennen aan haar aanbod en die dan heel duidelijk definiëren. Door die eerste stap is de tweede stap veel sneller gezet.

2. De waardeketen in kaart brengen

In deze fase moet de onderneming letterlijk haar workflow in kaart brengen. Dit omvat alle acties en personen die betrokken zijn bij de aflevering van het eindproduct aan de klant. Door zo te werk te gaan, kan de onderneming achterhalen welke stappen in dit proces geen enkele waarde toevoegen.

Aan de hand van dit principe wordt duidelijk waar de waarde precies gegenereerd wordt en in welke mate elke stap in het proces al dan niet waarde creëert.

Als de waardeketen in kaart is gebracht, wordt meteen duidelijk welke processen worden uitgevoerd door welke teams en wie verantwoordelijk is voor het meten, beoordelen en verbeteren van elk proces. Een algemeen beeld dat dan aan het licht brengt welke stappen geen waarde toevoegen en geschrapt kunnen worden.

3. Een continue workflow creëren

Nu de waardeketen vastligt, is het tijd om ervoor te zorgen dat de workflow van elk team vlot blijft stromen. Dat kan enige tijd in beslag nemen.

De ontwikkeling van een product of dienst vereist vaak functieoverschrijdend teamwerk. Er kunnen op elk ogenblik bottlenecks of onderbrekingen opduiken. Door de taken op te splitsen in kleinere takenpakketten en de workflow te visualiseren kan de onderneming alle struikelblokken in het proces opsporen en wegwerken.

4. Een aandrijfsysteem creëren

Met een stabiele workflow kunnen de teams hun taken veel sneller en met minder inspanning uitvoeren. Om die stabiliteit te garanderen, moet de onderneming echter een aandrijfsysteem creëren in het kader van de lean-methodologie.

Bij dat systeem wordt het werk enkel nog uitgevoerd als daar vraag naar is. Zo wordt de capaciteit van de hulpbronnen optimaal benut: ze worden enkel ingezet om in te spelen op een reële en concrete behoefte.

Laten we het voorbeeld nemen van een restaurant. Je komt binnen en bestelt iets te eten. De restauranthouder neemt je bestelling op en begint je maaltijd te bereiden. Hij bereidt geen grote hoeveelheid op voorhand omdat er geen reële vraag is en deze mogelijk overbodige gerechten zouden kunnen uitdraaien op een verspilling van hulpbronnen.

5. Continue verbetering

Zodra alle vorige stappen afgerond zijn, is het systeem van lean management een feit. Toch verdient deze laatste, en misschien wel belangrijkste stap, de nodige aandacht.

Vergeet niet, dit is geen statisch systeem dat op zichzelf staat. In elk van de voorgaande stappen kunnen problemen opduiken. Daarom moet de onderneming de medewerkers op alle niveaus betrekken bij de continue verbetering van het proces.

Er zijn diverse technieken om aan te zetten tot continue verbetering. Zo kan elk team bijvoorbeeld dagelijks een vergadering houden om te bespreken wat er gedaan werd, wat er nog te doen is en wat de eventuele obstakels zijn – een eenvoudige manier om het proces elke dag te stroomlijnen.

De toenemende populariteit van de lean-principes is te danken aan het feit dat ze focussen op de verbetering van alle aspecten van een werkproces en daar alle hiërarchische niveaus van de onderneming bij betrekken.

De diverse tools van lean management

De lean-tools worden vaak omschreven als oplossingen om te leren en te experimenteren. De medewerkers leren deze tools aan en werken samen met het oog op continue verbetering.

Er is een waaier van tools beschikbaar, bijvoorbeeld:

●        De 5S-methode (scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en systematiseren) om de werkomgeving te optimaliseren en tijdverspilling tegen te gaan;

●        De methode Six Sigma om de kwaliteit en efficiëntie van de processen te verbeteren;

●        Visueel management om informatie te delen en problemen op te lossen;

●        De Kaizen-methode om de processen voortdurend te perfectioneren;

●        De SMED-methode om de omsteltijd te versnellen;

●        De Kanban-methode om de voorraden optimaal te beheren;

●        De methode Value Stream Mapping (VSM) om de processen te analyseren en struikelblokken op te sporen.

Hoewel lean management oorspronkelijk afkomstig is uit de automobielsector, wordt deze methode nu overal toegepast, ongeacht de sector of de omvang van de onderneming. Dit concept wordt trouwens vaak in een andere vorm gegoten, zoals voor Lean Purchasing, dat streeft naar de operationele uitmuntendheid van de aankoopdiensten.

De voordelen van lean management

Managers die de methodes van lean management toepassen, zullen enkele enorme voordelen opmerken:

●        Concentratie: door de lean-methode toe te passen, kunnen ze verspilling tegengaan. Zo kunnen de medewerkers focussen op de taken die echt waarde toevoegen.

●        Verbetering van de productiviteit en de efficiëntie: medewerkers die zich toeleggen op waardecreatie zullen productiever en efficiënter werken omdat ze niet meer afgeleid worden door onduidelijke taken.

●        Een intelligenter proces: door een aandrijfsysteem in te voeren, hoeft het werk enkel nog uitgevoerd te worden als daar een reële vraag naar is.

●        Betere inzet van de hulpbronnen: een productie gebaseerd op een reële vraag zal enkel gebruik maken van de hulpbronnen die echt noodzakelijk zijn en elke vorm van verspilling uitbannen.

Gevolg: de onderneming en de teams zullen veel flexibeler worden en veel sneller kunnen inspelen op de vereisten van de klanten. De principes van lean management zullen resulteren in een stabiel productiesysteem dat de algemene prestaties van de onderneming verbetert.