Koopwijzer: kies jouw professionele papierversnipperaar met Manutan

Wat is een professionele papierversnipperaar?

Een papierversnipperaar is een machine die vellen papier in snippers snijdt. De documenten die je in de machine steekt, worden zo onleesbaar. De snippers in de opvangbak kun je gewoon in de vuilnisbak gooien zonder risico dat iemand er vertrouwelijke informatie uit kan halen. Hoe kleiner de snippers, hoe moeilijker het is om het oorspronkelijke document weer in elkaar te puzzelen.

De Duitse norm DIN 66399 deelt het snipperformaat op in zeven niveaus, van P1 tot P7. Het laatste is het veiligste: daarbij zijn de snippers maximaal 5 mm² groot. Het veiligheidsniveau is een van de criteria waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een papierversnipperaar voor je bedrijf. Dat niveau is afhankelijk van het type snede: strip cut, cross cut of microformaat.

Hoe weet je welke papierversnipperaar je nodig hebt?

Om te weten welke papierversnipperaar het meest geschikt is, moet je de behoeften van de toekomstige gebruikers kennen. Bij het kiezen uit de verschillende categorieën kun je je laten leiden door een aantal selectiecriteria. Kijk zeker ook naar de accessoires van de modellen, want die zijn niet onbelangrijk.

Belangrijkste kenmerken van de papierversnipperaar

Het type papierversnipperaar hangt af van het aantal mensen dat hem moet gebruiken. De capaciteit van papierversnipperaars wordt opgedeeld in vier categorieën:

• individueel kantoor (1 tot 3 personen);

• gedeeld kantoor (4 tot 5 personen);

• gedeeld kantoor (6 tot 10 personen);

• groot kantoor (meer dan 10 personen).

Een ander criterium waarmee je rekening moet houden, is de gebruiksintensiteit. Afhankelijk van de activiteiten en werkwijze van het bedrijf moet er af en toe, regelmatig of vaak papier worden vernietigd. De gebruiksintensiteit bepaalt hoe krachtig het apparaat moet zijn en hoelang het onafgebroken moet kunnen werken:

• Voor occasioneel gebruik moet de versnipperaar 5 tot 10 minuten onafgebroken kunnen werken.

• Voor regelmatig gebruik raden we een versnipperaar aan die 15 tot 45 minuten kan werken.

• Voor intensief gebruik moet het apparaat langere sessies aankunnen.

Als volgende stap bekijk je het veiligheidsniveau waaraan de versnipperaar moet voldoen. Er zijn drie snijvormen: strip cut, cross cut of microformaat. De complexiteit van de snijvorm heeft invloed op het veiligheidsniveau volgens de DIN-norm 66399:

• Strip cut garandeert een lage tot gemiddelde vertrouwelijkheid (veiligheidsniveau P1 of P2): het papier wordt in lange stroken gesneden.

• Cross cut biedt een gemiddelde veiligheid die overeenkomt met veiligheidsniveau P3 of P4 en snijdt het papier in kleinere snippers.

• Microformaat staat garant voor een zeer hoge veiligheidsgraad (niveau P5 tot P7).

Ter vergelijking: een op niveau P1 versnipperd vel papier wordt in gemiddeld 18 stukken gesneden. Op niveau P7 wordt een vel papier herleid tot meer dan 12 500 stukjes. Uit de interne verkoopgegevens van Manutan blijkt dat veiligheidsniveau P4 het vaakst verkocht wordt.

Hou tot slot rekening met de manier waarop het papier wordt ingevoerd. Bij handmatige invoer steek je de vellen een voor een in de versnipperaar. Apparaten met automatische invoer hebben een invoerbak waarin je een hele stapel papier kunt leggen (sommige modellen kunnen zelfs tot zo'n 500 pagina's aan). Nadat de gebruiker de gevoelige documenten in de bak heeft gelegd, wordt deze vergrendeld en versnippert het apparaat het papier zonder menselijke tussenkomst.

Zodra je deze vier criteria hebt gedefinieerd, hoef je nog maar één ding te doen: ze opzoeken via de filters op de website van Manutan. Zo krijg je alle producten in het assortiment papierversnipperaars te zien die voldoen aan jouw specifieke behoeften.

Aanvullende keuzecriteria

Wil je je zoektocht naar de ideale papierversnipperaar verder verfijnen? Dan kun je stilstaan bij enkele aanvullende criteria. De grootte van de opvangbak, bijvoorbeeld: deze bepaalt hoe vaak het apparaat geleegd moet worden. Dit komt omdat papier meer volume inneemt wanneer het versnipperd is. Kies dus een opvangbak met voldoende capaciteit.

Als het apparaat vaak wordt gebruikt en dicht bij een werkplek staat, ga dan voor een model met een zo laag mogelijk geluidsniveau.

Bij frequent gebruik moet je ook rekening houden met de verwerkingstijd. De motor van de papierversnipperaar moet af en toe pauzeren. Zorg er dus voor dat de onderbrekingsfrequentie niet storend is voor de gebruikers.

De anti-vastloopfunctie bespaart tijd en verhoogt het gebruikscomfort als je grote hoeveelheden papier moet versnipperen.

Een andere handigheid is dat sommige apparaten ook andere dragers kunnen vernietigen, zoals creditcards en cd's, als dat om veiligheidsredenen nodig is. Bij sommige sterkere apparaten is het geen probleem als er vergeten paperclips of nietjes in de documenten zitten: die worden mee vernietigd zonder dat het mechanisme beschadigd raakt.

Tot slot heeft de milieuvriendelijkheid van het product vaak invloed op de keuze, zeker als bedrijven een model zoeken dat bij hun MVO-beleid past. Een professionele papierversnipperaar is ecologisch verantwoord als hij de normen naleeft, lokaal geproduceerd is, gemaakt is van gerecycleerde materialen, energiezuinig is en in een gerecycleerde en recycleerbare verpakking zit.

Welke accessoires neem je bij je papierversnipperaar?

De meeste kantoorapparaten hebben af en toe een onderhoudsbeurt nodig, en papierversnipperaars zijn geen uitzondering op die regel. Als je het apparaat regelmatig oliet, blijft het correct werken en gaat het langer mee. De olie die je hiervoor nodig hebt, is verkrijgbaar in flessen of in de vorm van geoliede vellen. Die laatste zijn praktischer: je oliet het apparaat gewoon door het zo'n vel te laten versnipperen.

Plastic of papieren zakken zijn niet broodnodig, maar wel erg praktisch en dus een aanrader. Als je zo'n zak in de opvangbak hangt, komen de snippers in de zak terecht en maak je het jezelf makkelijk wanneer het tijd is om de opvangbak leeg te maken.

Waarom zou je een papierversnipperaar kopen?

Een professionele papierversnipperaar is een must voor elk bedrijf, en daar zijn verschillende redenen voor. De belangrijkste reden is de veiligheid van de gegevens die het bedrijf verzamelt en verwerkt. Om een verantwoorde werkplek te zijn, moet het bedrijf de regelgeving netjes naleven. Documenten correct sorteren is ook een manier waarop een organisatie efficiënter kan werken.

Strenge wetgeving ter bescherming van persoonlijke gegevens

In mei 2018 trad de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in voege in de hele Europese Unie¹. Deze verordening creëert een wettelijk kader voor de bescherming van persoonlijke gegevens. De AVG is van toepassing op alle Europese private en overheidsorganisaties die gegevens gebruiken van natuurlijke personen die in de Europese Unie wonen. Buitenlandse bedrijven met een maatschappelijke zetel in een EU-land die gegevens van Europese burgers verwerken, moeten de AVG ook naleven.

Deze bedrijven moeten dus aan bepaalde verplichtingen voldoen, zoals:

• de betrokken personen informeren over het feit dat hun persoonlijke gegevens worden verzameld en de bewaartermijn ervan;

• een gegevensverwerkingsregister bijhouden;

• mensen de mogelijkheid bieden om te vragen dat hun gegevens worden gewist;

• een interne AVG-verantwoordelijke aanstellen.

Als een bedrijf persoonlijke gegevens verwijdert, moet dat zowel digitaal als op papier gebeuren. Veel bedrijven zijn zich daar echter niet van bewust en denken dat de AVG alleen betrekking heeft op digitale gegevens. Er zijn dus ook veel bedrijven die na de inwerkingtreding van de AVG geen papierversnipperaar hebben aangekocht.

Organisaties zijn verplicht om elk beveiligingsincident te melden waarbij de persoonlijke gegevens van mensen die toestemming voor de verwerking ervan hebben gegeven, worden gelekt. Zo'n incident kan het publieke imago en de geloofwaardigheid van het bedrijf aantasten.

Documenten klasseren en organiseren voor meer efficiëntie

Het vernietigen van documenten past binnen de 5S-methode voor continue verbetering. Dit Japanse concept komt oorspronkelijk uit de industriële sector, maar is intussen geadopteerd door allerlei andere werkomgevingen, met kantoren als koploper. De methode is gebaseerd op een aantal principes met betrekking tot standaardisatie en de organisatie van ruimtes en werk. Ze is bedoeld om de prestaties en veiligheid in een bedrijf te verbeteren door de bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Volgens de 5S-methode moet je alles wat nutteloos is wegdoen en je werkplek zorgvuldig organiseren. Regelmatig documenten klasseren en archiveren is bijvoorbeeld essentieel om te voorkomen dat belangrijke documenten verloren gaan. Heb je 'nutteloze' papieren of documenten die de veiligheid van het bedrijf in het gedrang kunnen brengen? Dan moet je die vernietigen. De 5S-methode houdt ook in dat het bedrijf regels opstelt die moeten worden gerespecteerd en dat het zijn processen continu verbetert.

Focus op het Manutan Huismerk

De twee papierversnipperaars van het Manutan Huismerk bieden tal van voordelen. De Confidential Pro MP4CC25L heeft een inhoud van 25 liter en valt in de veiligheidscategorie P4. Hij is compact, krachtig en stil.

Met zijn opvangbak van 35 liter is de Confidential Pro MP4CC35L ideaal voor kantoren met meer personeel. Deze krachtige, stille machine biedt eveneens veiligheidsniveau P4. Dankzij de verwijderbare opvangbak maak je hem in een handomdraai leeg.

Beide Manutan-producten worden geleverd met 10 jaar garantie en zijn TÜV-gecertificeerd.

Ontdek onze volledige productcategorie 'Papiervernietigers' op de website van Manutan.

¹Algemene verordening gegevensbescherming vanaf 25 mei 2018 in hele EU van toepassing