Waarom er niets mis is met ‘conventioneel’ vergaderen
Vergaderen op skippyballen. Hardlopend vergaderen. Vergaderen met verboden woorden, tijdens het apenkooien of in een hutje op de hei: de zakelijke bladen en sites staan bol van de exorbitante voorbeelden van bedrijven die het vergaderen Helemaal Anders Doen. Maar intussen is de klassieke vergadering nog alomtegenwoordig. En gelukkig maar.
Zoveel is er niet mis met de conventionele manier van vergaderen. Elkaar gewoon in het gezicht aankijken, collegiale grapjes maken en een rondvraag waarin de gekste onderwerpen aan bod komen. Vijf redenen om (bijna) niets te veranderen aan uw klassieke manier van vergaderen.
1. De vorm leidt af van de inhoud
Veel vergaderingen zijn gewoon overleg over de voortgang. Er is geen extra creativiteit nodig, er moet gewoon besproken worden waar een ontwikkeling staat, of alles op schema ligt en hoe het verder moet. Daar hoeft echt geen bizarre vorm voor worden bedacht die alleen maar extra tijd en geld kost.
2. Het is de focus van de deelnemers die de vergadering maakt of breekt, niet de vorm.
Natuurlijk verzandt een vergadering volledig als iedereen onderuit gezakt op een stoel zit en niet begrijpt waarom er een overleg noodzakelijk is. Maar dat verandert niet als je opeens allemaal op skippyballen zit. Sterker nog, grote kans dat de aversie alleen maar groter wordt. Laten we eerlijk zijn, het gros van de mensen staat niet open voor zulke ‘wilde ideeën’ en vindt het maar fratsen.
3. Ook in klassiek vergaderen valt al veel te verbeteren
Deelnemers zijn beter te motiveren door de inhoud van de vergadering aan te pakken. Zorg dat ze vooraf weten waar de vergadering over gaat, wat er besproken wordt en wat de maximale duur is.. Nodig geen mensen uit die niet echt nodig zijn en stel een goede voorzitter aan die iedereen bij de les houdt. Na afloop geen notulen maar een beknopte actiepuntenlijst. En natuurlijk: vooral niet meer vergaderen dan strikt noodzakelijk.
4. ‘Vreemd’ vergaderen verwatert
De meeste mensen houden niet van verandering. De eerste keer zit iedereen misschien heel enthousiast te giebelen op de hometrainer en stromen de ideeën toe, maar na een maand of wat is de kans groot dat de spullen staan te verstoffen. Het is een gegeven dat mensen vaak terugvallen in oude patronen. Geef de nieuwe generatie dus wel de kans om op voor hen ideale manieren te overleggen, maar geef de groep die gewoon in een vergaderzaal wil zitten ook de ruimte.
5. ‘Afwijkend’ vergaderen kan niet zonder klassiek vergaderen
Oké, toegegeven. Soms kan alternatief vergaderen wel helpen. Eigenlijk hebben we het dan eerder over een brainstormsessie dan over een vergadering. Als er creativiteit nodig is, kan een andere omgeving of een andere houding zeker helpen. Maar ook dan zijn de tips voor klassiek vergaderen heel belangrijk. Een duur uitje op de hei heeft geen zin als er geen vervolg komt uit het overleg en er niets met de opgedane ideeën wordt gedaan.
Manutan levert een groot assortiment artikelen die helpen om efficiënter te vergaderen. Denk niet alleen aan meubilair en flexibele oplossingen zoals klaptafels, maar ook presentatiehulpmiddelen zoals inbindmachines, flip-overs, schrijfblokken, vergadertelefoons, beamers, projectieschermen , laserpointers, etc.
Wilt u meer weten hoe u efficiënter kunt vergaderen? Kijk dan op www.manutan.nl, ons blog boordevol tips www.manutan.nl/blog of bel de Helpdesk 030 229 61 11 voor een vrijblijvend advies. Zij weten er alles van en helpen u graag verder.
