In veel bedrijven wordt de administratie op orde brengen gezien als ‘een noodzakelijk kwaad’. ‘Noodzakelijk’ is het zeker, want anders zou je ongelofelijk veel tijd verliezen met het zoeken naar documenten of informatie. De administratie bijhouden minimaliseert je foutenmarge én verbetert je efficiëntie. Maar een ‘noodzakelijk kwaad’ hoeft je administratie níet te zijn! Je hebt er gewoon de juiste systemen en hulpmiddelen voor nodig. We vertellen je graag welke dat zijn.
Je administratie in een-twee-drie op orde brengen
Slim en efficiënt werken
Archief: nog niet alles ‘in the cloud’
Het archief digitaliseren is een heuse trend, die inderdaad veel voordelen heeft. Denk maar aan het feit dat informatie toegankelijker wordt en je minder plaats nodig hebt om documenten te bewaren. Toch is een papieren archief in veel bedrijven nog altijd zeer belangrijk, en is het in sommige gevallen zelfs wettelijk verplicht om documenten op papier te bewaren. Kortom: het netjes opbergen van papieren documenten blijft belangrijk. Doe het regelmatig zodat de stapel niet te groot groeit, en mest het archief regelmatig uit!
Alles begint met een logische structuur
Een keurige administratie of een goed archief heeft ‘een ruggengraat’ nodig, ofwel: een logische structuur. Je kunt je documenten bijvoorbeeld alfabetisch sorteren op klant, op project of op leverancier, of gesorteerd per fase (bijvoorbeeld ‘inkomend’ versus ‘uitgaand’). Als het gekozen systeem duidelijk is, moet iedereen zich hier altijd aan houden, zodat het een automatisme wordt. Niemand hoeft er nog veel over na te denken, en alle informatie staat logisch geordend.
Onmisbare hulpmiddelen
En hoe vul je die kasten of stellingen? Gebruik bij voorkeur dezelfde type ordners (eventueel in verschillende kleuren) met daarin tabbladen. Documenten die je niet vaak nodig hebt, mogen dan weer in archiefdozen met duidelijke labels.
Een vraag over de inrichting van je archief of administratie? Leg ze gerust voor aan onze helpdesk!
