Een herkenbare situatie voor iedere beginnende inkoper: je worstelt met een opdracht die gedoemd is om te mislukken en die je eigenlijk had moeten afwijzen. In een artikel belicht Décision-Achat.fr dit moeilijke thema, zodat inkopers in één oogopslag kunnen bepalen welke opdrachten ze beter niet aannemen.
Inkopers: 4 goede redenen om NEE te zeggen!
Slim en efficiënt werken
Het artikel gaat dieper in op vier situaties waarin een inkoper ‘nee’ zou moeten zeggen:
wanneer het gevraagde vakgebied te ver verwijderd is van de eigen sector;
wanneer er niet genoeg tijd is om de opdracht veilig tot een goed einde te brengen;
wanneer het verzoek gewoon onmogelijk in te willigen is;
wanneer het verzoek niet aansluit op de bedrijfswaarden.
Zeg ‘nee’ als het verzoek niet aansluit op je vakgebied
De prestaties van een inkoper hangen af van:
de kwaliteit van de relatie die hij onderhoudt met zijn leveranciers;
de expertise die hij ontwikkelt binnen zijn vakgebied.
Op basis van zijn netwerk en ervaring kan de inkoper een evenwichtig en deskundig voorstel doen wat betreft prijs, kwaliteit, levertermijnen en risico’s.
Net daarom houdt een inkoopopdracht buiten diens referentiekader een bijzonder groot risico in voor de inkoper. Zeg dus liever ‘nee’ in plaats van je op onbekend terrein te begeven.
Zeg ‘nee’ als je niet genoeg tijd hebt om het verzoek in te willigen
In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt in bedrijven, zit het werkschema van een inkoper propvol opdrachten met toegevoegde waarde.
Soms heeft een inkoper gewoon geen tijd, zeker niet als hij de kwaliteit in de gaten moet houden, strikte en gedigitaliseerde procedures moet volgen en geëvalueerd wordt aan de hand van indicatoren die verband houden met de hele aankoopafdeling! Nee, dan heb je liever een inkoper die ‘nee’ zegt dan een inkoper die bij een gebrek aan tijd slechte kwaliteit levert.
Zeg ‘nee’ als het verzoek gewoon niet in te willigen valt
De kwaliteit van het bestek is de verantwoordelijkheid van zowel de inkoper als zijn gesprekspartner die het inkoopverzoek indient.
De inkoper moet dan ook resoluut ‘nee’ zeggen als een element van het verzoek ronduit tegen het gezond verstand indruist:
specificaties;
maximumprijs;
levertermijnen;
logistieke voorwaarden.
Maar het gaat hier niet zozeer om een definitieve ‘nee’. Wel moet de aanvrager hulp krijgen bij een nieuwe analysecyclus, zodat het verzoek haalbaarder wordt.
Je kunt geen ijzer met handen breken en daarom moet de inkoper op zoek gaan naar wat er wél mogelijk is!
Zeg ‘nee’ als het verzoek indruist tegen de bedrijfswaarden
Door middel van een verantwoord aankoopbeleid moet de inkoper de reputatie van het bedrijf veiligstellen.
Daarom mag hij geen opdrachten aannemen die duidelijk in strijd zijn met de kernwaarden waarop het bedrijf een deel van zijn waardepropositie gebaseerd heeft.
Als een inkoper ‘nee’ zegt, bewijst dit dat hij ernstig en professioneel te werk gaat. Niemand wil tijd verliezen: de inkoper niet en zijn gesprekspartners al evenmin. Daarom zijn inzicht in de situatie en een gedoemde opdracht durven te weigeren zulke belangrijke vaardigheden voor inkopers.
‘Nee’ kunnen zeggen is dus een must, maar wel op de juiste manier. Hoe succesvol een inkoper wordt, hangt af van de vraag of hij harmonieus kan samenwerken met zijn interne én externe ecosysteem.
Om een aangename en productieve band te kunnen onderhouden met zijn aanvragers, moet een inkoper de regel van drie respecteren:
Ik denk er nog even over na voor ik je antwoord geef (niet te snel).
Ik kan niet: ik heb geen tijd of ik weet niet hoe het moet (niet onmiddellijk).
Ik houd het dossier even bij en kom er over een paar dagen op terug (niet afgesloten).
