De coronacrisis is hét moment waarop de inkoopverantwoordelijke zijn reactievermogen en creativiteit kan aantonen door een supply chain te bedenken die afgestemd is op de huidige economische en gezondheidscontext. Maar als hij zijn teamleden de steun wil bieden die ze nodig hebben, moet hij ook een aantal andere vaardigheden inzetten.Om ervoor te zorgen dat zijn medewerkers zich goed blijven voelen en dat hun werk en privéleven in evenwicht blijft, moet de inkoopverantwoordelijke nu meer dan ooit luisteren naar zijn team en extra aandacht besteden aan de collega’s die het zwaarst onder de crisis lijden. Met enkele goede praktijken zoals meer persoonlijke communicatie, een aangepaste managementstijl en de groep betrokken houden, houdt hij zijn team zelfs tijdens het thuiswerken gemotiveerd.
Inkoopverantwoordelijken: help de stress bij je thuiswerkende collega’s te verlichten
Slim en efficiënt werken
3 cruciale zaken voor de inkoopverantwoordelijke om zijn team gemotiveerd te houden:
meer persoonlijke communicatie;
de managementstijl afstemmen op maat van iedere medewerker afzonderlijk;
de groep betrokken houden.
Communiceer goed en houd zo je team gemotiveerd
Houd contact met iedereen
Sommige medewerkers vinden het geweldig om thuis te werken, andere hebben het moeilijker om zich aan te passen. In elk geval is het belangrijk dat je regelmatig tijd neemt om even met ieder teamlid te bellen.
Denk eraan: goed communiceren is een van de essentiële vaardigheden voor inkoopverantwoordelijken.
Tijdens deze ongeziene pandemie is dit contact nog veel belangrijker dan anders. Voor de collega’s die het zwaarst onder de crisis lijden, is een dagelijks contactmoment geen overbodige luxe.
Neem de tijd om aan ieder teamlid te vragen hoe hij of zij zich voelt. Zo help je de kwetsbaarste medewerkers om hun zorgen en twijfels onder woorden te brengen.
Geef je team informatie tijdens de pandemie
Onzekerheid en een gebrek aan informatie zijn twee factoren die het gevoel van isolement verergeren. Als inkoopverantwoordelijke ben je geen gezondheidsexpert, maar ook op dit vlak kun je je medewerkers geruststellen.
Doe dit wel steeds zonder de realiteit te verdraaien. Hiervoor hebben we twee eenvoudige tips:
Geef alleen officiële mededelingen door.
Moedig je werknemers aan om alleen officiële bronnen te vertrouwen.
Stem je managementstijl af op de situatie van iedere medewerker
Ga na hoe ieder teamlid met stress omgaat
Bouw een vertrouwensrelatie met je contactpersonen op en neem de tijd om dingen tot op de bodem uit te zoeken. Denk eraan: als iemand niet spontaan zegt dat hij zich niet goed voelt, betekent dit niet automatisch dat alles goed met hem gaat. En natuurlijk ook niet dat het slecht gaat!
Sommigen vinden het leuk om extra opdrachten te krijgen, omdat het hen afleidt van hun zorgen. Voor anderen betekent meer werk alleen maar meer stress. Het is jouw taak om te achterhalen wie wat nodig heeft. Zo kun je gepast ingrijpen en de nodige hulp bieden als er iets fout gaat.
Besteed extra tijd aan de kwetsbaarste teamleden
Niet iedereen kan even goed omgaan met telewerk:
Voor sommige medewerkers was het al lang een gewoonte.
Anderen ontdekken nu de voordelen van thuiswerken.
Maar nog anderen voelen alleen maar extra druk als ze niet op kantoor werken.
Als inkoopverantwoordelijke moet je je innerlijke psycholoog bovenhalen om die laatste categorie goed te steunen. Zij hebben je hulp nodig om hun stressniveau onder controle te houden. Zoek dus de zwakke plekken die stress bij je medewerkers kunnen veroorzaken: ligt het aan hun gezinssituatie, hebben ze niet het juiste materiaal thuis, vinden ze het moeilijk om hun werk zelfstandig te organiseren?
Denk eraan: op de kracht van je team kun je rekenen
Vertrouw op de kracht van je team
Tijdens de strengste periode van de lockdown bewezen teamvergaderingen hun nut om de samenhang en motivatie binnen het team hoog te houden.
Wijd een deeltje van de agenda aan het werk, maar luister vooral ook naar de verhalen van je teamleden en laat iedereen met elkaar praten. Tijdens deze vergaderingen krijgt iedereen de kans om te praten over zijn meningen en bezorgdheden. Als iedereen zijn ei even kwijt kan, gaat het team daarna weer met volle moed aan de slag!
Vraag hulp als de situatie uit de hand dreigt te lopen
Psychologische steun bij stress maakt deel uit van je takenpakket als inkoopverantwoordelijke, maar psychiatrische hulp laat je beter over aan deskundigen. Breng dus zeker de hr-afdeling op de hoogte als je de indruk krijgt dat een collega het niet meer aankan.
Ook als je het zelf moeilijk krijgt, kun je altijd terecht bij je leidinggevende. Bespreek met hem/haar ook de vragen die in je team leven.
Kort gezegd: om je teamleden te helpen hun stressniveau tijdens het thuiswerken onder controle te houden, moet je steeds waakzaam zijn en met ieder teamlid een persoonlijke relatie opbouwen of onderhouden. Gelukkig sta je als inkoopverantwoordelijke niet alleen voor deze nieuwe uitdaging: je kunt rekenen op de relaties en dynamiek die al deel uitmaken van je team.
De psychologische steun die je als inkoopverantwoordelijke kunt bieden, is belangrijker dan ooit omdat de verwachtingen voor de inkoopafdeling erg hoog liggen. De rol van het inkoopteam is cruciaal om bedrijven weer overeind te trekken. Dat blijkt bijvoorbeeld uit ons artikel Inkoopafdeling: Drie voorwaarden om de heropleving van de activiteit in de tweede helft van het jaar te versterken
