Inkooponderhandelingen: 4 best practices om je erop voor te bereiden

Inkooponderhandelingen voorbereiden: werk je fiches bij!

Je partner of toekomstige partner goed kennen, biedt drie voordelen tijdens de inkooponderhandelingen:

• Je krijgt de kans om het gesprek in een groeiperspectief te plaatsen (“Ik zag dat u uw belangrijkste concurrent hebt overgekocht. Wij kunnen u ongetwijfeld helpen te innoveren …”).

• Je kunt beter argumenteren (“Aangezien dit uw streefdoel is, kunnen we het volgende overwegen …”).

• Je verliest geen tijd met ongefundeerde beweringen (“U zegt dat u nog meer kunt leveren. Nochtans las ik dat u een vestiging hebt gesloten …”).

Werk je informatie dus een paar dagen voor de inkooponderhandelingen bij, ook als je meent je contactpersoon goed te kennen.

Je kunt bijvoorbeeld:

• op de website van het bedrijf de recentste nieuwsberichten lezen;

• de naam van het bedrijf ingeven bij een zoekmachine en de verzamelde informatie doornemen.

Bekijk ten slotte de belangrijkste gegevens en stel een fiche op met de kerncijfers van het bedrijf en de geschiedenis van jullie relatie. Vergeet nooit dat je als koper waarde creëert!

Inkooponderhandelingen voorbereiden: verduidelijk je doelstellingen!

Het is bij je voorbereiding vooral belangrijk dat je aangeeft hoe deze toekomstige inkooponderhandelingen passen in je doelstellingen voor het jaar. Dit zal de manier bepalen waarop je het gesprek aanpakt.

We raden aan om een tabel met vier kolommen uit te werken:

• De thema’s die je wilt bespreken (prijs, service, logistiek, innovatie …);

• De verbeteringen of voordelen die je hoopt te verkrijgen;

• De argumenten om je vragen kracht bij te zetten;

• De toegevingen die je bereid bent te doen (waarbij je grenzen vastlegt, indien mogelijk in cijfers).

Met deze tabel bereid je jezelf niet alleen optimaal en objectief voor op de inkooponderhandelingen, je kunt er ook je strategie zwart-op-wit mee uitstippelen en anticiperen op die van je partner.

Inkooponderhandelingen voorbereiden: kies je tactiek!

De tabel waarover we het net hadden, geeft een duidelijk beeld van je strategie. Maar om de vruchten van die strategie te plukken, moet je nog de juiste weg bewandelen. Met andere woorden, de beste tactiek kiezen.

Afhankelijk van de situatie – staan er nog meer onderhandelingen op het programma, is er een crisissituatie of bestaat de mogelijkheid dat de relatie sterk zal groeien – kies je voor:

• Onderhandelingen per thema, te beginnen met de punten die voor jou het minst of het meest belangrijk zijn;

• Globale onderhandelingen, waarbij alle elementen van de onderhandeling tegen elkaar worden afgewogen, met het idee van een algemene compensatie.

Inkooponderhandelingen voorbereiden: verzorg de logistiek

Je staat er niet altijd bij stil, maar ook de omstandigheden zijn bepalend voor het eindresultaat van je inkooponderhandelingen. De logistiek heeft een invloed op de omgeving waarin het gesprek plaatsvindt en hoe comfortabel het verloopt. Die elementen bepalen mee hoezeer de partijen bereid zijn om elkaar tegemoet te komen.

Je ziet zelf ook wel in dat mensen gemakkelijker luisteren en welwillender zijn in een rustige en comfortabele setting! In de volgende gevallen zullen de gesprekken minder vlot verlopen: inkooponderhandelingen op afstand (om welke reden dan ook), een vergadering in een kille en slecht verlichte zaal of in een moeilijk toegankelijke vergaderruimte.

Onthou dus dat de logistiek niet neutraal is. De aandacht die je besteedt aan je gesprekspartner (of het gebrek eraan), wordt gezien als een graadmeter voor je bereidheid om te investeren in de relatie.

Laat tot slot niets aan het toeval over in de aanloop naar de inkooponderhandelingen. Denk eraan: hoe moeilijker de gesprekken beloven te worden, hoe beter je je moet voorbereiden.

Weten welke fouten je beter kan vermijden bij inkooponderhandelingen? Lees dan ook onze blog “Ethisch te werk gaan bij inkooponderhandelingen? 3 fouten die je beter kunt vermijden“