Inkoopafdeling: waarom de werking ervan opnieuw uitvinden?

De inkoopafdeling kan haar werking herdefiniëren aan de hand van drie hefbomen:

• Een meer proactieve samenwerking aangaan met de andere afdelingen van de onderneming

• De digitale transitie versnellen op het vlak van datavalorisatie

• Doelgericht communiceren om successen te belichten en de teams te laten renderen

De inkoopafdeling als uithangbord voor het vakgebied

De inkoopafdeling kijkt aan tegen een bepaalde vooringenomenheid die verweven is met haar reputatie. Via een nieuwe benadering van de samenwerking met andere afdelingen moeten we drie van die hardnekkige vooroordelen kunnen wegwerken:

• Focus op de inkoopprijs

• Het verticale denken en het gebrek aan kennis over knelpunten in de vakgebieden

• Het overdreven aantal controleprocedures

Daarom is het belangrijk dat de inkoopafdeling haar vermogen om proactief te handelen opvoert door middel van deze drie stappen:

• De contacten met de andere afdelingen systematisch in een formele vorm gieten om de respectieve uitdagingen en verwachtingen zo volledig mogelijk met elkaar te delen

• De bestekken gezamenlijk uitwerken/herzien, met inbegrip van een specifieke en op elkaar afgestelde rangorde van de selectiecriteria

• De afdeling financiën inschakelen om de validerings- en controleprocedures bij inkoopaanvragen aan te vullen/te vereenvoudigen. Het doel daarvan is gezamenlijk een proces op te bouwen en te schragen in het licht van de collectieve prestaties

De inkoopafdeling en datastrategie

Datavalorisatie wordt algemeen gezien als een factor die ondernemingen helpt om flexibeler te worden en hun procedures beter uit te voeren. Daarom is de digitale transitie de tweede hefboom die het imago van de inkoopafdeling kan oppoetsen.

De inkoopafdeling bewijst daarmee haar strategische rol als gegevensverwerker in dienst van de organisatie in haar totaliteit en krijgt op die manier een uitgelezen kans om door de andere afdelingen binnen het bedrijf als strategische businesspartner te worden erkend.

De inkoopafdeling moet in de eerste plaats digitale bruggen slaan met de belangrijkste interne klanten om aan de bron en realtime gegevens te verzamelen over hun verbruiksgedrag.

Vervolgens moet de inkoopafdeling over efficiënte tools beschikken om deze gegevens te combineren:

• met de gegevens afkomstig van de leveranciers

• met de gegevens afkomstig van verwerkingsstappen die eigen zijn aan de inkoopprocessen

En om optimaliseringshypothesen uit te werken die het hele bedrijf ten goede komen.

De inkoopafdeling moet tot slot de dialoog aangaan met de interne klanten om deze analyses te bespreken en aanbevelingen te formuleren met het oog op vooruitgang:

• Innovatie in sourcing: technologie, waardeketen, meerwaardediensten

• Logistieke optimalisering

De inkoopafdeling als uithangbord van haar imago

De inkoopafdeling moet tot slot rechtstreeks een positief en waardevol discours uitdragen over haar manier van werken en de voordelen die deze aanpak het bedrijf oplevert.

Deze ‘reclame’ voor zichzelf is allesbehalve onrechtmatig. Het is een voorwaarde om dit optimaliseringsproces continu gaande te houden:

• Door de teams te motiveren en hen achter de vooropgestelde en gezamenlijke doelstellingen te scharen

• Door de werking van de inkoopafdeling op te nemen in de strategische continuïteit van de onderneming

• Door het vertrouwen van de andere afdelingen binnen de onderneming te versterken in de rechtmatigheid van haar wensen en initiatieven

Tot besluit kunnen we stellen dat gedeelde kennis, engagement en samenwerking met andere afdelingen al geruime tijd een vaste waarde vormen voor de inkoopafdeling. Toch houdt de perceptiekloof hardnekkig stand en dit belemmert de ontwikkeling van de inkoopafdeling. Denk maar aan haar vermogen om intern talent aan te trekken. De inkoopafdeling heeft er alle belang bij om de beschikbare middelen in te zetten om haar vernieuwde imago daadwerkelijk af te dwingen.