De functie van indirecte inkoper

De indirecte inkoper werkt samen met steeds meer categorieën en leveranciers. Het is aan deze professionele inkoper om een einde te maken aan de ongecontroleerde inkopen verspreid over alle lagen van de onderneming en zijn banden met de diverse stakeholders nauwer aan te halen. Om de rol van indirecte inkoper beter te begrijpen, geeft deze fiche een overzicht van de taken, de hefbomen en de competenties van deze functie.

Wat zijn indirecte inkopen nu precies?

Indirecte inkopen (C-Class inkopen of long tail spend inkopen) dragen bij aan de vlotte werking van de onderneming. Het kan gaan om producten, benodigdheden of consumptiegoederen die nodig zijn om de activiteit uit te voeren. Dit type inkopen staat tegenover de directe of zogenaamde ‘productie-‘ of ‘strategische’ inkopen.

Na jaren van verwaarlozing zijn indirecte inkopen nu een strategische tool geworden. De controle van de uitgaven en de beperking van de indirecte kosten in deze inkoopcategorie zijn immers cruciale hefbomen om de marge te verbeteren of de kostenstructuur van de ondernemingen aan te passen aan hun economische context.

En daarom hebben tal van ondernemingen hun inkooporganisatie herzien. Volgens een studie uit 2019, uitgevoerd door Acxias en Ressource Consulting, beschikt bijna 3/4 van de ondernemingen intussen over een directie indirecte inkopen (tegenover 61% in 2017 en 44% in 2016). Toch kan het belang dat wordt gehecht aan deze inkoopcategorie nogal verschillen van onderneming tot onderneming. Indirecte inkopen, die niet altijd een prioriteit zijn, worden steeds vaker gestroomlijnd en in sommige gevallen zelfs op dezelfde manier beheerd als de strategische inkopen.

Welke taken voert een indirecte inkoper uit?

Een indirecte inkoper heeft verschillende petten op, maar voert vijf belangrijke taken uit, inherent aan de inkopen, maar elk met hun eigen hefbomen.

De kosten drukken

Wie inkoper zegt, zegt besparingen en in deze functie is het dan ook vooral de bedoeling om de totale kostprijs van de inkopen te optimaliseren, toe te zien op de correcte toepassing van de contracten en ongecontroleerde inkopen tegen te gaan.

Innovatie en transformatie binnen de onderneming promoten

De digitalisering van de functie en de bijbehorende processen is een absolute prioriteit. Aan de hand van een efficiënte elektronische inkoopoplossing kunnen indirecte inkopers hun werklast enigszins verlichten (te hoge beheerskosten, onvoldoende zicht op de uitgaven …) Nadeel is dan weer dat ze de directeur van de dienst ook moeten helpen om deze tools onder de knie te krijgen. Indirecte inkopers houden ook de vinger aan de innovatie-pols, met name via hun contacten met de leveranciers. Ze zoeken naar en geven advies over innovatieve oplossingen om in te spelen op de behoeften van hun interne klanten.

Een heus ecosysteem in stand houden

Indirecte inkopers zijn een echte partner voor hun stakeholders. Ze moeten de interne klanten betrekken en meekrijgen en tegelijk hun relaties met de leveranciers opbouwen met het oog op de toekomst. Volgens de studie uitgevoerd door Acxias en Ressource Consulting zijn de tevredenheid van de gebruikers en de relaties met de leveranciers twee belangrijke prestatiecriteria voor de indirecte inkopers.

Bijdragen aan MVO

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is in elk opzicht een element geworden dat het verschil maakt, zowel voor de klanten als voor de partners. De indirecte inkopers spelen dan ook een cruciale rol, vooral op Europees niveau via Made in Europe. Via deze verbintenis op kleinere schaal kunnen ze de kosten drukken en tegelijk de lokale werkgelegenheid en economie stimuleren. Een van de hefbomen is om bepaalde MVO-criteria op te nemen in het inkoopbeleid en deze af te stemmen op de businessdoelstellingen.

De risico’s beheren

Indirecte inkopers moeten hun weg zien te vinden in een steeds striktere regelgevende omgeving. En als ze een grote portefeuille en talrijke transacties beheren, worden de leveranciersrisico’s alleen maar groter. Dit betekent dat ze moeten samenwerken met de juridische dienst en oog moeten hebben voor de leveranciersrisico’s, in elke fase van de levenscyclus van de contracten.

Samenwerking staat centraal in deze functie, omdat de indirecte inkoper omringd wordt door een uitgebreid ecosysteem: directies van de bedrijfstakken, algemene directie, leveranciers, enz. Het is niet toevallig dat hij een ‘business partner‘ genoemd wordt!

Hoe word je indirecte inkoper?

Indirecte inkoopteams beheren een ruime waaier van productcategorieën, leveranciers en interne klanten. Dat is trouwens een van de grootste verschillen tussen deze functie en de strategische inkoper: de indirecte inkoper heeft contact met een groot aantal stakeholders. Hoewel bepaalde competenties inherent blijven aan de wereld van de inkopen (onderhandelen, bijvoorbeeld), moet de indirecte inkoper specifieke knowhow en vaardigheden opbouwen als hij zijn functie goed wil uitoefenen.

Studies om aangeworven te worden als indirecte inkoper

Alvorens te solliciteren naar een job als indirecte inkoper, volgen de kandidaten gewoonlijk eerst een opleiding aan een handelsschool. Tijdens het sollicitatiegesprek kunnen ze ter sprake brengen dat ze via projecten ervaring hebben opgedaan in het beheer van indirecte inkopen. Commerciële ervaring als autodidactisch productieinkoper kan ook een troef zijn om de functie binnen te halen en te onderhandelen over het loon.

Knowhow: sterke en zwakke punten

Tijdens ProcureCon Indirect Europe in 2019 hebben de indirecte inkopers de balans opgemaakt van hun competenties. De logistiek en het beheer van hun productcategorieën en hun leveranciers hadden ze onder de knie, maar qua beheer van de stakeholders en duurzame en verantwoorde inkopen hadden ze, zo vonden ze zelf, nog werk aan de winkel. Voor het beheer van de risico’s liepen de resultaten nogal uiteen, wellicht omdat de reglementaire context en de risico’s voortdurend evolueren zodat ze altijd waakzaam moeten blijven.

Vaardigheden: de must-haves

Relationele vaardigheden, op het kruispunt tussen emotionele en sociale intelligentie, zijn ongetwijfeld een basisvereiste voor wie aan de slag wil als indirecte inkoper, met drie kernwoorden.

1. Kennen

Kennis is macht, zo zei Francis Bacon

En dat citaat geldt zeker in de wereld van de inkopen. Om in te spelen op de behoeften van zijn interne klanten, moet de indirecte inkoper zijn onderneming, de directies van de bedrijfstakken, de medewerkers en hun behoeften kennen. Maar er is meer. Om een toegevoegde waarde te bieden, moet hij ook luisteren naar zijn omgeving en zijn leveranciers en innovaties opvolgen om zo opportuniteiten te creëren. Zo kan hij zijn relatie met de medewerkers geleidelijk opbouwen en op basis daarvan efficiënter werken.

Gedragsgebonden vaardigheden: nieuwsgierigheid en flexibiliteit

2. Communiceren

Om relaties aan te knopen met zijn stakeholders moet de indirecte inkoper de essentiële informatie waarover hij beschikt (uitgaven, risico’s …) weten om te zetten in een taal die voor iedereen toegankelijk en verstaanbaar is. Het probleem is dat hij heel uiteenlopende gesprekspartners aanspreekt: gebruikers en besluitvormers met andere culturen en hiërarchische niveaus!

Gedragsgebonden vaardigheden: actief luisteren, empathie en transparantie

3. Samenwerken

Luisteren naar, van gedachten wisselen en samen nadenken met de stakeholders is essentieel om vertrouwensrelaties op te bouwen, zijn ecosysteem te doen aanvaarden en zo waarde te creëren. Probeer eens om de informatiedragers of software die algemeen gebruikt worden binnen de onderneming te veranderen (zoals het e-mailsysteem) zonder overleg te plegen met de IT-teams of zelfs de eindgebruikers! Dat is gedoemd om te mislukken.

Gedragsgebonden vaardigheden: vlot contacten leggen, leadership, diplomatie en pedagogie

Deze vaardigheden worden steeds vaker opgenomen in de opleidingsprogramma’s. Gordon Crichton, Directeur van MAI (Management des Achats Internationaux et Innovation) zegt daarover het volgende: ”Omdat de inkoopfunctie steeds vaker in een vroege fase deel gaat uitmaken van de ‘big picture’, naast de afdeling R&D of marketing, is de ontwikkeling van relationele vaardigheden cruciaal met het oog op het succes van de projecten.”

De indirecte inkoper is een bemiddelaar en een influencer in zijn ecosysteem en wordt een echte ‘business partner’. Of zoals Nathalie Merminod, lectrice aan het IAE (Institut d’Administration des Entreprises) in Grenoble, stelt in haar artikel Nouveaux rôles et profils de compétences des acheteurs: “Het succes en de prestaties van de inkoopfunctie worden bepaald door zijn vermogen om zijn relaties te beheren.” Tijd om samen te werken voor de indirecte inkoopafdeling!