Indirecte aankopen, long tail spend-aankopen (ook bekend als C-Class aankopen) en ongecontroleerde aankopen - hoe houd je ze uit elkaar?

De grote groep aankopen op de lange termijn

Langetermijnaankopen staan bekend onder verschillende namen afhankelijk van de bedrijfscultuur, maar ook van de activiteitensector van elke organisatie: indirecte aankopen en overhead, long tail spend-inkopen (ook bekend als C-Class aankopen), eenvoudige en kritische aankopen of ongecontroleerde aankopen. Elke terminologie heeft echter zijn eigen definitie.

Indirecte aankopen

Indirecte aankopen verwijzen per definitie naar producten en/of diensten die bedrijven nodig hebben om te kunnen werken, maar die geen deel uitmaken van hun kernactiviteiten, d.w.z. goederen die aan eindklanten worden verkocht.

In de industriële sector worden indirecte aankopen ook wel overheadkosten genoemd. De meeste inkoopafdelingen gebruiken deze termen om hun teams intern te structureren (bijvoorbeeld directe en indirecte inkoop of productieaankopen en overhead).

Long tail spend-aankopen (ook bekend als C-Class aankopen)

De ABC-methode is een classificatiemethode die geïnspireerd is op het Pareto-principe (ook wel de 80-20-regel genoemd). Dit statistische principe stelt dat 80% van de totale waarde wordt geproduceerd door de 20% belangrijkste eenheden. Toegepast op de aankoop heeft deze methode tot doel de aangekochte producten en/of diensten te prioriteren volgens de uitgaven van de bedrijven en de betrokken aankoopsegmenten.

Deze configuratie bestaat uit drie categorieën van aankopen:

• A-Class aankopen zijn goed voor 80% van de uitgaven van een onderneming en vormen 20% van de aankoopcategorieën.

• B-Class aankopen zijn goed voor 15% van de uitgaven en 30% van de aankoopcategorieën.

• C-Class aankopen vertegenwoordigen 5% van de uitgaven en 50% van de aankoopcategorieën.

Deze aanpak toont hoe belangrijk het is om de strategie aan te passen en de optimalisatieplannen te prioriteren om het beste rendement te behalen.

Routine- en knelpuntaankopen

De Kraljic-matrix is ook een bij kopers bekende methode voor classificatie en analyse van de inkoopportefeuille. De methode is bedoeld om het strategische belang van aankopen te combineren met de complexiteit van de leveranciersmarkt. Je kunt er vier hoofdcategorieën van aankopen mee identificeren: strategische, hefboom-, routine- en knelpuntaankopen.

Binnen deze verdeling zijn er twee categorieën met een matige financiële en zakelijke impact, typisch voor langetermijnaankopen:

• Routine-aankopen hebben een lage complexiteit op de leveranciersmarkt, dat betekent dat ze gemakkelijk te verkrijgen zijn.

• Knelpuntaankopen daarentegen brengen een hoge mate van complexiteit met zich mee op de leveranciersmarkt, wat een zeker risico voor de levering met zich meebrengt.

Met deze aanpak kan je het strategische gewicht van de verschillende categorieën identificeren, zowel intern als extern, en de aankoopstrategie aanpassen.

Ongecontroleerde aankopen

Ongecontroleerde aankopen, ook wel 'impulsaankopen' of 'ad-hocaankopen' genaamd, zijn alle aankopen die worden gedaan buiten de processen om die zijn vastgelegd in het inkoopbeleid. Het kan gaan om aankopen bij leveranciers die niet op de lijst staan, via een niet-goedgekeurd kanaal of tegen een prijs waarover niet is onderhandeld. Ze danken hun naam aan hun totaal ongestructureerde management. Heel vaak worden deze aankopen haastig gedaan en hebben inkoopafdelingen er geen invloed op. Ruim driekwart van de bedrijven beschouwt het terugschroeven van ongecontroleerde aankopen als een prioriteit¹.

Het lijkt duidelijk dat deze verschillende soorten aankopen niet precies hetzelfde bereik hebben. Ze zorgen echter allemaal voor concurrentieproblemen voor bedrijven.

Gemeenschappelijke concurrentieproblemen

Omdat deze inkoopcategorieën over het algemeen als niet-strategisch worden beschouwd, wordt het beheer ervan zelden gestructureerd binnen bedrijven. Twee fenomenen zijn welbekend in de inkoopwereld.

Falende processen

Inkoopafdelingen beschikken vaak niet over de middelen die nodig zijn om het beheer van deze inkoopcategorieën te optimaliseren. Er is bijvoorbeeld niet altijd een indirecte inkoopmanager. Dit leidt vaak tot inefficiënte processen. Zo hebben sommige organisaties hun transacties nog niet gedigitaliseerd, terwijl dit toch vele voordelen biedt. Het falen van deze processen heeft aanzienlijke economische, ecologische en sociale gevolgen.

Op de lange termijn bestaat het risico dat deze processen zo complex, tijdrovend en verouderd worden dat interne klanten op zoek gaan naar andere alternatieven. Zo vermenigvuldigt ongecontroleerde inkoop zich steeds meer en wordt het een echte plaag voor inkoopafdelingen.

Meervoudige stromen

Deze inkoopcategorieën omvatten een breed scala aan inkoopcategorieën en artikelen. Bedrijven hebben vaak een extreem grote leveranciersportefeuille en een groot aantal transacties en leveringen. Long tail spend-aankopen (ook bekend als C-Class aankopen) vertegenwoordigen bijvoorbeeld slechts 5% van het aankoopbudget, maar 60% van het volume aan bestellingen, 75% van het aantal leveranciers en 85% van het aantal artikelen binnen de inkoopafdeling.

Aangezien er geen enkele rationalisering plaatsvindt, hebben deze falende processen grote gevolgen. Deze verschijnselen hebben een grote invloed op de prestaties van inkoopafdelingen en, meer in het algemeen, op die van organisaties. Dit heeft met name gevolgen voor operationele efficiëntie, het beheersen van de totale eigendomskosten (TCO) en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

Wat zijn totale eigendomskosten?

Totale eigendomskosten (Total Cost of Ownership) geeft de totale kostprijs van een product of dienst aan gedurende de volledige levenscyclus ervan. Deze berekeningsmethode houdt rekening met zowel de aankoopprijs als de gerelateerde kosten, bijvoorbeeld in verband met onderhoud, gebruik, slechte kwaliteit of het uit de handel nemen van het product.

Al deze inkoopcategorieën zijn verre van niet-strategisch en moeten worden gezien als potentiële bronnen van concurrentievermogen. Daarom is het belangrijk om hun beheer te optimaliseren met behulp van een speciale methodologie die de specifieke uitdagingen van long tail spend-aankopen aanpakt. Of het nu gaat om grondstoffen, het wagenpark of zelfs kantoormeubilair, uiteindelijk moeten alle inkoopcategorieën, zonder uitzondering, worden gereguleerd.

¹ Basware & The Hackett Group, Perception vs Reality: A Report on Maverick Spend, 2018