Is het alweer tijd voor vakantie? Of duurde het allemaal weer veel te lang en ben je er echt aan toe? Hoe dan ook, zorg altijd voor een duidelijke overdracht zodat jij je takenpakket met een gerust hart kan overdragen. Benieuwd hoe je zo een vakantieoverdracht maakt? Wij helpen je in drie stappen op weg (naar een onbezorgde vakantie).
In 3 stappen naar een duidelijke vakantieoverdracht
Slim en efficiënt werken
Stap 1: wiewathoewaar?
Wat moet er gedaan worden? Start vanuit deze vraag bij je vakantieoverdracht en prioriteer meteen wat er echt gedaan moet worden. Geen spoed? Dan kan je het bijvoorbeeld zelf oppakken na je vakantie. Breng vervolgens duidelijk in kaart welke taken gedaan moeten worden en documenteer deze. Maak ook overzichtelijk waar alle benodigde documenten zijn opgeslagen. Zo zorg je voor een soepele start voor je tijdelijke vervangers.
Stap 2: wees (niet) die ene collega
Je wilt toch niet die ene collega zijn, die op het laatste moment opeens allerlei taken doorschuift? Informeer daarom op tijd alle collega’s die taken overnemen en geef daarbij duidelijk aan wat je van ze verwacht. Zorg ook dat (interne) klanten weten dat je op vakantie gaat en wanneer je weer terug bent. Benoem daarbij een collega als alternatief aanspreekpunt mocht er tijdens je vakantie toch behoefte zijn aan contact. Zo voorkom je onverwachte situaties en dat werkt voor iedereen een stuk aangenamer.
Stap 3: een duidelijke planning
Is het duidelijk wat er gedaan moet worden en wie daar verantwoordelijk voor wordt? Dan is het tijd voor een duidelijke planning. Wie gaat wat doen en wanneer? Maak dit zo overzichtelijk mogelijk zodat er geen ruimte is voor miscommunicatie. Een planning kun je gemakkelijk online maken (bv. in Google Docs of een eigen Teams omgeving). Werken jouw collega’s niet online? Werk dan bijvoorbeeld met een planbord of agendaplanner. Dat zijn simpele hulpmiddelen voor een duidelijk overzicht wat ook nog eens constant in beeld is op de werkvloer.
Bonus: de evaluatie
Terug van een heerlijk ontspannende vakantie? Plan dan ook een momentje in voor een korte evaluatie. Zo achterhaal je direct eventuele knelpunten en weet je meteen wat je volgende keer anders kunt doen. En kan er een overdracht terug naar jou plaatsvinden/ Een win-win situatie voor iedereen!
