Om hun concurrentievermogen te vergroten, implementeren steeds meer ondernemingen elektronische inkoop- of purchase-to-pay-oplossingen (P2P), waarbij de inkoophandeling wordt gedematerialiseerd. Deze aanpak omvat de toegang tot het aanbod van producten met prijsafspraak, de rationalisering van het bestelproces en de digitalisering van de factuur. Het aanbod van de producten met prijsafspraak wordt voorgesteld in catalogi, beschikbaar in de inkoopoplossing. Deze catalogi omvatten de beschrijving van de producten en de contractuele voorwaarden zoals prijzen, afmetingen en producent.
Hosted Catalog of Punch-Out, hoe kiest u de beste oplossing?
Slim en efficiënt werken
De elektronische catalogi worden over het algemeen voorgesteld in twee verschillende vormen:
De Hosted Catalog wordt opgeslagen in het P2P-systeem van de klant of van zijn serviceprovider
De Punch-Out is beschikbaar via een interface tussen het P2P-systeem van de klant en de website van de leverancier
Beide oplossingen beantwoorden aan de specifieke behoeften van de organisatie.
De Hosted Catalog of e-Cat voor een productenlijst
Deze is bijzonder geschikt voor beheer van lijsten met enkele honderden producten die vaak terugkeren, en geeft inzicht in de prijzen. De Hosted Catalogs zijn echter te beperkt voor het beheer van zeer grote productaanbiedingen met duizenden referenties.
De statische eigenschap van een Hosted Catalog vertoont twee belangrijke nadelen:
De content van grote Hosted Catalogs is vaak niet up to date. Vooral omdat hij niet voldoende wordt geactualiseerd, waardoor hij meer en meer bestellingen genereert die verwijzen naar verouderde producten (die niet meer beschikbaar zijn of geen referentie meer hebben). Een statische catalogus geeft ook geen toegang tot nieuwe producten, uitbreidingen van reeksen en dynamische voorstellen. Dit kan frustratie veroorzaken bij de gebruiker, die een beter aanbod vindt op de verkoopwebsite van de leverancier of op internet. Bovendien heeft dit een negatieve invloed op de gewenste efficiency.
Daarnaast heeft de klant geen actuele toegang tot de voorraad en dus ook niet tot de exacte levertermijn.
Het onderhoud van deze Hosted Catalogs is tijdrovend. Om de content zo up to date als mogelijk te houden moet hier veel tijd in geïnvesteerd worden. De leveranciers zullen de content bij moeten houden. Maar als klant zal de content ook gevalideerd moeten worden. Deze processen laten veel ruimte voor fouten en vertraging.
De Punch-Out voor het zeer brede aanbod
De website van de leverancier toont systematisch een geactualiseerd aanbod, met vervangende en nieuwe producten. Dankzij zijn verbinding met het ERP-systeem [1] van de leverancier, biedt de Punch-Out toegang tot actuele informatie zoals de beschikbare voorraad, de levertermijnen en actuele prijzen. Sommige Punch-Out-oplossingen bieden bovendien toegang tot alle technische documenten en informatie met betrekking tot de transactie, zoals de bestelling, de pakbon, de factuur en het stadium van de levering (track & trace).
Vaak vreest men dat de Punch-Out de controle van de prijsontwikkeling ingewikkelder maakt. Deze zorg is ongegrond wanneer het indirecte inkopen betreft, die gepaard gaan met het beheer van een zeer breed productenaanbod met een lage inkoopherhaling: de inkopen van vorig jaar zijn niet dezelfde als die van volgend jaar.
Bovendien geeft de Punch-Out een zeer nauwkeurig overzicht van het verbruik, wat onder andere toelaat om:
de variatie van de uitgaven in real-time te volgen, onder meer door classificatiecodes toe te passen.
door deze codering te hanteren kan je de uitgaven dus ook real-time bijsturen.
De belangrijkste kenmerken van deze twee oplossingen
Hosted Catalog | Punch-Out | |
|---|---|---|
Publicatie | Door de klant of door de leverancier van de P2P-oplossing | Door de leverancier, door toepassing van de commerciële voorwaarden op zijn website |
Controle van de gegevens | Door de klant, bij elke update van de catalogus | Door de leverancier, met analyse over het verbruik en de prijsevolutie De mogelijkheid om de standaard (UNSPCSC) classificaties te beheren |
Analyse | Door de klant | Door de leverancier, door een verbruiksanalyse voor te leggen Toegang tot alle documenten met betrekking tot de transactie (bestelling, pakbon, track & trace …) |
Opzoeken van de producten | Gemeenschappelijk voor het volledige aanbod, met de zoekmachine van de inkoopoplossing en met de verstrekte gegevens | Verkoopwebsite en zoekmachine van de leverancier, met betrekking tot zijn eigen gegevens Beheer van lijsten met populaire producten, opvragen van orderhistoriek |
Actualisering | Noodzakelijk om de graad van veroudering te verlagen | Gebeurt automatisch op de verkoopwebsite |
Het gebruik van een Hosted Catalog is geschikt voor lijsten met terugkerende en zeer specifieke producten. De Punch-Out daarentegen is vooral aangepast aan het beheer van niet-strategische inkopen en omvat over het algemeen een zeer breed aanbod. Wenst u uw inkopen te stroomlijnen? De keuze is aan u!
Wilt u meer weten over onze Hosted Catalog of Punch-Out-oplossingen, neem contact op met Peter Paul van Hoegee via e-mail: peterpaul.vanhoegee@manutan.nl
[1] De werkwijze van Punch-Out bestaat uit het terugbrengen van de winkelmand die de gebruiker heeft samengesteld, naar het P2P systeem van de klant in de vorm van een inkoopaanvraag. De inkoopaanvraag zal vervolgens al dan niet worden omgezet in een bestelling door het validatieproces van de klant.
