Door de coronacrisis werken mensen over de hele wereld meer dan ooit thuis. In hun thuisomgeving genieten ze van meer zelfstandigheid, maar die extra autonomie betekent ook dat ze hun manier van werken moeten aanpassen, zowel individueel als in groep. Meer dan ooit stellen bedrijven zich vragen over hun organisatie en de tools die hun medewerkers kunnen gebruiken om zich verder te ontwikkelen en optimaal te presteren. Uit die denkoefening halen we inzichten die de inkoper bij zijn dagelijkse taken ongetwijfeld interessant vindt. Nu inkopers flexibeler en zelfstandiger moeten werken, moeten ze zich vooral focussen op twee belangrijke punten: via technologie communiceren en op gegevens vertrouwen.
Hoe pas je als inkoper je manier van werken aan?
Slim en efficiënt werken
Via technologie communiceren
De inkoopafdeling is een afdeling waar netwerken centraal staan. Inkopers communiceren namelijk met alle stakeholders, van de directie tot medewerkers, interne klanten, leveranciers en meer.
Al bijna een jaar moet het gros van dit contact echter op afstand gebeuren. Terwijl sommige inkopers uitkijken naar de dag waarop ze weer naar handelsbeurzen en professionele evenementen kunnen gaan, zijn er ook die het leuk vinden om professionele meetings via videoconferenties te houden. Dit systeem vinden ze tijdbesparend en efficiënter. Volgens de recentste studie van FEVAD (de Franse federatie voor e-commerce en verkoop op afstand), getiteld ‘Achats B2B & E-commerce’, wil 37 % van de inkopers na de coronacrisis niet of slechts beperkt teruggaan naar face-to-facevergaderingen. De meesten willen persoonlijke ontmoetingen voorbehouden voor belangrijke momenten, zoals reageren op een aanbesteding, onderhandelen over een raamovereenkomst enzovoort. Op dit vlak kunnen we ons laten inspireren door de inkoopdirectie van ENEL, een Italiaanse energieproducent die slimme brillen gebruikte om leveranciersbezoeken te organiseren tijdens de coronacrisis.
Een historische uitdaging voor inkoopafdelingen blijft dat ze de interne klanten tevreden moeten houden. Daarom is het cruciaal dat ze regelmatig en diepgaand met de medewerkers van het bedrijf communiceren om vertrouwensrelaties op te bouwen, hun tevredenheid te evalueren en indien nodig het een en ander bij te sturen. Als we weten dat 70 % van wat we op het werk leren, het resultaat is van informele gesprekken[1], zien we dat het essentieel is dat we alle mogelijke middelen inzetten (zoals een berichtenservice binnen het bedrijf, tevredenheidsenquêtes en het intranet) om de band met de andere afdelingen goed te houden.
Vertrouwen op gegevens
In de huidige onzekere context is het erg belangrijk dat elke beslissing duidelijk kan worden uitgelegd met cijfers. Dat geldt niet alleen voor de onderneming zelf, maar zeker ook voor de inkoopafdeling, die tijdens deze crisis een strategische rol speelt.
Gelukkig kan de inkoper hiervoor verschillende hulpmiddelen inschakelen:
Software voor Supplier Relationship Management biedt een volledig overzicht van de leveranciersportefeuille en de activiteiten (vindbaarheid, beheer van aanbestedingen, risicobeheer enz.).
Tools voor onkostenanalyse centraliseren de gegevens over uitgaven en geven een globaal idee van de manier waarop het bedrijf zijn inkopen uitvoert.
Business Intelligence–oplossingen stellen je in staat om informatie op een duidelijke, leerzame manier weer te geven via dashboards of visualisaties.
Meer dan ooit moeten inkoopdirecties op gegevens vertrouwen om hun visibiliteit en wendbaarheid te verbeteren. Alleen zo kunnen ze zich snel aanpassen aan hun omgeving, die kwetsbaar en constant in beweging is. Bovendien hebben ze deze informatie nodig om met stakeholders te communiceren, hen te overtuigen en te verenigen rond hun strategische doelstellingen.
Telewerk betekent voor ons allemaal dat we onze routine en onze manier van werken moeten veranderen. Voor de inkoper betekent dit vooral dat hij moet blijven communiceren, nieuwe technologieën moet inzetten en gegevens moet analyseren.
[1] Informal Workplace Learning. Practice Application Brief No. 10.
