Nu de wereldwijde toeleveringsketen steeds complexer wordt, is het beheer van logistiek, inkoop en aankoop voor bedrijven van strategisch belang geworden. Nadat de aankopen die essentieel zijn om een organisatie draaiende te houden (de A-Class- en B-Class-aankopen), op orde zijn gebracht, wordt het tijd om ook om het beheer van de C-Class-aankopen, oftewel de long tail spend aankopen, aan te pakken. Die aankopen representeren het grootste deel van de logistieke stromen van een bedrijf. Op die manier kunnen bedrijven hun prestaties verbeteren en tegelijkertijd hun MVO-strategie (maatschappelijk verantwoord ondernemen) optimaliseren.
Hoe kun je je toeleveringsketen en het beheer van je long tail spend aankopen optimaliseren?
Slim en efficiënt werken
Waarom het belangrijk is om de logistieke stromen voor long tail spend aankopen te optimaliseren
Long tail spend aankopen worden vaak ten onrechte als niet-strategisch beschouwd. Maar als het beheer ervan eenmaal is geoptimaliseerd, kunnen ze een cruciale rol spelen in de verbetering van de efficiëntie van de hele toeleveringsketen.
De gevolgen van long tail spend aankopen
Long tail spend aankopen vertegenwoordigen 5% van de totale bedrijfsuitgaven, maar ook 50% van het totale aantal aankoopsegmenten. Omdat het over het algemeen lastiger is om ze op een gestructureerde manier te beheren, vormen deze aankopen een grote logistieke uitdaging.
Dat komt doordat ze door een groot aantal leveranciers worden geleverd, en die beschikken elk over hun eigen vervoersdiensten. Het gevolg is dat deze categorie van aankopen tot 70% van het totale aantal leveringen van een bedrijf beslaat, met schadelijke gevolgen voor de economie en het milieu.
Operationele en economische prestaties
Aankoopafdelingen hebben vaak geen zicht op deze leveringsstromen en hun economische impact. En de transactie- en inkoopprocessen brengen wel degelijk aanzienlijke kosten met zich mee. De kosten van een standaard transactie (zonder digitalisering) worden over het algemeen geschat op 95 euro, waarbij de ontvangst van goederen een fulltime-equivalent (FTE) een half uur de tijd kost. De kosten hiervan worden geschat op 11 euro (bij een uurtarief van 22 euro).
Naast het economische aspect heeft dit ook invloed op de operationele efficiëntie. Als deze processen niet gestroomlijnd zijn, verspilt het logistieke team tijd, wat kan leiden tot ontevredenheid.
De koolstofvoetafdruk
Aankoopafdelingen spelen ook een cruciale rol bij het terugdringen van de uitstoot van broeikasgassen, met name scope 3-emissies. Die emissies hangen samen met de activiteiten van leveranciers en het gebruik en einde van de levensduur van producten en diensten.
De scope 3-emissies vertegenwoordigen 80 tot 90% van de totale uitstoot van de activiteiten van een bedrijf1. De distributie en het transport van goederen leveren vandaag de dag een aanzienlijke bijdrage aan die emissies, en vooral long tail spend aankopen spelen daarbij een belangrijke rol.
Daarom moet elk bedrijf nadenken over hoe het de kosten van zijn long tail spend aankopen kan verbeteren en verlagen door zichzelf de volgende vragen stellen: hoe kan de toeleveringsketen worden geoptimaliseerd? Hoe kunnen de logistieke kosten worden geoptimaliseerd? En: hoe kan het voorraadbeheer binnen de toeleveringsketen worden geoptimaliseerd? Die vragen spelen een belangrijke rol bij hun concurrentievermogen op lange termijn.
Bestellingen met een lage waarde: een belangrijke factor
Er zijn tegenwoordig veel methoden voor logistieke optimalisatie. Als het gaat om long tail spend aankopen, is een van de meest effectieve oplossingen om bestellingen met een lage waarde (minder dan 100 euro) zo veel mogelijk te vermijden. Kenmerkend aan die bestellingen is dat de levenscycluskosten niet in balans zijn. Met andere woorden, de indirecte uitgaven en milieu-impact staan niet in verhouding tot het type product.
Wat zijn levenscycluskosten?
De levenscycluskosten omvatten alle kosten met betrekking tot een aankoop (de totale aankoopkosten) en de neveneffecten (de milieu-impact), wanneer die in geld uitgedrukt kunnen worden.
Met andere woorden, voor een eenvoudige bestelling van kantoorbenodigdheden kunnen transactie- en logistieke kosten die hoger zijn dan de aankoopprijs zelf niet worden gerechtvaardigd. Dat geldt ook voor een vrachtwagenrit voor een speciale levering op de bedrijfslocatie. Deze veronderstelling houdt natuurlijk geen rekening met een dringende vraag naar producten die kan ontstaan door onvoorziene omstandigheden, zoals ongevallen, weersomstandigheden en onverwachte stijgingen in de vraag.
De realiteit binnen veel organisaties is echter anders. Voor de meeste bedrijven zijn bestellingen met een lage waarde goed voor bijna een derde van het totale aantal bestellingen. Dit onderstreept de noodzaak voor een gestroomlijnd goederenbeheer.
Drie strategieën om deze bestellingen te optimaliseren
Om de bestellingen met een lage waarde te verminderen, moeten interne klanten bewust worden gemaakt van hun behoeften. En om dat te bereiken, kunnen aankoopafdelingen drie strategieën toepassen.
1. Het team bewust maken
Allereerst is het belangrijk om het probleem onder de aandacht te brengen van interne klanten, bestekschrijvers en inkopers. Door gegevens te analyseren is het mogelijk om de individuele teams, locaties of productfamilies te identificeren die het grootste aantal
bestellingen met een lage waarde genereren. Op basis daarvan kunnen de aankoopafdelingen zorgen voor doelgerichte communicatie (bijvoorbeeld in de vorm van webinars of e-mails).
2. Gebruikmaken van digitale tools
Met behulp van e-procurementsoftware kunnen gebruikers worden gedwongen om producten in bulk te bestellen. Aankoopafdelingen kunnen die software gebruiken om een minimaal aankoopbedrag in te stellen. Op die manier kan de inhoud van een winkelmand alleen worden aangeschaft als het een bepaalde waarde heeft bereikt.
3. Samenwerken met leveranciers
Tot slot is een nauwe samenwerking met onze leveranciers essentieel als we oplossingen op maat willen creëren. Door samen te werken kunnen de partners stimuleringsmaatregelen implementeren of zelfs de leveringsopties aanpassen. Aankoopafdelingen hebben er alle belang bij om die elementen op te nemen in een beleid, en daarmee hun leveranciers aan te moedigen om hun logistieke strategie, hun transportplan en hun uitvoering op dit gebied te herzien.
Als het gaat om duurzaam concurrentievermogen, moet de logistiek van een bedrijf voldoen aan steeds hogere eisen op het gebied van kosten, kwaliteit, levertijden en risicobeheer. Hierbij is het doel om prestaties, MVO en de toeleveringsketen in balans te brengen. De optimalisatie van logistieke stromen begint in de eerste plaats met een algemene bewustmaking. Door inzicht te krijgen in de omvang van bestellingen met een lage waarde en de gevolgen daarvan, kunnen bedrijven stappen zetten naar logistieke optimalisatie en, in bredere zin, naar de optimalisatie van de toeleveringsketen. Om deze aanpak tot een succes te maken, moeten aankoopafdelingen vertrouwen op hun leveranciers, omdat net zij beschikken over de knowhow, de gegevens en de juiste tools.
