Hoe kan Business Intelligence (BI) de inkoopafdeling helpen?

Wat is Business Intelligence?

Business Intelligence is een proces waarbij interne en externe gegevens, al dan niet gestructureerd, worden verzameld en verwerkt voor analysedoeleinden. Gebruikers kunnen de informatie op verschillende manieren weergeven in rapporten, in dashboards of via datavisualisatie. Deze informatie is gebaseerd op realtimefeiten en helpt de besluitvormers van een bedrijf om gericht en sneller betere beslissingen te nemen.

Deze tools zijn vandaag onmisbaar geworden om een totaalbeeld te krijgen van het bedrijf en de belangrijkste indicatoren op het gebied van prestaties en metingen te monitoren.

BI, een troef voor de inkoopafdeling

Dankzij Business Intelligence beschikt de inkoopafdeling over beknopte, relevante en nauwkeurige gegevens, of het nu gaat om de bedrijfsuitgaven, een overzicht van de leveranciers enz. Dit omvat bijvoorbeeld de werkelijke en verwachte omzet, de geschiedenis van contacten en geschillen, de bedongen tarieven, informatie over hoe de contracten zijn georganiseerd enz.

Ze kan deze ruwe gegevens dus zeer snel visualiseren en uit het systeem halen. Niet alleen om ze begrijpelijk en toegankelijk te maken voor iedereen, ook om weloverwogen beslissingen te nemen. Met dank aan deze tool gaat de communicatie van de inkoopafdeling er beslist op vooruit. Op basis van feiten en cijfers kan ze beter samenwerken met andere afdelingen, met name de financiële afdeling, en kan ze ook haar strategische positie binnen het bedrijf bepalen.

De obstakels voor BI

Dit soort technologie inzetten loopt niet altijd van een leien dakje. We zien twee grote obstakels:

• Aanvankelijk was de technologie achter BI complex en had een bedrijf gespecialiseerd personeel nodig om ze te gebruiken. Denk maar aan analisten, architecten of BI-ontwikkelaars. Maar de oplossingen van vandaag zijn gemaakt op maat van andere werknemers, zoals managers en operationele medewerkers. Ze zijn gebruiksvriendelijk en bieden de mogelijkheid om de managementtools te personaliseren. Dit komt dan neer op ‘selfservice BI’.

• Daarnaast kunnen de kwaliteit, de betrouwbaarheid en het nut van de gegevens een nieuwe barrière vormen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij bedrijven waar het aanmaken van leveranciers niet centraal plaatsvindt of wordt gevalideerd door de inkoopdirectie. Het is dan ook een goed idee om de datawarehouses (waar de gegevens worden opgeslagen) goed te organiseren voor er informatie kan worden uitgehaald.

Vandaag maakt het tijdperk van Big Data plaats voor dat van Smart Data. Business Intelligence-programma’s bieden nu nog meer mogelijkheden door de integratie van geavanceerde analytische tools, data of text mining enz. De inkoopafdeling krijgt een impuls door BI en moet een Purchasing Intelligence-aanpak hanteren om het bedrijf beter te laten presteren.