Hoe bereken en optimaliseer je de kosten voor supply management?

Supply management, een strategische uitdaging

Met 'supply' of toelevering bedoelen we de aankoop van goederen door bedrijven. Die goederen kunnen meerdere doeleinden hebben: het kan gaan over producten die rechtstreeks worden voortverkocht, grondstoffen om eindproducten te maken of diensten te leveren, verbruiksgoederen om de bedrijfsvoorraad aan te vullen, …

Zoals Graham Stevens, Senior Consultant bij advies- en auditbureau Peat Marwick McLintock (nu KPMG), het in zijn artikel Integrating the Supply Chain zegt: “Het doel van supply chain management is om de verwachtingen van de klant te synchroniseren met de goederenstroom die van de leveranciers komt. Zo willen we een evenwicht creëren tussen wat vaak wordt beschouwd als tegenstrijdige doelstellingen: een betere klantenservice, minder voorraadbeheer en lage kosten per eenheid.”Dit artikel verscheen voor het eerst in 1989, maar het is nog steeds relevant voor de aankoop- en logistieke afdelingen van vandaag.

Supply chain management bestaat dus uit twee aspecten: de logistieke stromen synchroniseren en de resources optimaliseren. Om dat zo efficiënt mogelijk te doen, steunt supply management op vijf pijlers:

• planning en beheer van de vraag bij klanten;

• sourcing, d.w.z. de selectie van leveranciers en dienstverleners voor alle goederen, diensten en prestaties die een bedrijf kan aankopen;

• productie, d.w.z. de ontvangst van de materialen en/of goederen die nodig zijn om de eindproducten te maken;

• levering en logistiek: hieronder vallen de coördinatie van bestellingen en de planning van de leveringen;

• retourneringen: dit zijn de producten die klanten om verschillende redenen naar het bedrijf terugsturen.

Hoe bereken je de kosten voor supply management?

Bij de berekening van de supply-managementkosten moeten bedrijven rekening houden met drie essentiële elementen: de kosten voor het plaatsen van een bestelling, de kosten voor het bewaren van de voorraad en de kosten bij een eventueel tekort. Sommige kosten zijn variabel, andere zijn vaste bedragen.

Kosten voor het plaatsen van een bestelling

Hieronder vallen alle kosten die te maken hebben met het plaatsen van een bestelling, zoals:

• administratieve en logistieke opvolging;

• transport;

• ontvangst en behandeling;

• IT-materiaal en software;

• kosten voor de medewerkers die bij het proces betrokken zijn.

Kosten voor het bewaren van de voorraad

Dit punt omvat alle kosten die direct of indirect verband houden met het bewaren van een voorraad, zoals:

• verzekering;

• bewaking en bescherming;

• huur en onderhoud van de opslaglocatie;

• afbetaling van de installaties;

• administratieve kosten;

• verwarming;

• materiaal.

Kosten bij een tekort

Bij deze kosten komen nog de kosten die een eventueel tekort met zich meebrengt, bijvoorbeeld als een levering te laat komt of als er iets misloopt bij de bestellingsprognose. Deze kosten treden op als klanten hun bestelling ergens anders plaatsen, als je onderaannemers moet inschakelen, als je werkkrachten moet betalen terwijl ze niets te doen hebben.

Als je de kosten van het plaatsen van bestellingen, de kosten voor het bewaren van de voorraad en de kosten bij een tekort over een jaar bij elkaar optelt, krijg je de jaarlijkse supply-managementkosten van het bedrijf. Het is dus essentieel dat je deze elementen door en door begrijpt, want op basis van die kennis kun je de kosten optimaliseren.

Hoe optimaliseer je de kosten voor supply management?

Nadat een bedrijf de bovenstaande berekening heeft gemaakt, kan het zijn supply management optimaliseren, zowel wat het beheer van de voorraad als dat van de bestellingen betreft. Voor de optimalisatie van het voorraadbeheer kan de logistieke afdeling rekenen op beproefde methodes en tools.

De voorbereiding

Eerst en vooral kies je het meest gepaste supply-managementmodel (forecasting, Kanban-methode, just-in-timemethode, kalendermethode, …) en de nodige IT-systemen en software.

Zodra die basis in orde is, is het tijd voor het echte optimalisatiewerk:

• Voorkom dat je voorraad te groot wordt.

• Anticipeer wanneer een product uit voorraad kan raken.

• Optimaliseer de opslagruimte.

• Beperk de 'slapende' voorraad.

De kosten voor het plaatsen van bestellingen vallen onder de verantwoordelijkheid van de aankoopafdeling. Als je de totale aankoopkosten wilt optimaliseren, zijn er twee belangrijke stappen die je kunt zetten: het leveranciersbestand rationaliseren en transacties digitaliseren.

Het leveranciersbestand rationaliseren

De eerste stap richting kostenoptimalisatie is snoeien in je leveranciersbestand. Dat levert je een dubbele besparing op, want zowel de kosten voor het leveranciersbeheer als die voor het plaatsen van bestellingen dalen.

Zo'n rationalisatie helpt je bovendien om niet alleen het aantal bestellingen, maar ook het aantal leveringen én de bijbehorende uitstoot van broeikasgassen te verminderen.

Tot slot maak je op deze manier ruimte om strategische partnerschappen op te bouwen met je voorkeursleveranciers en -distributeurs.

Transacties digitaliseren

De aankoopafdeling heeft er ook baat bij om het Procure-to-Pay-proces van het bedrijf te digitaliseren, van het opzoeken tot het bestellen en betalen van goederen. Naast lagere administratiekosten levert deze stap je nog heel wat andere voordelen op. Je versnelt bijvoorbeeld het transactieproces, er gebeuren minder fouten én je verlaagt de milieu-impact van het bedrijf.

Kort gezegd: door de kosten voor supply management in kaart te brengen, kun je de juiste optimalisatiestappen ontdekken én uitvoeren. En dat op het vlak van zowel logistiek als inkoop. Voor deze denkoefening is het belangrijk dat er nauw wordt samengewerkt tussen de afdelingen en dat het bedrijf meestapt in de digitale transformatie. Supply management blijft een kwestie van winstgevendheid en waardecreatie – en dus ook van de toekomst van het bedrijf op lange termijn.

Download onze whitepaper ‘Long tail spend: Snoei in je leveranciersbestand’