Flexibel werken betekent dat je ook ’s avonds en in het weekend kunt werken. Daar hoort ook een flexibele werkomgeving bij met flexwerkplekken. Dat betekent niet dat je alle tussenmuren op kantoor neerhaalt en iedereen een lichtgewicht laptop geeft. Over het algemeen kan een fysieke flexibele werkomgeving duidelijk beter. Uit een onderzoek van Colliers International (een bedrijf gespecialiseerd in zakelijk vastgoed) blijkt namelijk dat minder dan 2% van alle kantoorruimte wereldwijd flexibel is ingericht.[1]
Flexwerkplekken? Zo richt je je kantoor optimaal in
Slim en efficiënt werken
1. Regel voldoende opbergruimte voor flexwerkers
Flexwerkplekken en een clean desk policy gaan hand in hand, want een bureau waarop de spullen van je voorganger nog rondslingeren is niet erg uitnodigend. Om een clean desk policy mogelijk te maken (lees: iedereen aan te moedigen om het bureau volledig leeg te maken bij vertrek), is het belangrijk om voldoende persoonlijke opbergruimte te regelen. Denk aan kasten die op slot kunnen, zodat mensen hierin waardevolle zaken of vertrouwelijke documenten kunnen bewaren.
2. Kies voor verstelbare bureaus en stoelen
Ergonomie, meer bepaald een goede zithouding, is belangrijk voor gezonde en gelukkige medewerkers. Als iedereen overal moet kunnen zitten, is het daarom nóg belangrijker om voor stoelen en bureaus te zorgen die je makkelijk kunt afstemmen op de verschillende beenlengtes, schouderhoogtes en ga zo maar door.
3. Geef de voorkeur aan kleine overlegplekken
Overleg is essentieel in kantoorcontext, maar een grote vergaderzaal neemt vaak onnodig veel ruimte in. Kies daarom voor meerdere kleine zalen, zodat flexwerkers meer opties hebben om zich te installeren aan een vergadertafel en even afgezonderd te zitten om geconcentreerder te werken.
Hoeveel flexwerkplekken heb je nodig?
Hoeveel flexplekken je nu precies nodig hebt voor je medewerkers, verschilt per bedrijf en situatie. Het Rijk bijvoorbeeld hanteert bij tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken (TPAW) bij drie categorieën kantoren steeds een andere ‘flexfactor’:
Kantoren waarin geen of weinig ingrepen worden gedaan. Hier geldt een flexfactor van 0,9 werkplekken per fte.
Kantoren die deels worden aangepast aan het nieuwe werken. Hier geldt een flexfactor van 0,7 werkplekken per fte.
Kantoren die volledig flexibel worden ingericht.[2]
Het ideale aantal flexwerkplekken hangt natuurlijk af van hoe vaak je medewerkers thuiswerken. Maak een overzicht van hoeveel medewerkers per dag aanwezig zijn en wie van hen een werkplek nodig heeft. Let extra op piekdagen om niet voor verrassingen te staan.
Wil je meer tips om slim en efficiënt te werken? Lees dan ook onze andere blogs of neem contact op met de helpdesk voor advies over handige hulpmiddelen voor je magazijn, werkplaats of kantoor.
[1] Bron: https://www.forbes.com/sites/jeffsteele/2020/01/08/how-2020-shapes-up-for-coworking-and-flexible-office-space/#74dbb8e85e9b, 8 januari 2020
[2] Bron: Vaststellingsbesluit Rijkshuisvestingsstelsel kantoren.
