Dankzij de digitale transformatie van bedrijven heeft de inkoopafdeling geleerd om voordeel te halen uit de waarde die interne data hebben gekregen. Externe data daarentegen lijken vaak minder goed te worden benut door inkoopafdelingen, ook al vullen ze de interne data perfect aan. In dit artikel gaan we in op minstens drie redenen waarom inkopers meer oog moeten hebben voor externe data, namelijk: systematische bedreigingen in hun toeleveringsketen afwenden, eventuele zwakke punten in de structuur van hun ecosystemen opsporen en innovaties met een meerwaarde benutten voordat hun concurrenten dat doen.
Externe data, ideaal voor inkopers om te anticiperen
Slim en efficiënt werken
Drie redenen waarom inkopers meer oog moeten hebben voor externe data:
Systematische bedreigingen in hun toeleveringsketen afwenden;
Eventuele zwakke punten in de structuur van hun ecosystemen opsporen;
Innovaties met een meerwaarde benutten voordat hun concurrenten dat doen.
Externe data, een strategisch hulpmiddel
De huidige pandemie maakt het meer dan duidelijk: wanneer je verantwoordelijk bent voor de robuustheid van de toeleveringsketen, moet je tegenwoordig sterk rekening houden met geopolitieke en gezondheidsfactoren. Daarom zijn externe data een strategisch hulpmiddel waarmee je op mogelijke verstoringen kunt anticiperen en alternatieve scenario’s kunt uitwerken.
Het gaat er niet om de inkoopafdeling om te vormen tot een inlichtingendienst, maar om inkopers bewust te maken van de waarde van externe data en een voorsprong te hebben wanneer er zich een crisis voordoet.
De inkoopafdeling heeft er namelijk alle belang bij een aantal belangrijke indicatoren op te volgen, zoals:
In kaart brengen van gebieden waar conflicten de toegang tot grondstoffen bedreigen;
Letten op de gezondheidstoestand van landen met handelspartners van rang 1 en rang 2;
Opvolgen van klimaatbedreigingen voor de transportinfrastructuur.
De risicovolle toeleveringsketen maakt nu duidelijk deel uit van het dashboard van de inkoopafdeling. Een goed georganiseerde opvolging, waarbij een beroep kan worden gedaan op een externe dienstverlener gespecialiseerd in het interpreteren van externe data, is voor inkopers zeker geen overbodige luxe.
Externe data, een voorzorgsprincipe
Of bedrijven de ingrijpende veranderingen van de crisis het hoofd kunnen bieden en hun activiteiten een nieuwe boost kunnen geven, hangt vaak af van de sterkte van hun leveranciersecosysteem. Door deze afhankelijkheid moet de inkoopafdeling er alles aan doen om haar belangrijkste partners goed te leren kennen.
De interne data geven informatie over de naleving van de contractvoorwaarden en zijn uiteraard een informatiebron die de inkopers voortdurend moeten benutten om elke zorgwekkende afwijking zo snel mogelijk op te sporen.
Maar de externe gegevens, die bijvoorbeeld informatie geven over het vermogen van de partner om:
Zich financieel staande te houden
Zijn kerncompetenties te behouden
Een dynamiek van permanente verbetering te handhaven
Trouw te blijven aan zijn MVO-verplichtingen
moeten ook in het dashboard worden opgenomen. Anders riskeer je onaangename verrassingen als er zich problemen met de uitvoering van het contract voordoen. En als ongunstige productieomstandigheden de belangrijkste oorzaak van deze problemen zijn, vormen externe data een betere indicator om te anticiperen!
Externe data, een bron van innovatie
Waarde creëren vormt de grootste strategische uitdaging van de inkoopafdeling. Daarom moet de zoektocht naar externe data met een meerwaarde hoog op de agenda staan.
Onder externe data met een meerwaarde verstaan we alle positieve informatie waaruit blijkt dat een potentiële partner de ontwikkeling van het bedrijf kan ondersteunen. Een succesvolle crowdfundingcampagne voor een start-up of een octrooiaanvraag voor een meer volwassen bedrijf zijn bijvoorbeeld een goed teken als hun activiteiten aansluiten bij die van het bedrijf.
Ook hier is anticiperen de boodschap. In dit geval gaat het erom snel toegang te krijgen tot de meest veelbelovende partners. Wanneer iedereen zich bewust is van de verstorende waarde van een nieuwkomer op de markt, zijn de onderhandelingsvoorwaarden uiteraard minder gunstig en is het onderscheidende voordeel van de eigen innovatie minder evident.
Tot slot moet de inkoopafdeling de externe data zowel om defensieve als om offensieve redenen volgen. En zich beschermen tegen de grillen van de toeleveringsketen door onder meer vroegtijdig toegang te krijgen tot bronnen met een hoog innovatiegehalte.
Wat externe data nu zo waardevol maakt? De voorsprong die ze opleveren als je ze snel weet te benutten. Voor de inkoopafdeling komt het er dus op aan zich te organiseren en de risico’s en kansen efficiënt op te volgen. Wat zou Porter doen [1] zonder externe data?
[1] Michael Porter is de bedenker van een erkende methode voor strategische analyse
