Efficiënter werken met slimme tools

Lead buyers die gebruikmaken van bovengenoemde methodieken, besparen daardoor alleen al zo’n 35% van hun tijd, zo blijkt uit onderzoek van Manutan*. Toch maakt maar minder dan de helft van de lead buyers (eindverantwoordelijken inkoop binnen grote ondernemingen) daar gebruik van. Bij uitbreiding naar alle inkopers is dat nog maar 20 procent. In dit artikel geven we je een tooling-spoedcursus om efficiënter te werken.

Maak uw eigen mix

Het kan een grote stap zijn om helemaal over te schakelen op zo’n methodiek en het vergt vaak een behoorlijke verandering in de bedrijfscultuur. Maar klein beginnen kan ook, misschien zelfs wel in uw eentje, of met alleen uw afdeling. Daarom geeft Manutan een korte introductie over de verschillende technieken, waarmee u uw eigen perfecte systeem kunt samenstellen. Iets wat overigens steeds vaker wordt gedaan, in plaats van volledige toewijding aan één methode.

Lean Six Sigma

Voor de inkoper is de Lean Six Sigma misschien wel de meest relevante methode. De methode is gebaseerd op twee oudere principes: Lean en Six Sigma. Lean gaat vooral over een heel proces, hoe dat korter en efficiënter kan. De Six Sigmakant focust op de fouten in het proces en streeft ernaar dat aantal terug te brengen tot slechts 3,4 fouten per miljoen handelingen. Dat kunnen dus zeldzame fouten in producten zijn, maar ook in processen.

Voor u als inkoopverantwoordelijke valt Lean Six Sigma bijvoorbeeld te gebruiken bij het omlaag brengen van de bestelfrequentie. Eenzelfde product vier keer in de maand bestellen, levert immers ook vier keer zoveel handelingen op: vier orders, vier leveringen, vier facturen en… vier keer kans op fouten. Ruim een derde (38,7%) van alle door Manutan ondervraagde lead buyers bestelt vooral ad hoc. De Lean Six Sigma methode helpt te onderzoeken welke bestellingen minder vaak kunnen.

Daarbij moet met allerlei factoren rekening gehouden worden. Het is immers niet per se de beste oplossing om een product nog maar één keer in de maand te bestellen. Bijna 50% van alle lead buyers bestelt van basisbenodigdheden zelfs een jaarvoorraad, iets wat misschien wel tijd bespaart, maar niet per se de nauwkeurigheid vergroot. En als het bijvoorbeeld om grote rollen luchtkussenfolie gaat, nemen die mogelijk veel te veel plek in in het magazijn. Minder vaak bestellen betekent ook een grotere voorraad, met de bijbehorende kosten en bedrijfsrisico’s. Met behulp van de Lean Six Sigma-methodiek kunnen al die voors en tegens tegen elkaar worden afgewogen.

Belangrijk is daarbij niet meteen alle producten aan te willen pakken. Een project mag niet zo groot worden dat het niet meer behapbaar is. Dan duurt het bovendien veel te lang voor er succes is, en succes vieren is belangrijk voor de motivatie van het team. Knip het daarom op in kleinere deelprojecten, van drie tot vier maanden. Dat kan door de producten per afdeling te behandelen, of alle producten te categoriseren in frequentie en eerst de 25 meest voorkomende producten te behandelen.

Agile

Dit is van origine vooral een methode om software te ontwikkelen, maar gebaseerd op een filosofie die voor allerlei processen toe te passen is. Agile betekent letterlijk ‘lenig’, maar kan ook goed vertaald worden als flexibel. De Agile methode zorgt ervoor dat er goed ingespeeld kan worden op veranderingen binnen het bedrijf, op zeer korte termijn. Net als bij Lean Six Sigma wordt een project in kleine stukjes gehakt, maar dan met een nog kortere doorlooptijd: twee tot maximaal vier weken.

Na iedere sprint, zoals zo’n klein project wordt genoemd, wordt er een klein stuk software opgeleverd. Belangrijk is daarbij dat alleen het deel dat echt af is, naar buiten wordt gebracht. Dan begint een nieuwe sprint, die ook weer als enig doel heeft een klein stapje verder te komen. Door die korte projectdoorlooptijden kan er voortdurend worden bijgesteld en aangepast. De vier kernprincipes van Agile staan nergens beter samengevat dan in het Agile Manifesto, waar, vijftien jaar na ondertekening, nog altijd op wordt teruggegrepen.

SCRUM

Agile werken kent vele verschijningsvormen en Scrum is daar de bekendste van. Juist deze variant wordt ook veel buiten de ICT gebruikt. Ook hier zijn de korte sprintjes de basis voor de methodiek. Maar binnen zo’n project worden er bovendien dagelijkse doelstellingen vastgelegd. Iedere dag begint dan ook met een superkorte vergadering (een zgn stand-up), waarin ieder teamlid drie vragen beantwoordt: wat heb je gedaan, wat ga je doen en wat zijn de problemen? Het is wel van belang dat bij deze methode vertrouwd wordt op de kennis en inzet van de medewerkers. Er wordt bij Scrum weinig gedocumenteerd of vastgelegd. De verantwoording naar het management is kort en resultaatgericht. En vooraf is er geen uitgebreide goedkeuring door diverse managers nodig.

5S

5S is een Japanse methode die ze vooral in het magazijn en op de werkplaats van uw bedrijf zullen herkennen. U leest er hier alles over: Opruimen in 5 stappen met de 5s-methode. Een opgeruimde werkplek heeft ook zijn weerslag op de inkoop van bedrijfsbenodigdheden. En verhoogt natuurlijk de productiviteit. Alhoewel deze methode niet specifiek voor het inkoopvak is ontwikkeld, zitten er in de manier van denken aanknopingspunten voor elke functie.

Slimmer inkopen – 5 stappenplan

Naast al deze technieken zijn er ook specifieke tools voor de inkoopafdeling beschikbaar. Manutan ontwikkelde bijvoorbeeld het ‘Slimmer inkopen-plan’. Ruim de helft van uw collega’s wil aan secundaire inkoop (inkoop van bedrijfsbenodigdheden) immers zo min mogelijk tijd kwijt zijn. Met de Manutan-methode valt er specifiek op die inkoop tot wel 40% tijd te besparen! U leest er hier alles over.

Manutan helpt u graag

Manutan komt graag eens langs om uw inkoop voor eens en altijd slimmer te regelen. Een vrijblijvende afspraak maken? Neem dan contact op met Manutan Key Account Service 030- 229 66 30 of laat hieronder een reactie achter. We horen graag van u!

Een infographic ‘Slimmer Inkopen met 5 stappen tot 40% inkoopbesparing’ kunt u hier downloaden.

*) Onderzoek uitgevoerd door Novio Research in opdracht van Manutan onder 1054 Nederlandse inkoopverantwoordelijken, waaronder lead buyers van ondernemingen met meer dan 200 werknemers – Augustus 2016. Een samenvatting van het onderzoek kunt u hier downloaden.