E-procurement, waar staan we vandaag?

Wat is e-procurement precies?

E-procurement is een transactie tussen twee bedrijven waarbij de inkoper de producten van een verkoper kan bekijken en meteen een bestelling plaatst volgens een vaste inkoopprocedure.

Dankzij e-procurement worden de zoektocht naar producten, het plaatsen van een bestelling (e-order) en/of de facturering (e-invoice) elektronisch beheerd en gecentraliseerd bij beide bedrijven.

E-procurement maakt het dus mogelijk om:

• leverancierscontracten te beheren;

• de bestel- en goedkeuringstermijnen te verkorten;

• de kosten van het inkoopproces te drukken.

Procure-to-pay: drie grote fases

1.   TOEGANG TOT HET AANBOD

Elke transactie begint met het zoeken naar de gewenste producten. Inkopers kunnen twee e-procurementoplossingen gebruiken:

De gehoste catalogus of e-cat is een lijst met producten die overeenkomstig met de contractuele bepalingen worden gefabriceerd door de leverancier en die in de inkoopsoftware van de klant worden geladen.

De Punch-Out is een interface tussen de website van de leverancier (altijd met toepassing van de contractuele bepalingen) en de inkoopsoftware van de klant.

Er bestaan ook nog andere oplossingen zoals de online workflow, die Manutan heeft ontwikkeld voor klanten die geen ERP-software of e-procurementmodule hebben in hun informatiesysteem.

2.   ELEKTRONISCHE BESTELLING

Zodra de inkoopaanvraag is goedgekeurd, wordt het automatisch omgezet in een bestelling die kan verzonden worden via:

**EDI (Electronic Data Interchange)**of marktplaatsen.

Dit betekent dat de inkoopoplossing van de klant de goedgekeurde bestellingen rechtstreeks, of dankzij die tussenbedrijven (marktplaatsen), doorgeeft aan het informatiesysteem van de leverancier.

3.   GEDIGITALISEERDE FACTUUR

Zodra de bestelling is verzonden, rest er enkel nog de facturering! Deze fase verloopt via een externe vertrouwenspersoon (opnieuw een tussenbedrijf) om de facturen te certificeren, te archiveren en te verzenden naar de klant.

Het gebruikte formaat kan verschillen:

• EDI

• E-mail met pdf en elektronische handtekening

• E-mail met pdf maar zonder handtekening

Belangrijke trends

De enquête van Tendances Achats ‘E-procurementoplossingen: prioriteiten en hefbomen voor procurementafdelingen’ door Ivalua uit 2015 geeft een beeld van hoe bijna tweehonderd grote Europese en Amerikaanse bedrijven met grote budgetten (waarvan meer dan 3/4 meer dan 100 miljoen euro uitgeeft) deze tools gebruiken.

E-PROCUREMENT TEN DIENSTE VAN INDIRECTE INKOPEN

Vandaag heeft 86 % van de bevraagde bedrijven al een e-procurementtool in gebruik op de inkoopafdeling. Via die oplossingen beheren die bedrijven grotendeels uitsluitend de indirecte inkopen (82 %), maar ook de algemene inkopen, zowel directe als indirecte (18 %).

E-PROCUREMENT: WELKE VOORDELEN?

Het eerste voordeel die procurementafdelingen met e-procurement voor ogen hebben (87 %), is een beter beeld krijgen van het hele procure to pay-proces (P2P). Met e-procurement kunnen ze namelijk de consumptie bijsturen, de keuze van leveranciers herzien en nieuwe mogelijkheden ontdekken.

Volgens 75 % van de bevraagde personen is het tweede voordeel van e-procurement tijdwinst. Met enkele kliks plaatsen inkopers een bestelling op een handig platform dat dicht tegen het b2c-universum aanleunt. Bovendien gebeurt dat altijd automatisch volgens de overeengekomen voorwaarden.

Hetzelfde geldt voor de bestelling of de gedigitaliseerde factuur. Onderling verbonden informatiesystemen bieden het voordeel dat elke manuele invoer en verzending van gegevens wegvalt!

Voor grote bedrijven die veel inkopen is e-procurement een onmisbare tool geworden om te besparen en processen te optimaliseren! De mogelijkheden zijn legio en de oplossingen passen zich aan alle behoeften aan. Meer nog: sommige leveranciers zoals Manutan begeleiden de klant hierbij en passen zich snel en flexibel aan elk inkoopprocessen aan.