Drie inkooptools die je absoluut moet kennen!

Binnen deze nieuwe generatie van veelbelovende inkooptools lijken er drie bijzonder interessant om de mogelijkheden van de procurementafdeling te versterken:

– software voor Supplier Relationship Management; – tools voor uitgavenanalyse; – modules voor prestatiebeoordeling.

Inkooptool nr. 1: SRM-software voor een 360°-overzicht

Een SRM-applicatie (Supplier Relationship Management) is een inkooptool die de teams een algemeen overzicht geeft van alle acties die betrekking hebben op de leveranciers:

• beheer van de aanbestedingen

• verwijzingen;

• documentenbeheer;

• opvolging en evaluatie;

• risicobeheer.

Dankzij deze complete datascan en de bijbehorende dashboards kan het bedrijf sneller reageren bij problemen met leveranciers. Andere mogelijkheden zijn: de kleinste signalen van economische achteruitgang of kwaliteitsproblemen detecteren;

• innovaties zo snel mogelijk identificeren en vastleggen;

• de conformiteit bij de uitvoering van de contracten verzekeren.

Zo is de SRM-inkooptool een strategische bondgenoot voor bedrijven. Een SRM-applicatie helpt ze om hun klanten beter tevreden te houden en om in te spelen op de veranderende gewoontes.

Inkooptool nr. 2: een ‘spend analysis’-tool voor een betere opvolging van de uitgaven

Gegevens die op tal van plaatsen verspreid zitten: het is een terugkerend probleem binnen procurementafdelingen. Die povere structurering brengt de uitgavenanalyse (‘spend analysis’) en dus ook de verschillende afwegingen in het gedrang. Een inkooptool voor uitgavenanalyse is net bedoeld om alle gegevens aangaande de uitgaven in één enkel systeem te bundelen en te archiveren.

Een tweede troef van dit type inkooptool is de gegevensverwerking. Deze tools van de nieuwe generatie werken namelijk met artificiële intelligentie om de gegevens over uitgaven op te schonen en te verrijken. Dankzij die hulp kunnen procurementteams doordachter beslissingen nemen over alle categorieën van uitgaven en alle soorten leveranciers.

Inkooptool nr. 3: een prestatiebeheermodule om de gerealiseerde besparingen te meten

Voor een procurementafdeling is het niet altijd een prioriteit om te meten wat haar acties precies opleveren. Een prestatiebeheermodule is een inkooptool van de nieuwe generatie die de resultaten meet en het belang van procurement iets beter aantoont.

De resultaten naar waarde schatten die te danken zijn aan een performant beheer van de leveranciersrelaties biedt namelijk drie voordelen:

• De procurementteams krijgen erkenning voor hun inspanningen.

• Van elk artikel kan continu worden opgevolgd hoeveel er is bespaard.

• Het is mogelijk om verbanden te leggen tussen de hogere klanttevredenheid en de beslissingen van de procurementafdeling.

Een inkooptool voor prestatiebeheer legt de werkelijke opbrengsten van de leveranciersovereenkomsten met ongeziene precisie vast. Hierdoor hebben de procurementmedewerkers meer armslag bij de bespreking van nieuwe overeenkomsten.

Er bestaan uiteraard nog veel andere inkooptools van de nieuwe generatie die het dagelijkse werk en de prestaties van de procurementteams kunnen verbeteren. Het belangrijkste is dat je weet dat ze bestaan en dat je op zoek gaat naar de beste systemen voor jouw bedrijf.

De digitalisering van procurement gaat in principe even snel als dat de klanten van het bedrijf hun gewoontes en verwachtingen veranderen. De procurementfunctie moet daarom net zo kritisch kijken naar:

• de innovaties bij de leveranciers van het bedrijf;

• de ontwrichting bij de uitgevers van inkoopsoftware.

De toekomst van de procurementafdeling beperkt zich uiteraard niet enkel tot tools van de nieuwe generatie. Meer weten over de nieuwste trends? Lees het artikel ‘Procurement: trends en prioriteiten voor 2020?‘.