Met de ABC-methode, een tool die gebaseerd is op het Pareto-principe [1], kun je de inkopen van een bedrijf hiërarchisch ordenen. Hierbij komen vaak drie categorieën aan bod: inkopen van categorie A, B of C (in dalende volgorde op basis van het inkoopvolume). Maar als je de inkopen ordent op basis van de administratieve kosten die ze met zich meebrengen, is de volgorde plots omgekeerd! C-Class inkopen, die 5 % van het aantal bestellingen uitmaken, zijn goed voor 75 % van het aantal leveranciers, bestellingen en facturen. Daarom worden deze vaak verwaarloosd, terwijl je bedrijf hier heel wat kan besparen.
Drie gouden regels om C-Class inkopen te optimaliseren
Slim en efficiënt werken
Classificatie van inkopen
De drie inkoopcategorieën zijn:
Categorie A: strategische inkopen, goed voor 70 % van het inkoopvolume.
Categorie B: terugkerende indirecte inkopen (reizen, IT-materiaal, …). Deze categorie maakt 25 % van het totale volume uit.
Categorie C: spot-, ad-hoc-, niet-terugkerende en spontane inkopen enz. Deze categorie is goed voor 5 % van het totale inkoopvolume. Dat lijkt verwaarloosbaar … maar is het dat ook?
Waarde van inkopen vs. administratieve kosten
Als je de administratieve kosten bekijkt, zijn de verhoudingen omgekeerd. C-Class inkopen staan voor 75 % van het aantal leveranciers, bestellingen en facturen. Als je deze onder controle houdt, kun je duizenden euro’s besparen en zo je inkopen optimaliseren.
Pierre Brial, algemeen directeur Manutan groep: “Onlangs had ik een gesprek met een klant die een industrieel bedrijf leidt met een omzet van 500 miljoen euro en drie vestigingen in Frankrijk. Omdat hij nogal sceptisch leek, stelde ik voor een lijst op te stellen met alle leveranciers bij wie het bedrijf voor minder dan 200 euro producten of diensten had ingekocht. Het resultaat? Een lijst met niet minder dan 1.000 leveranciers! Als je weet dat de beheerkosten voor één leverancier ongeveer 1.000 euro per jaar bedragen, kun je je wel voorstellen hoeveel mijn klant kon besparen door de bedrijfsinkopen te optimaliseren.”
Drie gouden regels om C-Class inkopen te optimaliseren
Veel bedrijven aarzelen nog om dit probleem aan te pakken. Ze vrezen dat het een moeilijke opgave wordt en weten niet goed welke uitdagingen ze zullen tegenkomen.
Manutan begeleidt al bijna tien jaar honderden klanten bij de optimalisatie van hun C-Class inkopen. We weten dus als geen ander dat deze inkopen perfect kunnen worden geoptimaliseerd, zolang je maar rekening houdt met drie gouden regels:
Werk met een leverancier die een erg groot productaanbod heeft (om ‘long tail’-inkopen aan te pakken), zorg ervoor dat alle bedrijfslocaties op logistiek vlak gedekt zijn en stel gedetailleerde rapporten op. Bij deze regel staan data centraal.
Implementeer een elektronische inkoopoplossing. Er bestaan er vandaag voor alle soorten bedrijven en voor elk budget. Punch-Out is een goed voorbeeld, en er zijn ook oplossingen voor bedrijven zonder e-procurementsysteem.
Zorg ervoor dat de leverancier niet alleen met de centrale inkoopdirectie communiceert om een globale overeenkomst te sluiten, maar ook met de gebruikers communiceert door de bedrijfslocaties te bezoeken in het kader van de overeenkomst.
Er staan honderdduizenden euro’s op het spel: een niet te missen kans om te besparen, dus. C-Class inkopen verdienen een … A!
Wil je meer weten over hoe je je C-Class inkopen kunt optimaliseren? Lees dan het artikel ‘C-Class inkopen: bespaar 40 % in vijf stappen’.
[1] Het Pareto-principe is aan het einde van de 19e eeuw opgesteld door de Italiaanse econoom en socioloog Vilfredo Pareto. Hij stelde dat 20 % van het aantal eenheden goed is voor 80 % van de globale waarde van alle eenheden.
