Digitale facturen worden steeds meer de norm in Europa, ongeacht de bedrijfsgrootte. Dat komt met name door het toenemende aantal wettelijke regels op dat gebied. Naast het voldoen aan de wettelijke regelgeving kun je met elektronische facturen efficiënter werken, kosten besparen en het milieu minder belasten. Verderop in dit artikel bespreken we vijf stappen die je kunt volgen voor een succesvolle overstap.
Digitalisering van facturen voor Europese bedrijven: hoe werkt het?
Slim en efficiënt werken
Wat is een elektronische factuur?
De Europese Commissie geeft de volgende definitie: Elektronische facturatie verwijst naar de elektronische uitwisseling van een factuur tussen een leverancier en een afnemer. Een elektronische factuur is een factuur die in een gestructureerde elektronische vorm wordt uitgegeven, verzonden en ontvangen, en die automatisch en elektronisch kan worden verwerkt.
De digitalisering van facturen in Europa in een stroomversnelling
Sinds een paar jaar worden digitale facturen steeds meer de norm in Europa. Volgens de richtlijn 2014/55/EU van 16 april 2014 is het gebruik van elektronische facturering bij overheidsopdrachten in EU-lidstaten vanaf 2020 verplicht. Alle Europese overheidsdiensten zijn volgens deze Europese norm dus verplicht om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Die richtlijn brengt niet alleen de factureringsprocessen van de EU op één lijn, maar stimuleert ook de invoering van elektronische facturering in andere sectoren.
Voor b2b-transacties (business-to-business) wordt elektronische facturering aanbevolen en geregeld door de btw-richtlijn 2010/45/EU van 13 juli 2010. Elektronische facturering kan echter alleen worden gebruikt als de ontvanger daarmee akkoord gaat.
Op dit moment verschilt het per land hoe vaak elektronische facturen worden gebruikt. Italië was bijvoorbeeld in 2014 het eerste land dat elektronische facturering verplicht stelde voor overheidsinstanties. Die verplichting werd in 2019 uitgebreid naar bedrijven. Sommige regeringen willen dit voorbeeld volgen. Frankrijk, België en Polen bereiden zich voor om elektronische facturering vanaf 2024 geleidelijk verplicht te stellen voor b2b. In andere landen, zoals Spanje en Zweden, mogen bedrijven zelf kiezen of ze elektronische facturering voor b2b gebruiken. Sommige landen zijn verder in deze ontwikkeling dan andere landen. In Finland en Noorwegen is elektronische facturering bijvoorbeeld niet verplicht, maar doen veel bedrijven het wel al.
De voordelen van elektronische facturering
De fiscale administratie kan door middel van elektronische facturering worden gestroomlijnd en fraude kan makkelijker worden opgespoord. Dat is ook goed voor het concurrentievermogen van bedrijven. Elektronische facturen bieden op die manier talloze voordelen voor bedrijven.
Meer efficiëntie
Door elektronische facturering worden de processen efficiënter. Facturen kunnen sneller worden verwerkt en er is minder kans op fouten dan wanneer de gegevens handmatig worden ingevoerd. Daarnaast betekent de automatisering van bepaalde taken (zoals gegevensinvoer, controle en vergelijking van bestellingen/facturen) dat medewerkers zich kunnen richten op andere, belangrijkere taken.
Lagere kosten
Door het factuurbeheer te digitaliseren kunnen bedrijven hun directe en indirecte kosten verlagen. Ten eerste is er minder papier nodig en daarnaast zijn de bijbehorende processen (zoals afdrukken, frankeren, versturen en archiveren) en administratieve taken minder belastend.
Verwerkingssnelheid
Door facturen elektronisch te versturen, kost het ontvangen en verwerken ervan minder tijd (en worden leveranciers sneller betaald). Dat komt natuurlijk door de snelheid van de gebruikte elektronische tools, maar ook doordat facturen efficiënter worden verwerkt en er minder fouten worden gemaakt.
Beveiligde processen
Voor elektronisch factureren moeten de facturen worden verstuurd via privénetwerken of specifieke protocollen, moeten er elektronische handtekeningen worden gebruikt en moet er een geschikt archiefsysteem zijn ingericht. Die stappen zijn nodig om de elektronische facturen goed te beveiligen.
Verkleining van de koolstofvoetafdruk
Doordat er minder papier en energie wordt gebruikt voor het produceren van facturen kunnen bedrijven hun ecologische voetafdruk verkleinen. Volgens een onderzoek uitgevoerd door Basware kan het overstappen van papieren facturen naar elektronische facturen de CO2-uitstoot met ongeveer 36 % terugdringen!
Hoe ga je aan de slag met de digitalisering van je facturen?
Elektronische facturering implementeren binnen je bedrijf is een complex project dat je niet mag onderschatten. Je moet rekening houden met bepaalde regels, maar ook met de technische en menselijke aspecten. Hier volgen de vijf belangrijkste stappen.
1. Een overzicht van de situatie maken
Maak eerst een uitgebreide inventarisatie van de medewerkers, processen en systemen die betrokken zijn bij het factuurbeheer. Zo krijg je een goed overzicht van de huidige werkwijze, de situatie op de werkvloer en de bestaande processen, zodat je de juiste beslissingen kunt nemen.
2. Behoeften formuleren
De tweede stap is het bepalen van je behoeften en verwachtingen. Denk hierbij onder meer aan:
De indeling waarin je facturen wilt ontvangen
De uitwisselingsprocessen
De gegevens die je in de documenten wilt zetten (zowel voor klanten als voor leveranciers)
De benodigde technologieën om bepaalde informatie automatisch bij de leveranciers terecht te laten komen
De dienstverlener voor de digitalisering (zoals een digitaliseringsplatform of een speciale uitvoerder)
enz.
3. Doelstellingen bepalen
We hebben inmiddels geconstateerd dat de digitalisering van facturen heel wat voordelen met zich meebrengt. Daarom is het belangrijk om een koers te bepalen voor dit project, met doelstellingen en belangrijke prestatie-indicatoren, zoals het verkorten van de doorlooptijd, het verlagen van de kosten of het verbeteren van de DSO (Days Sales Outstanding).
4. De verandering ondersteunen
Bij zo'n groot project komen grote veranderingen kijken. Het is belangrijk om alle betrokken partijen aan boord te krijgen, zoals medewerkers, klanten, leveranciers en externe partijen (partners en/of dienstverleners). Intern is het van belang om de strategische uitdagingen vanaf het begin duidelijk uit te leggen, regelmatig te communiceren en gebruikers stap voor stap te begeleiden. Maar ook extern is het belangrijk om alle betrokkenen goed te informeren.
5. De juiste oplossing kiezen
De laatste stap bestaat uit de technische keuzes. Je zult een nieuwe oplossing moeten kiezen of een bestaande oplossing binnen het bedrijf moeten aanpassen. Het is niet alleen belangrijk om ervoor te zorgen dat de oplossing voldoet aan de verwachtingen die je vooraf hebt geformuleerd, maar ook dat de oplossing aan de functionele eisen van je bedrijf voldoet.
Elektronische facturering is een belangrijke stap in de digitalisering van bedrijfsprocessen en dus in de digitale transformatie van bedrijven. Het is een uitstekende manier om de productiviteit van je bedrijf en de relaties met je leveranciers te verbeteren. De digitalisering van facturen maakt, zowel in Europa als daarbuiten, de weg vrij voor de digitalisering van andere processen, zoals het Procure-to-Pay-proces.
