Misschien is volledig papierloos werken nog geen optie in jouw organisatie, maar een digitaal archief aanleggen vormt sowieso een belangrijke eerste stap. Een digitaal archief biedt veel voordelen. Denk aan plaatsbesparing, meer overzicht (zo kun je dus informatie sneller opzoeken), altijd de meest actuele versie bij de hand, en ga zo maar door. Maar hoe start je met archiefdocumenten digitaliseren?
Digitaal archief: documenten digitaliseren doe je zo
Slim en efficiënt werken
Met welke regels moet je rekening houden?
Bij het digitalisering van je archief moet je rekening houden met de regels uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze wet eist dat je technische en organisatorische maatregelen treft ter beveiliging van digitale dossiers. De werkgever moet ter beveiliging van de dossiers regels opstellen over wie toegang heeft tot de documenten, dus wie geautoriseerde gebruikers zijn.
Voorbereidingen treffen
Bij de digitalisering van je archief komt meer kijken dan je misschien denkt. Je moet ruimte vrijmaken voor de nodige scanners (die je eventueel ook kunt huren) en medewerkers zorgvuldig briefen. Zij moeten, afhankelijk van de structuur en rollen die je kiest, papieren in een bepaalde volgorde klaarleggen, en alle nietjes en paperclips verwijderen.
Welke documenten eerst digitaliseren?
Ben je van plan om de nieuwste archiefdocumenten eerst te scannen? Dat kan, maar nog beter is het om selectief te werk te gaan en de waarde van de documenten te laten doorwegen. Archiefstukken die medewerkers nog vaak nodig hebben, krijgen dan voorrang op documenten die misschien wel nieuwer zijn, maar die amper gebruikt worden. Sommige documenten kun je ondertussen misschien ook gewoon vernietigen? Volgens de eisen voor de bedrijfsadministratie van de Belastingdienst moet je de volgende basisgegevens 7 jaar bewaren:
het grootboek
de debiteuren- en crediteurenadministratie
de voorraadadministratie
de in- en verkoopadministratie
de loonadministratie
Voor andere gegevens is een kortere bewaartermijn eventueel via het belastingkantoor af te spreken. Alle gegevens moet je in de originele vorm bewaren. Een factuur op papier moet je dus ook fysiek bewaren. Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaar je die digitale factuur. Voor die eerste categorie is het handig om te werken met duidelijk gelabelde ordners of archiefdozen.
Ga je alles sowieso digitaliseren? Dan kan een scan policy helpen: daarin bepaal je wie wat moet digitaliseren en hoe.
Dataopslag voor je digitaal archief
Waar laat je vervolgens de gescande documenten? Veel bedrijven zweren tegenwoordig bij opslag in de cloud, maar je kostbare documenten op een tastbare externe harde schijf hebben staan is toch vaak een extra geruststelling, zeker als je die schijf vervolgens bewaart in een kluis of brandkast.
Wil je meer tips om slim en efficiënt te werken? Lees dan ook onze andere blogs of neem contact op met de helpdesk voor advies over handige hulpmiddelen voor je magazijn, werkplaats of kantoor.
