De relaties met leveranciers spelen een grote rol bij de prestaties en het succes van een bedrijf. Een goede relatie met leveranciers kan namelijk zorgen voor regelmatige leveringen, optimale kwaliteit van producten of diensten en een effectieve samenwerking. Voor de concurrentie- en strategische positie van je bedrijf is het dus belangrijk om die relatie goed te onderhouden. In dit artikel bespreken we best practices die je kunt volgen én slechte gewoonten die je beter kunt vermijden als je een goede en vertrouwelijke band met je leveranciers wilt opbouwen.
De relaties met leveranciers beheren: best practices en slechte gewoontes
Slim en efficiënt werken
Een duidelijk kader
Als je de relaties met leveranciers beter wilt beheren, is de eerste stap het ondertekenen van gedetailleerde contracten en het opstellen van duidelijke regels. Hiermee kun je misverstanden en/of geschillen in de toekomst voorkomen.
Duidelijke verwachtingen communiceren
Het is belangrijk om duidelijk je verwachtingen te communiceren op het gebied van onder meer kwaliteit, levertijden, aantallen, veiligheidsnormen en betalingstermijnen.
Daarnaast is het goed om vast te leggen hoe jullie de naleving van deze afspraken zullen controleren en wat er gebeurt bij contractbreuk of andere problemen met de samenwerking.
Conflicten oplossen
Zorg ervoor dat je procedures opstelt voor het beslechten van geschillen, zoals bemiddeling of arbitrage door een onafhankelijk expert. Als je de juiste oplossingen achter de hand hebt, kun je de relatie met leveranciers goed houden, zelfs in het geval van geschillen. Het inkoopteam kan hier ook op worden getraind.
Een bestuurskader opstellen
Wijs binnen de inkoopafdeling iemand aan die verantwoordelijk is voor het dagelijkse beheer van de relatie met een bepaalde leverancier. Daarnaast is het noodzakelijk om alle betrokkenen binnen het bedrijf te identificeren (denk aan interne klanten, management, boekhouding en inkoop).
Efficiënte communicatie
Na het opstellen van het contractuele kader is regelmatige, transparante en efficiënte communicatie essentieel om de relatie met een leverancier te onderhouden.
Duidelijke en regelmatige communicatie
Het is belangrijk om regelmatig in gesprek te gaan met leveranciers om hun prestaties en eventuele problemen en verbeterpunten te bespreken. De frequentie en manier waarop deze gesprekken plaatsvinden, is afhankelijk van de positie van de
leverancier (is het bijvoorbeeld een strategische leverancier, een voorkeursleverancier, een leverancier in ontwikkeling of een leverancier met bepaalde voorwaarden?). Om alles uit deze gesprekken te halen, is een goede voorbereiding van belang: stel een agenda op en maak uitgebreide notulen zodat er makkelijk vervolgstappen kunnen worden gezet.
Focus op het delen van informatie
Transparantie is van essentieel belang om vertrouwen te scheppen. Beide partijen moeten zoveel mogelijk relevante informatie delen. Voor het bedrijf gaat het bijvoorbeeld om ambities, bestelvolumes, verkoopprognoses en strategiewijzigingen. Met deze informatie krijgen leveranciers meer inzicht in de behoeften van hun klanten, zodat zij daar weer beter op kunnen inspelen.
Digitale tools
In het tijdperk van de digitale revolutie kun je bijna niet om SRM-software (Supplier Relationship Management1) heen. Met die software voor de inkoopafdeling
kun je onder andere de volgende taken uitvoeren:
Een speciaal dossier samenstellen over de relatie met elke leverancier
De wettelijke documentatie bijhouden
De gegevens van leveranciers automatisch bijwerken
De kosten analyseren.
SRM-software is een essentieel hulpmiddel om een compleet en realtime overzicht te krijgen van de leveranciersrelaties binnen organisaties.
De leveranciersrelaties op de lange termijn
Het beheren van de relaties met leveranciers is een doorlopend proces. Als je eenmaal de basis hebt gelegd voor een goede leveranciersrelatie, moet je die wel blijven onderhouden.
Evenwichtige relaties
We willen ervoor zorgen dat de samenwerking met leveranciers een win-winsituatie is. Zoals in elke relatie moeten beide partijen baat hebben bij de samenwerking, de verplichtingen nakomen en zich inzetten voor de afgesproken zaken.
Het bedrijf moet bijvoorbeeld de betalingstermijnen van leveranciers naleven. Late betalingen zijn namelijk niet goed voor de relatie en op deze manier brengt het bedrijf ook de toeleveringsketen in gevaar.
Samen vooruitgang boeken
Wanneer twee commerciële partners samenwerken op een manier die voor beide partijen gunstig uitpakt, biedt dat heel wat voordelen.
Door een goede samenwerking met de leveranciers kunnen inkoopafdelingen onder meer:
Innovatie stimuleren
Waarde creëren
De omzet van het bedrijf laten groeien
Om de inkoopdirecteur van een grote supermarktketen te citeren: Facturen van leveranciers worden omgezet in kassabonnen. Er zijn heel wat mogelijkheden om samen te werken, denk aan gemeenschappelijke trainingen, optimalisatieprojecten, gezamenlijke innovatie of gezamenlijke ontwikkeling.
(Kader) C-Class aankopen brengen aanzienlijke administratieve kosten met zich mee. Het is daarom in het belang van alle partners om samen te werken om de inkoopprocessen te optimaliseren en de kosten te verlagen. Je kunt hierbij denken aan projecten om leveringen te optimaliseren, transacties te digitaliseren of de kwaliteit te monitoren.
Andere perspectieven
Zelfs als een bedrijf tevreden is over de huidige leveranciers en geen specifieke nieuwe wensen heeft, blijft het goed om je ogen open te houden voor nieuwe potentiële partners. Afhankelijk van de beschikbare middelen op de inkoopafdeling is het altijd een goed idee om kennis te maken met potentiële nieuwe leveranciers.
Het beheren van leveranciersrelaties betekent dat organisaties op de lange termijn een harmonieuze en efficiënte relatie willen opbouwen met hun leveranciers. Met deze praktische tips kunnen inkoopafdelingen aan de slag om goede, betrouwbare en duurzame relaties op te bouwen met leveranciers.
