Een geheime voorraad bedrijfsbenodigdheden aanhouden voor uzelf en directe collega’s… Geen zorgen, u bent niet de enige. Facilitair managers, inkopers, secretaresses, zelfs lead buyers (eindverantwoordelijken voor inkoop bij grote ondernemingen); ongeveer een kwart doet dit, zo blijkt uit onderzoek van Manutan*. De reden? Misgrijpen is een doodzonde!
De inkoper: Stille kracht met geheime voorraad
Slim en efficiënt werkenInkoop, u weet precies waar de zwakke plekken zitten en wat er onverwacht zomaar op kan zijn. Alle reden dus om daar op in te spelen. Uit hetzelfde onderzoek van Manutan blijkt dat inkopers niets zo vervelend vinden als collega’s teleur te moeten stellen. En andersom: liefst 35 procent zegt er ‘een kick van te krijgen om vragen vanuit de organisatie voor te zijn’.
Inkopers hoeven niet zo nodig in de spotlights te staan. De meesten zijn het liefst stille krachten, die er gewoon voor willen zorgen dat de boel op rolletjes loopt. Desnoods met een geheime voorraad. Ook complete jaarvoorraden van basisbenodigdheden zijn niet ongebruikelijk: maar liefst een derde van de ondervraagden bestelt op deze manier. Hoewel heel gewoon onder inkopers, is het vaak niet efficiënt. Het scheelt misschien tijd en niemand grijpt mis, maar tegelijkertijd ontstaan er vaak op allerlei plekken in het bedrijf stapels spullen, zonder dat er goed zicht is op hoeveelheden en afname.
Rondjes maken en anticiperen
Vooruitdenken is dan ook essentieel in het werk van de inkoper. Zo kan er al ruim van te voren worden ingespeeld op de seizoenen: strooizout als de winter voor de deur staat, tissues en desinfecteermateriaal voordat het griepseizoen losbarst en ventilatoren voor als het flink warm lijkt te worden. Een eenvoudige jaarplanning met voor iedere maand wat aandachtspunten kan al enorm helpen ter voorkoming van misgrijpen.
Het rondje over de vloer is voor veel inkopers een belangrijk onderdeel van hun werk. Ruim 30 procent van de ondervraagden zegt zelfs eens per week een rondje te maken over de werkvloer om te zien wat er nodig is. Opvallend: mannen doen dit vaker dan hun vrouwelijke collega’s. Overigens is dat niet waar ze hun hele bestelsystematiek op baseren. Slechts 16 procent van de inkopers noemt die rondjes als belangrijkste aanleiding om iets te bestellen. 11 procent bestelt ad hoc naar aanleiding van elke willekeurige vraag en zo’n 22 procent verzamelt eerst een aantal vragen en bestelt dan gebundeld. Een kwart bestelt vooral een voorraad voor enkele maanden op vaste tijdstippen.
Help!
Plannen blijkt en blijft het lastigste onderdeel van het werk van de inkoper. Het kost veel tijd en rompslomp, er is te weinig grip op de kosten en facturatie, en een deel vindt het balanceren tussen te veel en te weinig voorraad vooral lastig. En tot overmaat van ramp staan collega’s, volgens een groot deel van de ondervraagden, alleen aan het bureau om te klagen dat iets er niet is en nooit om te zeggen dat het allemaal zo goed op orde is. Over stille krachten gesproken. Geen wonder dat een fors deel (40%) er eigenlijk het liefst zo min mogelijk tijd aan besteedt.
De hoogste tijd om de bal bij de leverancier te leggen! Een goede leverancier kan en wil hier graag bij helpen. De meeste lead buyers (eindverantwoordelijken inkoop binnen grote ondernemingen) verwachten dat ook van de leverancier, maar andere inkopers en bestellers denken minder snel aan die mogelijkheid. Een goede leverancier kan u veel werk uit handen nemen. Leveren wat anderen leveren, slimme online bestelmethoden inrichten, zorgen voor een accorderingsproces en e-facturatie die u alle controle geeft – maar dan zonder de rompslomp – én slimme levering en interne distributie. Bovendien kan een goede leverancier uw voorraad (mee)beheren. Of u helpen om vooruit te denken en te voorspellen, bijvoorbeeld voor specifieke inkopen voor ieder seizoen.
Manutan helpt u graag
Manutan is zo’n meedenkende leverancier. We helpen inkopers graag om het werk slimmer te regelen. Niet alleen door ruim 80.000 producten, maar ook door adviezen en tips op www.manutan.nl/blog. Wilt u zelf meer weten over onze mogelijkheden voor e-ordering, slimmere levering en digitale en geautomatiseerde facturatie? Neem dan contact op met Manutan Key Account Service 030 229 66 30 of laat hieronder een reactie achter. Ik hoor graag van u!
Een infographic ‘Slimmer Inkopen met 5 stappen tot 40% inkoopbesparing’ kunt u hier downloaden.
*) Onderzoek door Novio Research in opdracht van Manutan onder 1054 Nederlandse inkopers van bedrijfsbenodigdheden – Augustus 2016. Een samenvatting van het onderzoek kunt u hier downloaden.
