De elektronische catalogus: hoe verbetert deze tool je inkoopprocessen? 

Wat is een elektronische catalogus?

In het kader van de digitalisering van de inkoopprocessen van een bedrijf is de dematerialisatie van het aanbod van leveranciers een van de eerste stappen. Hiervoor moet er een elektronische catalogus worden opgezet. Dit is nog altijd de meest gebruikte tool om dit te bereiken.

Elektronische catalogi zijn een integraal onderdeel van de procure-to-pay-systemen (P2P) van een bedrijf. Dit zijn geïntegreerde oplossingen die het gehele inkoopproces beslaan, van de aanvraag van producten en/of diensten tot en met de betaling aan de leverancier. Deze onderdelen zijn direct toegankelijk via de zoekmachine van de inkoopoplossing.

Deze tools omvatten productbeschrijvingen (prijs, afmetingen, technische gegevens, de fabrikant, enz.) en contractuele voorwaarden (kortingen, productuitsluitingen, verzendkosten, enz.). Op deze manier zorgen de tools ervoor dat een bedrijf en zijn leverancier gevalideerde, betrouwbare en gepersonaliseerde productgegevens kunnen uitwisselen.

Met behulp van een elektronische catalogus kan een bestelling in twee stappen worden geplaatst. De gebruikers kiezen eerst hun producten en vullen hun winkelmandje, dat vervolgens verandert in een inkoopaanvraag. Die aanvraag komt vervolgens automatisch in het informatiesysteem terecht en doorloopt de door het inkoopteam gedefinieerde goedkeuringsprocedure, waarna het wordt omgezet in een inkooporder.

De twee belangrijkste soorten elektronische catalogi

In de wereld van de inkoop bestaan er voornamelijk twee soorten catalogi: de hosted catalog (e-Cat) en de Punch-Out.

De hosted catalog of e-Cat

De hosted catalog geeft bedrijven toegang tot een vast en gedefinieerd aanbod, waardoor de stabiliteit van de overeengekomen prijzen wordt gegarandeerd. Deze catalogus wordt opgeslagen in het e-procurementsysteem van de klant of van zijn serviceprovider (marktplaatsen). Dit type catalogus is vooral geschikt voor het beheer van kleine hoeveelheden producten die regelmatig worden besteld.

Maar als het aankomt op het beheer van een zeer breed aanbod heeft het zijn grenzen. Door de statische aard van deze catalogi is het onderhoud zeer complex. Dit is vooral het geval als ze duizenden producten omvatten. Het is echter essentieel om gegevens bij te werken, om te voorkomen dat er producten worden besteld die niet meer beschikbaar zijn of uit de productie zijn genomen. Daarnaast maakt de integratie van nieuwe producten, assortimentsuitbreidingen en dynamische voorstellen geen deel uit van dit systeem. Tot slot hebben klanten geen toegang tot voorraadinformatie in realtime en dus ook niet tot levertijden.

De Punch-Out

Jérémie Chauvin, projectmanager e-procurement voor Europa bij Manutan, legt uit: "De Punch-Out is een digitale oplossing waarmee gebruikers via hun inkoopsysteem in realtime toegang hebben tot het dynamische aanbod van hun leverancier. Via de Punch-Out hebben gebruikers toegang tot een dynamisch aanbod met nieuwe producten, productconfigurators en voorraadniveaus. Dit is conform de overeengekomen voorwaarden als het gaat om prijs en uitsluiting." Sommige Punch-Outs bieden ook toegang tot alle technische transactiegegevens, zoals de bestelgegevens, afleverbonnen, facturen en track-and-trace-informatie.

Deze tool is voornamelijk geschikt voor het beheer van grote hoeveelheden producten die af en toe worden besteld. Hierbij gaat het dus vooral om indirecte aankopen.

Dit type catalogus is beschikbaar via een interface tussen het procure-to-pay-systeem van het bedrijf en het informatiesysteem van de leverancier. Dit zorgt voor nauwkeurige visibiliteit wat betreft het verbruik. Het maakt het voor inkoopteams mogelijk om veranderingen in uitgaven in realtime te volgen.

E[lke oplossing heeft voor- en nadelen, afhankelijk van de inkoopcategorie in kwestie. Het is aan de teams om de tool te kiezen die het beste bij hun behoeften en werkwijze past.

(Kader) Bedrijven die geen beschikking hebben over digitale inkoopoplossingen kunnen gebruikmaken van de webshop van hun leveranciers. Dit kan snel en eenvoudig worden opgezet, zonder dat het de organisatie iets kost. Door middel van een persoonlijk account hebben gebruikers dan tegen overeengekomen voorwaarden toegang tot hun voorkeursproducten. Hierbij hebben gebruikers ook toegang tot verschillende functies. Zo kunnen ze goedkeuringsworkflows configureren, offertes, bestellingen en leveringen volgen en in realtime de prijzen, beschikbaarheid en bestelgeschiedenis raadplegen.

Wat zijn de voordelen voor aankoopafdelingen?

De implementatie van elektronische catalogi binnen je organisatie biedt meerdere voordelen en kan helpen om de strategische positie van aankoopafdelingen te versterken.

Efficiënter werken

Ten eerste besparen inkoopteams, en ook interne klanten, aanzienlijk veel tijd doordat ze toegang hebben tot lijsten met goedgekeurde producten die tegen overeengekomen voorwaarden en door erkende leveranciers worden geleverd. Deze verbeteringen in het administratieve beheer zullen ongetwijfeld leiden tot indirecte besparingen. Zo kunnen de belanghebbenden zich concentreren op essentiële zaken en de producten en diensten die ze willen kopen aan de hand van hun aankoopcriteria nauwkeuriger analyseren.

Een betere naleving

De elektronische catalogus zorgt er ook voor dat het inkoopbeleid beter wordt nageleefd en voorkomt zo een toename van ongecontroleerde aankopen. De verschillende interne belanghebbenden hebben namelijk toegang tot alles wat ze nodig hebben om aankopen te doen conform het inkoopbeleid. Dit betekent echter niet alleen dat de juiste elektronische catalogus moet worden gekozen, maar ook dat iedereen moet weten hoe deze moet worden gebruikt.

Aan de slag met digitalisering

Ten slotte is de invoering van een elektronische catalogus een eerste stap in de richting van de digitalisering van de inkoop. Dit maakt de weg vrij voor de dematerialisatie van bestellingen en facturen. Vanaf het moment van invoering kunnen verschillende stappen worden geautomatiseerd:

• de integratie van inkoopaanvragen;

• goedkeuringsprocedures;

• de verzending van bestellingen;

• de afstemming van bestellingen en facturen, enz.

Via een elektronische catalogus – of dat nu een Punch-Out of een hosted catalog is – krijgen bedrijven toegang tot producten op maat. Deze producten worden aangeboden door erkende leveranciers en tegen overeengekomen contractuele voorwaarden.

Daarom zijn ze een essentiële tool om de inkoopmogelijkheden van bedrijven te maximaliseren. Door gebruik te maken van dit soort inkooptools kunnen bedrijven hun operationele efficiëntie verbeteren, hun inkoopbeleid versterken en de digitalisering van inkoopprocessen in gang zetten.