Een ruime meerderheid van de inkoopverantwoordelijken in Nederland denkt tot wel 10 uur per week te kunnen besparen op het inkoopproces. Recent onderzoek* van Manutan laat zien dat er vooral te veel tijd besteed wordt aan prijsvergelijkingen, oriëntatie en zoektocht naar het juiste product en ten slotte aan het bestelproces zelf. Ook het intern laten accorderen van bestellingen scoort hoog. Volgens Stephane Arkenbout, commercieel directeur bij Manutan, levert betere efficiency in het bestelproces niet alleen veel tijdwinst op, maar gaan hierdoor ook de totale inkoopkosten omlaag. “Er valt voor veel bedrijven tot wel 40% te besparen op hun out-of-pocketkosten en interne uren”, stelt hij.
62% van de inkopers wil efficiënter inkoopproces
Slim en efficiënt werken
Verborgen kosten
Ruim 26% van de inkopers bestelt vooral bij webshops voor bedrijven. Bijna 23% bestelt volledig automatisch, meer dan 20% bestelt nog steeds via e-mail en 10% bestelt zelfs voornamelijk telefonisch. “Vooral bij bedrijven met meerdere vestigingen zie je dat er per vestiging op verschillende manieren wordt besteld en ook nog eens bij verschillende leveranciers”, zegt Arkenbout. ”Op die manier heb je geen centraal overzicht van de bestellingen. Iedereen is er heel druk mee en kwaliteit en prijzen van de ingekochte producten fluctueren. We zien dat vooral bij de zogenaamde C-Class inkopen (niet strategische producten die onregelmatig worden aangeschaft) nog veel te besparen valt. Daar zitten heel veel verborgen kosten.”
Kwaliteit van de producten meest belangrijk
Een ruime meerderheid van de inkopers (72%) werkt het liefst met leveranciers die precies weten wat ze nodig hebben. Bijna 63% streeft daarbij naar zo min mogelijk leveranciers. Belangrijkste aspecten bij de keuze voor een leverancier zijn goede productkwaliteit en betrouwbaarheid. “Prijs is belangrijk maar niet doorslaggevend”, stelt Arkenbout. “Inkopers streven vooral naar efficiency en kwaliteit. Dit houdt wel in dat je centrale afspraken moet maken met een klein aantal leveranciers of zelfs kiest voor één aanbieder die alle producten kan leveren via één kanaal dat door alle inkopers binnen de organisatie wordt gebruikt. Dergelijke keuzes kun je echter alleen maken, wanneer je goed inzicht hebt in de totstandkoming van het totaal aan inkoopkosten. ”
Analyse
”Een gedegen analyse geeft goed inzicht in de verborgen kosten”, vervolgt Arkenbout. ”Die onnodige kosten vind je bijvoorbeeld in het goedkeuringsproces, het aantal leveringen, het logistieke proces, het niet gebruikmaken van centrale prijsafspraken of het werken met te veel verschillende leveranciers. Met zo’n analyse stel je vervolgens een plan op om die verborgen kosten te verlagen. Bij Manutan hebben we daar de Savin’side-methode voor ontwikkeld. Op basis van verschillende data brengen we met zes key indicatoren alle verborgen kosten in beeld en pakken ze daarna aan. Deze methode is voor iedereen beschikbaar en kan aanzienlijke besparingen opleveren. Een aantal inkopers heeft er al dankbaar gebruik van gemaakt en daarmee een belangrijke bijdrage geleverd aan het resultaat van hun bedrijf. De tijd dat inkopers voornamelijk bezig waren om een nog hogere korting te bedingen is al lang voorbij. Je ziet dat de functie van inkoop binnen een bedrijf steeds belangrijker wordt.”
*) Onderzoek in opdracht van Manutan onder 728 werknemers die besteller zijn en/of verantwoordelijk voor de inkoop van bedrijfsbenodigdheden in de branches industrie, bouw, logistiek & transport en dienstverlening.
