5 stappen om Lean Management te introduceren in de werkplaats

Wat is Lean Management?

Lean Management is een managementfilosofie die gericht is op het verminderen van verspilling. Deze methode is bedoeld om waarde toe te voegen aan het bedrijf door de werkprocessen voortdurend te verbeteren.

Door de principes van Lean Management toe te passen in de werkplaats, kan je een meer harmonieuze en productieve werkomgeving creëren, de productiestroom optimaliseren en de kwaliteit van je diensten verbeteren.

Stap 1: Seiri 整理 - Het overbodige verwijderen om meer ruimte te creëren 

Als je de filosofie van Lean Management wil toepassen, moet je eerst nagaan welke tools en apparatuur waarde toevoegen aan het productieproces.

In de context van een Lean werkplaats worden overbodige tools en apparatuur die geen toegevoegde waarde bieden verwijderd. Dit is één van de fundamentele principes van Lean: focussen op het creëren van waarde en het wegwerken van verspilling.

Zo doe je dat:

• Alles dat langer dan een jaar niet is gebruikt weggooien of recyclen.

• Alles dat minder dan één keer per maand wordt gebruikt opbergen.

• Tools en apparatuur die minder dan één keer per week worden gebruikt opbergen in de werkplaats.

• Dagelijks gebruikte tools liggen binnen handbereik, ofwel op de werkplek ofwel in een kast vlak naast de werkplek.

Stap 2: Seiton 整頓 - Voorwerpen schikken

Een andere cruciale stap in Lean Management is het opzetten van een efficiënt opbergsysteem in de werkplaats. Door tools en apparatuur rationeel en logisch te ordenen, worden de werkstromen verbeterd en de productiviteit verhoogt. Aan de hand van deze methode, Lean Manufacturing, kan je een productiesysteem invoeren dat het gebruik van de hulpmiddelen optimaliseert en een zo groot mogelijke toegevoegde waarde creëert.

'Een plaats voor alles en alles op zijn plaats.' Dat is misschien niet nieuw, maar wel verduiveld efficiënt!

• Wil je geen tijd en energie verspillen? Onthoud dan het volgende:

• Kies de plaatsen rationeel en logisch: klein gereedschap onderin de werkplaatskast, groot gereedschap bovenin; zware bakken op taillehoogte; kleine spullen waarvan de labels moeilijk te lezen zijn in de buurt van een lichtbron.

• Stel visuele opbergregels op met verschillende kleurcodes voor elk gebruik.

• Geef elk voorwerp een duidelijke plaats: specifieke drager; tekening van het gereedschap, enz.

• Rangschik de voorwerpen: op frequentie van gebruik, in volgorde van gebruik of met het 'first in, first out'-systeem.¹

Advies van een expert:

'Om meteen te vinden wat je zoekt en fouten te voorkomen, bieden sommige fabrikanten de optie om elke lade een eigen kleur te geven: maten en gewichten in de gele laden, klein gereedschap in de blauwe laden en de rode laden voor documentatie. Zo vind je alles in één oogopslag terug.' Pascal Bance, productverantwoordelijke werkplaatsmeubilair bij Manutan

Stap 3: Seiso清掃 - Schoonmaken! 

Een schone en goed onderhouden werkomgeving is essentieel voor de gezondheid en het welzijn van je teams. Dit aspect van Lean Management wordt vaak over het hoofd wordt gezien, maar is daarom niet minder cruciaal. Een schone werkplaats verbetert niet alleen de gemoedstoestand van de medewerkers, maar ook de kwaliteit van de productie.

• Een schone werkplaats is een goede zaak, zowel voor mensen als voor materiaal, dus:

• Maak de werkplaats en het meubilair regelmatig schoon, vooral bij vuile werkzaamheden.

• Repareer het meubilair systematisch en snel.

• Draag zorg voor het meubilair: bescherming (chemische producten); onderhoud (olie/vet, verbruiksgoederen, enz.).

• Vervang beschadigd en/of verouderd meubilair onmiddellijk.

Stap 4: Seiketsu 清潔 - Werkplekken en gebruiksregels standaardiseren

De werkplekken en gebruiksregels standaardiseren is een volgende pijler van Lean Management. Door gemeenschappelijke normen op te stellen voor alle werkplaatsen zullen de kwaliteit en productiviteit continu verbeteren.

Bovendien maakt standaardisatie het ook gemakkelijker om nieuwe teamleden in te werken en de harmonie in de werkplaats te bewaren.

Om goede voornemens vol te houden, moet je:

• Een vergelijkbare organisatie, en dus vergelijkbaar meubilair gebruiken voor alle werkplaatsen in de vestiging.

• De medewerkers bewustmaken van en opleiden in de 5S-methode.

• De schoonmaak- en onderhoudstaken plannen en verdelen.

• De best practices tonen die een impact kunnen hebben op het meubilair en de organisatie.

Stap 5: Shitsuke 躾 - Het proces systematiseren met het oog op continue verbetering

De laatste stap in Lean Management stelt dat je het proces moet systematiseren met het oog op continue verbetering. Dit is de essentie van Lean, dat erop gericht is om voortdurend de toegevoegde waarde te verhogen en verspilling te verminderen.

En omdat de 5S-methode van nature een collectieve methode is, is het essentieel om de teams te overtuigen dat ze er alle belang bij hebben om hieraan vast te houden:

• door hun inspanningen aan te moedigen;

• door gezamenlijke 'evenementen' te creëren (het meubilair inspecteren, afwijkingen opsporen, de medewerkers doen nadenken over de inrichting en toekomstige behoeften);

• door een logboek bij te houden over het meubilair (aankoopdata, uitgevoerde werkzaamheden, levensduur).

Op deze manier zullen de medewerkers de filosofie van Lean aanhangen en zich inzetten om de verbeteringen op lange termijn te behouden.

Dat is alles. Je werkplaats heeft er nog nooit zo netjes en overzichtelijk uitgezien. Je succes zal zich als een olievlek verspreiden naar de andere werkplaatsen.

Volg de vijf stappen van Lean Management en je zal je werkplaats omvormen tot een meer productieve, efficiënte en harmonieuze werkomgeving. En dat komt niet alleen het welzijn van je teams ten goede, het zal ook de toegevoegde waarde van je onderneming verhogen. Tijd om plaats te maken voor Lean in je werkplaats!