Opruimen in vijf stappen met de 5S-methode

De 5S-methode is wereldwijd een veel gebruikte manier om een efficiënte werkplek te krijgen en te houden. Het klinkt als hippe managementtaal, maar in werkelijkheid wordt het al decennia lang toegepast. Mogelijk zelfs langer, want hoewel Toyota na de Tweede Wereldoorlog de moderne versie ervan introduceerde, werd een vergelijkbaar model al in de 16e eeuw gebruikt door scheepsbouwers in Venetië. Zij gebruikten een methode die ervoor zorgde dat de bouw van hun schepen veel efficiënter ging dan voorheen. In 1574 zou voor koning Henry III van Frankrijk zelfs in enkele uren een heel schip in elkaar zijn gezet.

Hoe dan ook ligt de oorsprong van de moderne 5S-methode in Japan. 5S verwijst naar de vijf Japanse woorden die de methode samenvatten: seiri, seiton, seiso, seiketsu en shitsuke. In het Nederlands worden deze termen meestal vertaald met scheiden, sorteren, schoonmaken, systematiseren en standhouden.

Hoe pas je 5S toe?

S1: Scheiden

Scheiden betekent onderscheid maken tussen nut en nutteloos. Alle spullen in de werkplaats of op kantoor worden beoordeeld en alles wat niet honderd procent noodzakelijk is, moet weg. Kapotte spullen, dingen die onveilig zijn of nooit gebruikt worden: weg ermee. Bij een bezem met afgebroken steel is de keuze eenvoudig, maar dat geldt natuurlijk niet voor alle voorwerpen. Zorg daarom dat de ‘eigenaar’ wordt gevonden en laat hem of haar beslissen wat er moet gebeuren. Voorwerpen zonder eigenaar krijgen een rode sticker en worden op een centrale plaats neergelegd, gedurende een afgesproken tijd, bijvoorbeeld een maand. Als het in die tijd niet is geclaimd of gebruikt, kan er afgesproken worden dat iedereen daarna nog een week lang de tijd krijgt. Daarna gaat het voorwerp definitief weg.

Tip: Stelregel is dat dingen niet bewaard moeten worden alleen maar omdat ze misschien ooit nog nuttig zouden kunnen zijn. Dus niet alsnog wegstoppen in je magazijn of kelder, maar gewoon weg ermee!

S2: Sorteren

Na het weggooien, komt het netjes opruimen. Ook hier moeten de daadwerkelijke gebruikers van de materialen zeggenschap hebben. Succesvol opruimen staat of valt met de ondersteuning van de gebruikers. In deze stap draait het allemaal om goed labelen, handig wegzetten en vooral ook weer op de juiste plek terugleggen. Een bekend voorbeeld is het gereedschapsbord met de omlijning van het gereedschap. In één blik is te overzien wat er beschikbaar is en wat er ontbreekt. Een goed gesorteerde werkplaats voorkomt zoeken naar gereedschap. En die tien minuten zoeken per dag, tellen over een heel jaar op tot een hele werkweek! Nog los van de frustratie en afleiding die het zoeken veroorzaakt. Bij deze stap is de stelregel dat spullen die dagelijks gebruikt worden binnen handbereik liggen. Materiaal dat minder vaak gebruikt wordt, wordt verder weg opgeborgen.

S3: Schoonmaken

Als al het overbodige is weggegooid en alles op de juiste plek ligt, komt er een grondige reiniging van de werkplek. Vloeren, muren, machines, apparatuur, stellingen en archief: alles moet worden aangepakt om met een schone lei te beginnen. Haal dus een schoonmaakdoek of poetspapier tevoorschijn en maak de boel grondig schoon. In deze stap wordt ook de oorzaak van vervuiling aangepakt, zoals lekkende olieleidingen, slecht afwaterende aanrechten en zich opstapelende vaat.

S4: Standaardiseren

Alles wat is bereikt in de eerste drie stappen moet worden geborgd. Voor het schoonmaken worden regels en protocollen vastgelegd, omdat het nu eenmaal keer op keer moet gebeuren. Plaats op archiefkasten en laden een duidelijk label met de inhoud, zodat er geen overbodige handelingen verricht hoeven te worden. Label of etiketteer ook je orders, mappen, opbergbakken, onderdelenbakjes, etc. zodat je nooit misgrijpt. Baken werkgebieden duidelijk af: schoon – vuil, in – uit. Gebruik daar bijvoorbeeld nadrukkelijke kleuren en aanduidingen voor. In deze stap wordt van mensen verlangd dat ze oude gewoonten laten varen en netjes binnen de lijntjes blijven. Dat vergt veel discipline. Maak de juiste keuze daarom zo verleidelijk mogelijk en de ‘verkeerde’ optie heel onaantrekkelijk.

Tip: Visuele markering werkt het best en is voor iedereen duidelijk. Markeer bijvoorbeeld de rug van je ordners met een schuin getrokken gekleurde lijn. Je ziet in één oogopslag dat er een ordner ontbreekt en waar deze behoort te staan.

S5: Standhouden

Tot slot wordt gecontroleerd of de werknemers toch niet in oude gewoontes vervallen. Dat kan bijvoorbeeld door controlelijsten of periodieke opfrisbeurten. Motivatie is ook hierbij van groot belang. Publiceer bijvoorbeeld maandelijkse resultaten die laten zien hoeveel effectiever het werk is geworden. Maar denk ook aan toename van het werkplezier of de verbeterde veiligheid. Deze stap betekent ook het bijhouden van de in stap 4 opgestelde protocollen. Er komt immers ook nieuw gereedschap bij. Of een nieuwe productiemethode verandert het werkproces. Het is belangrijk die veranderingen op te nemen in het 5S-werkproces. Waar de eerste vier stappen afgerond kunnen worden, is de vijfde stap een voortdurend proces. Alleen door helemaal toegewijd te zijn aan deze stap kun je de optimale resultaten halen.

Tip: Maak foto’s van je werkomgeving en werkplekken vóór en ná de 5s actie

Manutan helpt je graag

We leveren een groot assortiment artikelen voor een schone, efficiënte en opgeruimde werkplek. Denk daarbij aan opbergkasten voor kantoor, archief en werkplaats, organisers voor gereedschap, onderdelen en kantoorbenodigdheden. Maar ook aan een breed assortiment poetspapier schoonmaakmiddelen, stofzuigers, afvalbakken en diverse andere schoonmaakproducten die nodig zijn voor de hygiëne binnen je bedrijf.

Wil je vrijblijvend advies hoe je efficiënter kunt werken? Kijk dan op ons blog of contacteer de Helpdesk  voor vrijblijvend advies. Zij helpen je graag verder.