Word jij blij als je het woord ‘opruimen’ hoort? Waarschijnlijk niet. Zonde, want als je het goed doet, kan je kantoor opruimen verschrikkelijk bevredigend zijn. Maar hoe werkt dat dan? We helpen je op weg met enkele handige opruimsystemen – van de 5S-methode tot een clean desk policy – en vertellen waarom een opgeruimd kantoor niet alleen veel mooier oogt, maar ook minder fouten oplevert.
Clean desk policy en co: opruimen is verschrikkelijk (bevredigend)
Slim en efficiënt werken
Je kantoor opruimen: niets dan voordelen
We lieten een onderzoek uitvoeren onder 900 werknemers, en daaruit blijkt dat meer dan de helft in de lente of zomer de bezem door het kantoor haalt. Een kantoor opruimen is misschien niet de leukste klus, maar het zorgt uiteindelijk wél ervoor dat je lekkerder werkt.
Een nette werkplek – of dat nu op kantoor is, in de werkplaats of in het magazijn – verkleint bovendien het aantal fouten. Medewerkers presteren gewoon beter in een nette omgeving. Ook komt een opgeruimde omgeving professioneler over bij klanten, leveranciers en andere bezoekers. En wat dacht je van de invloed op flexwerken? Als je comfortabel aan elk bureau moet kunnen werken, mogen er natuurlijk geen spullen meer rondslingeren van diegene die daar voor jou zat. Tot slot maak je het de schoonmaak een stuk makkelijker met een opgeruimd kantoor.
De werkplek opruimen heeft duidelijk alleen maar voordelen, maar toch kan het op de meeste werkvloeren stukken beter. Uit het onderzoek dat we net aanhaalden, blijkt dat bijna 1 op de 5 werknemers zijn werkplek rommelig vindt en dat het netter kan. Bijna 40% zegt dat er dringend opgeruimd moet worden. Het gevolg is dat 15% moeite heeft om de spullen te vinden die nodig zijn om het werk goed te doen, en dat ruim 10% vaak per ongeluk de verkeerde spullen pakt. Hoog tijd dus voor een paar handige opruimsystemen, zoals de 5S-methode of – specifiek voor kantoren – een clean desk policy!
Handige opruimsystemen
1. Marie Kondo
De Japanse opruimgoeroe Marie Kondo is een belangrijke bron van inspiratie. In ‘Opgeruimd’ bespreekt ze een handige en overzichtelijke tactiek om orde te scheppen in de chaos. Hoewel zij zich toespitst op opruimen in huis, past het basisidee ook op de werkvloer.
Opruimen begint volgens Kondo met weggooien of wegdoen. Door alles netjes op een plek weg te zetten, creëer je volgens haar alleen maar de illusie dat je hebt opgeruimd. Gooi alles wat je niet meer nodig hebt dus gewoon in de prullenbak of breng het naar de kringloop. Hoe bepaal je wat wel of niet noodzakelijk is? Simpel: spullen die je de afgelopen drie maanden niet gebruikt hebt, kunnen zonder problemen weg.
2. Opruimtips 2.0: de 5S-methode
De 5S-methode komt, net als Marie Kondo, uit Japan, maar is specifiek gericht op de werkvloer. 5S verwijst naar de vijf Japanse woorden die de methode samenvatten:
Seiri: scheiden
Seiton: sorteren
Seiso: schoonmaken
Seiketsu: systematiseren
Shitsuke: standhouden
Uit onderzoek naar de 5S-methode blijkt dat het vooral bij de laatste twee stappen weleens misgaat. Wees dus extra waakzaam bij het systematiseren en standhouden!
3. Clean desk policy
Je bureau netjes houden wordt ten slotte makkelijker als er een clean desk policy geldt. Zo’n policy schrijft voor hoe iedereen zijn werkplek moet achterlaten aan het einde van de werkdag. Meestal vragen werkgevers om een volledig leeg bureau.
Met deze clean desk tips krijg je iedereen makkelijk mee:
Geef duidelijke instructies, zodat het hele team op de hoogte is van het beleid, en maak duidelijk waarom je de clean desk policy invoert (vertel bijvoorbeeld dat je meer fouten maakt in een rommelige werkomgeving of wijs bijvoorbeeld erop dat vertrouwelijke informatie niet open en bloot op een bureau mag blijven liggen).
Stel een clean desk-verantwoordelijke aan die collega’s vriendelijk wijst op slordige bureaus. Geef als management natuurlijk zelf wel het goeie voorbeeld!
Probeer beeldschermwerk makkelijker te maken en printen te ontmoedigen, want dat beperkt de hoeveelheid rondslingerende papieren sterk (net als de hoeveelheid papierafval, natuurlijk).
Zorg voor voldoende ladeblokken en kasten, zodat medewerkers hun spullen makkelijk kunnen opbergen.
Snel je mailbox opruimen? Check deze tips!
Je fysieke werkplek opruimen is één ding, maar wat als je mailbox intussen uitpuilt? De Inbox Zero-methode staat wellicht garant voor minder werkstress en meer werkplezier. Het werkt als volgt:
Maak een back-upmapje aan en kopieer alle mails hier naartoe.
Maak vervolgens vier mappen:
Actie: hierin hoort alles dat je binnen de twee minuten kunt afhandelen of niet direct kunt weggooien.
Wachten: voor alle mails met taken die je delegeert aan anderen. Zet hier zowel de ontvangen als verzonden mails in.
Ooit: deze map bundelt alle mails die je nog een keer wilt lezen, maar die geen haast of deadline hebben.
Archief: voor alles dat bewaard moet blijven.
Dit is een handige manier om je mailbox snel op te ruimen en het overzicht terug te krijgen.
Het geheim? Geef alles een vaste plek
Afsluiten doen we met nog een knipoog naar ons onderzoek, want een overdonderende 78% van alle ondervraagde medewerkers vindt een nette werkplek belangrijk. Logisch: in een opgeruimde en schone omgeving kun je prettig en geconcentreerd werken. De kunst is om alles een vaste plek te geven. Dan werk je met een opgeruimd gevoel!
Wil je meer tips om slim en efficiënt te werken? Lees dan ook onze andere blogs of neem contact op met de helpdesk voor advies over handige hulpmiddelen voor je magazijn, werkplaats of kantoor.
