Je werkt effectiever als je kantoor en bureau opgeruimd is. Veel mensen lukt het niet om hun werkplek goed te organiseren. Het wordt een klus die je steeds meer voor je uit schuift; uiteindelijk raak je het overzicht kwijt en raak je steeds weer afgeleid van het zoeken naar spullen die overal en nergens rondslingeren. Hoe doe je dat eigenlijk, je werkplek inrichten en opruimen?
5 tips voor een georganiseerde werkplek
Slim en efficiënt werken
Netjes is niet hetzelfde als georganiseerd. Een leeg bureau betekent niet dat je alles op orde hebt. Om te leren organiseren kun je gebruik maken van een beproefde aanpak zoals de SPACE-formule (Sort, Purge, Assign space, Containerize, Equalize) van opruimgoeroe Julie Morgenstern.
**Sort (sorteren) **Haal alles van je bureau, maak je kastjes en lades leeg. Vervolgens ga je alles sorteren: pennen bij pennen, boeken bij boeken, nietjes bij de nietmachine. Door alles wat bij elkaar past bij elkaar te leggen krijg je een overzicht van wat je eigenlijk allemaal hebt. Wellicht ontdek je wel dat je 4 nietmachines hebt!
**Purge (verwijderen) **Bekijk de stapels die je hebt gemaakt bij de vorige stap goed: wat heb je nodig, wat is verouderd of kapot, waar heb je teveel van? Wat voor betekenis hebben de spullen voor je? Verwijder alles wat je niet gebruikt en wat niet belangrijk is voor je. Informatiegevoelige documenten die je niet meer gebruikt haal je bijvoorbeeld door de papierversnipperaar.
**Assign space (een plek geven) **Je weet nu wat je hebt. De volgende stap is bedenken wat waar ‘hoort’ en op die manier je werkplek in te richten. Wat belangrijk is op grijpafstand; een pen gebruik je iedere dag dus die wil je op je bureau hebben. En als brochures belangrijk voor je dagelijks werk zijn dan stop je die niet ver weg in een lade ergens. Zorg dus dat de opslagplek die je kiest logisch is.
**Containerize (efficiënte opbergers) **Omdat je nu weet wat je hebt en waar je het wilt opbergen is het tijd om te bepalen waarin je het wilt opbergen. Brochures in stapels in een lade of in folderrekken? Kleine elektronica in lades of in mandjes? Documenten in een archieflade of een bureaustandaard met insteekhoezen? Wat je ook doet, zorg dat je weet wat waar in zit. Gebruik labels, etiketten en doorzichtige mapjes en bakjes zodat ook je collega’s iets van jou kunnen vinden.
**Equalize (gelijk maken, of rechttrekken) **Wanneer je alles hebt georganiseerd is het van belang om het systeem in stand te houden. Voor je het weet ligt alles weer op de verkeerde plek. Plan daarom een moment op de dag of in de week in om de spullen weer op hun plek te leggen. Vergeet vooral niet om dingen die overbodig zijn weg te gooien!
Manutan helpt je graag
Als je je kantoor en bureau opruimt breng je eigenlijk direct ook je gehele voorraad, administratie en documentatie op orde. Kom je zaken tekort of krijg je niet alles opgeborgen? Kijk op manutan.nl voor slimme oplossingen die je hierbij helpen zoals professionele kantoorartikelen, slimme opbergmogelijkheden en archiefkasten. Je kunt natuurlijk ook de Helpdesk van Manutan bellen op 030-229 61 11, zij denkt graag met je mee en geeft vrijblijvend advies over de mogelijkheden.
Zie ook:
Opruimen in vijf stappen met de 5S-methode
