Vroeg of laat gaan alle organisaties over naar een digitaal archief, oftewel een paperless office. Voor grote organisaties kan dat proces jaren in beslag nemen. Wij hebben het hier ook niet over 4 eenvoudige stappen die je moet nemen maar 4 essentiële stappen. Lees het artikel goed door voor de juiste workflow zodat ook jouw organisatie op termijn bijdraagt aan een beter milieu.
Archiefbeheer: Tips voor meer overzicht
Duurzaamheid op de werkvloer
Stap 1: inrichten archiefruimte
De eerste stap naar een paperless office is het inrichten van een archiefruimte. Iedere organisatie start nu eenmaal met een stapel aan bestaand papierwerk dat gedigitaliseerd moet worden. Die stapel moet eerst een plek krijgen. Maar waar moet je op letten bij het inrichten van een archiefruimte?
Een droge ruimte; papier trekt vocht aan en kan schimmel veroorzaken
Voldoende draagvermogen van de vloer bij volledige belasting
Uitsluitend gebruiken voor archiefbeheer
Goede verlichting en verwarming
Afsluitbaar en toegangsregels; wie heeft toegang tot archief en beheert sleutel?
Voor de inrichting bekijk je welke archiefstelling je wilt gebruiken en of je beide zijden van de stelling beloopbaar wilt hebben of dat een zijde aan de wand wordt geplaatst.
Basiselement voor archiefdozen
Basiselement Combi-theek enkelzijdig
Stap 2: structureren archief
Is de archiefruimte naar behoren ingericht? Dan kan er structuur worden aangebracht. Met een gestructureerd papieren archief kan immers gemakkelijker een gestructureerd digitaal archief worden aangemaakt.
Plaats de jongste jaargangen in het archief op de meest toegankelijke locaties en gebruik voor de oudere jaargangen een handig opstapje.
Onmisbaar bij het structureren zijn ordners, met een bijbehorend extra breed alfabet. Door gebruik te maken van dezelfde type ordners kan heel eenvoudig structuur worden aangebracht. Gaat het archief ver terug, maak dan gebruik van gekleurde ordners en archiefdozen. Zo kun je voor de herkenbaarheid de actief gebruikte ordner van een bepaald jaar, het jaar daarop opslaan in eenzelfde kleur archiefdoos.
Bevestigingsmechanisme Jalema Clipex
Stap 3: archief digitaliseren
Zodra er orde in het archief zit, kan het digitaliseren starten. Voor veel organisaties is dit een bewerkelijk proces waarbij gespecialiseerde bedrijven hulp bieden. Hoe dan ook zijn de voorgaande stappen nodig om het archief gestructureerd te digitaliseren.
Stap 4: archiefvernietiging
Veel van de papieren documenten zitten vast aan een bewaartermijn. Is de bewaartermijn verstreken en is het document gedigitaliseerd? Kies dan voor archiefvernietiging.
Afhankelijk van de hoeveelheid, kun je hier een gespecialiseerd bedrijf voor inschakelen die de archieven komt ophalen om te vernietigen. Bij kleinere hoeveelheden kun je dat eventueel ook zelf organiseren. Voor vertrouwelijke documenten gebruik je een papiervernietiger, overige documenten kunnen in een papiercontainer.
