Koopwijzer: richt je vergaderzalen optimaal in met Manutan EXPERT

Hoe richt ik een vergaderzaal in? Onze vuistregels

Om je vergaderzaal correct in te richten en aan te kleden, bepaal je allereerst de gewenste oriëntatie op basis van de afmetingen van de zaal, het gebruik en de doeleinden. Daarbij hou je steeds de vuistregels voor de inrichting van zakelijke ruimtes in het achterhoofd.

De behoefteanalyse

Elk bedrijf organiseert, beheert en gebruikt ruimtes op zijn eigen manier. Dat geldt ook voor vergaderzalen. Bij de inrichting van zo’n zaal zoek je naar de gulden middenweg tussen budget, duurzaamheid en design.

Stel jezelf de volgende vragen voordat je aan de slag gaat:

• Hoeveel ruimte kunnen de meubels innemen zonder dat het lastig wordt om door de ruimte te stappen?

• Hoeveel mensen zijn er maximaal aanwezig in de zaal?

• Hoe vaak wordt de vergaderzaal gebruikt?

• Moet de zaal geschikt zijn voor meerdere functies?

• Welke indruk moet de ruimte maken op de aanwezigen?

• Welke sfeer wil je oproepen?

Onze tips voor de inrichting van jouw vergaderzaal

Medewerkers brengen minder tijd door in een vergaderzaal dan aan hun bureau, maar dat betekent niet dat je het comfort en de ergonomie uit het oog moet verliezen. Bij het inrichten van een formele vergaderzaal zijn comfortabele stoelen en kwaliteitsmaterialen een must.

Varieert het aantal deelnemers sterk van vergadering tot vergadering? Dan is het een slim idee om de ruimte modulair in te richten met stapelbare en opklapbare stoelen en tafels. Zo zijn er bij grote vergaderingen genoeg zitplaatsen voor iedereen én staat de zaal niet vol lege stoelen als er een klein groepje vergadert.

Hou ook rekening met het esthetische aspect, zowel voor de decoratie als voor de meubels. Ga je voor een neutrale look, een formele of net een gezellige uitstraling?

Tot slot zijn er steeds meer mensen die op afstand aan vergaderingen deelnemen via videoconferenties. Zorg dus voor een nette achtergrond die past bij het bedrijfsimago: smuk bijvoorbeeld de muren achter de deelnemers op met planten, decoratiestukken of bibliotheekkasten.

De juiste meubels en accessoires kiezen

Meubels en accessoires voor vergaderzalen bestaan in een waaier aan materialen, vormen en stijlen. Bij Manutan hebben we een uitgebreid productaanbod dat afgestemd is op de wensen van onze klanten. Zo vinden ze op één website alles wat ze nodig hebben. Daarbovenop hebben we zelf Manutan EXPERT ontwikkeld, dat tal van voordelen biedt.

Vergadertafels

Rond, ovaal, vierkant of modulair? In het ruime assortiment vergadertafels van Manutan EXPERT vind je voor elke ruimte en elk gebruik een geschikte tafel. Melamine is het materiaal bij uitstek, want het is licht en gaat lang mee.

Er zijn ook producten gemaakt van gerecyclede materialen. Modulaire tafels, zoals het model Trapezium, kun je in verschillende opstellingen plaatsen om één grote werktafel of meerdere afzonderlijke eilandjes te vormen.

Om kabels en elektrische aansluitpunten netjes te organiseren, zijn sommige modellen uitgerust met een opbergluik en een kabelgoot onder het tafelblad. Zo werk je alle kabels elegant en veilig weg.

Vergaderstoelen

Net als de tafels bestaan er ook vergaderstoelen in alle mogelijke vormen, materialen en kleuren. Wil je plaats besparen en de ruimte modulair inrichten, wissel dan af tussen stoelen met en zonder armleuningen. Stapelbare stoelen zijn makkelijk op te bergen en zet je in een handomdraai klaar als er extra zitplaatsen nodig zijn.

Wat de kleuren betreft, genieten sobere kleuren de voorkeur als er in de zaal voornamelijk formele vergaderingen plaatsvinden. Wil je eerder de creativiteit van de aanwezigen aanwakkeren, bijvoorbeeld om te brainstormen? Dan kies je voor kleurrijke modellen.

Ook de bekleding is belangrijk. Vinyl ziet er strak en stijlvol uit, stof heeft eerder een gezellige, warme uitstraling.

Accessoires en decoratie om de ruimte af te werken

De inrichting van de vergaderzaal is pas echt geslaagd met de juiste decoratie. Met een vitrine met producten van het bedrijf, een mooie wandklok, posters of planten zorg je voor een aangename sfeer.

In sommige vergaderzalen moet een whiteboard hangen om ideeën op te schrijven tijdens een brainstormsessie of om de deelnemers makkelijker aan het woord te laten. Ook een oprolbaar wit projectiescherm is een must om presentaties te projecteren en beeldmateriaal te tonen tijdens vergaderingen.

Wordt de ruimte af en toe gebruikt voor een andere functie? Dan zijn er een aantal accessoires die goed van pas komen. Met akoestische scheidingswanden tover je de zaal om tot een flex office¹. Zulke wanden bieden een oplossing voor de nieuwe behoeften in de werkwereld. Je kunt ze bijvoorbeeld gebruiken om een vergadertafel voor twintig personen in verschillende coworkingplekken op te delen en iedereen rust en privacy te gunnen.

Als er veel zonlicht in de zaal valt, kun je uv-werende folie [SS1] [MC2] aanbrengen op de ramen. Kunnen voorbijgangers op straat in de zaal binnenkijken? Dan zorg je er met ondoorzichtige raamfolie voor dat alles wat besproken wordt, vertrouwelijk blijft.

De voordelen van Manutan EXPERT

Het assortiment van Manutan EXPERT heeft drie voordelen. Allereerst biedt het een antwoord op de dagelijkse behoeften van onze klanten, gebaseerd op onze jarenlange ervaring.

Ten tweede dragen we kwaliteit hoog in het vaandel. De kwaliteit van de Manutan EXPERT-producten wordt regelmatig intern of in een laboratorium getest. Bovendien geldt er voor al onze eigen producten een garantie van tien jaar.

Tot slot houden wij onze concurrenten in het oog om te garanderen dat we ons assortiment voor de beste prijs op de markt aanbieden. De producten van Manutan EXPERT zijn minimaal 15 % goedkoper dan de producten van onze concurrenten met een gelijkwaardige kwaliteit.

De meeste van onze producten zijn altijd op voorraad, dus kunnen we in de Benelux en Frankrijk garanderen dat ze binnen 24 tot 48 uur worden geleverd. Manutan EXPERT hecht veel waarde aan MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen): bijna 15 % van onze producten draagt een milieuverantwoordelijkheidscertificaat.

Aan welke eisen moet een moderne vergaderzaal voldoen?

De uitdagingen waarop bedrijven moeten inspelen, evolueren voortdurend. En hun werkplekken moeten met elke verandering mee evolueren. Managers geven hun medewerkers steeds meer verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld door hen te laten thuiswerken. Om de prestaties van de medewerkers te verbeteren, wordt er meer dan ooit ingezet op de samenhang binnen de teams.

Gemeenschappelijke ruimtes krijgen een nieuwe invulling

Hoe een bedrijf is georganiseerd, ziet er vandaag er heel anders uit dan tien jaar geleden. Wie de prestaties en productiviteit in een bedrijf wil verbeteren, moet allereerst aandacht besteden aan het welzijn van de medewerkers. Ze worden zelfstandiger en hun uurroosters worden flexibeler. Bedrijven vinden het belangrijker dat hun teamleden doelstellingen halen dan dat ze fysiek aanwezig zijn. Thuiswerken en flex offices winnen aan belang, en als gevolg van deze trends worden kantoorruimtes op een nieuwe manier gebruikt.

Thuiswerk transformeert het kantoor: sommige bedrijven kiezen ervoor om te verhuizen naar een kleiner gebouw of hun kantoren opnieuw in te richten. Sommige mensen maken gebruik van coworkingruimtes, maar de meeste thuiswerkers werken thuis. Op kantoor gaan werken is dus een sociale aangelegenheid geworden. En ruimtes zoals vergaderzalen moeten zich aan die nieuwe rol aanpassen.

Teamwork bevorderen

De vergaderzaal is nog steeds de plek waar belangrijke strategische bedrijfsbeslissingen worden genomen, maar nu heeft deze ruimte meer functies dan vroeger. Ze is het centrum van de bedrijfscultuur geworden, een plek waar teams samenkomen. Hier staat teamwork centraal, hier werken mensen samen vernieuwende ideeën uit. De vergaderzaal moet dus een gezellige ruimte zijn waar medewerkers écht het gevoel krijgen dat ze bij het bedrijf horen.

De inrichting van een vergaderzaal moet een antwoord bieden op de specifieke behoeften van het bedrijf en het bedrijfsimago uitstralen, zowel naar de teams als naar klanten toe. Ben je op zoek naar een tafel die perfect bij jouw inrichtingsproject past? Ontdek dan onze productcategorie ‘Vergader- en receptietafel’.

¹ In een ‘flex office’ wordt er geen vast bureau aan iedere werknemer toegewezen.