De juiste vergadertafel kiezen voor je vergaderruimte

Er wordt veel gepraat en geschreven over de zin en onzin van vergaderen. , zegt over efficiënt vergaderen bijvoorbeeld dat “een meeting maar maximaal dertig minuten mag duren”. We kunnen ons nu eenmaal niet erg lang concentreren. Dat blijkt ook uit een Nederlandse studie waarbij proefpersonen drie uur lang een monotone taak moesten uitvoeren. De deelnemers maakten aan het einde twee keer zoveel fouten als in het begin. Koen Marichal van Antwerp Management School zegt dan weer dat “de lengte van de vergadering afgestemd moet zijn op het type vergadering”, want een brainstorm is heel anders dan een werkoverleg. Hoe lang een vergadering duurt, is afhankelijk van het soort vergadering. En dat geldt ook voor het materiaal dat je daarbij nodig hebt. Een ronde vergadertafel bevordert bijvoorbeeld een intiemere sfeer en moedigt daardoor snelle beslissingen aan. Ontdek nog meer interessante weetjes over de vergaderruimte, dat helpt de juiste zaken inkopen.

Een vergadertafel kiezen

Centraal in de vergaderruimte staat een vergadertafel (tenzij je natuurlijk buiten wandelend vergadert of samen gaat zitten in de cosy corner). Een aantal zaken om rekening mee te houden:

• Je beschikbare ruimte bepaalt de omvang van je tafel. Houd ongeveer anderhalve meter vrij tussen de tafel en de muur.

• Ook het gemiddeld aantal deelnemers per vergadering telt mee. Reken zestig centimeter per persoon. (Heb je al stoelen? Houd dan natuurlijk ook rekening met hun maat: houd minimaal vijf centimeter vrij tussen elke stoel.)

• Wil je een ronde of een rechthoekige tafel? Aan een ronde tafel passen meer mensen, waardoor je flexibeler bent in hoe de deelnemers bij een vergadering zitten. Een kleine, ronde tafel schept een intieme sfeer en leidt tot snellere beslissingen. Een vierkante tafel is iets afstandelijker, maar dat hoeft natuurlijk geen nadeel te zijn.

• Wil je een beamer in de vergaderzaal of vergaderen jullie vaak met laptops? Kies dan voor een tafel waarbij de bekabeling in het blad is weggewerkt, of werk draadloos.

• Het materiaal van je vergadertafel hangt af van de stijl van je bedrijf (je kunt je branding overal doortrekken met bijvoorbeeld een tafelblad in dezelfde kleur als jullie logo), maar houd ook rekening met de praktische kant bij je materiaalkeuze. Op een glazen tafelblad zie je bijvoorbeeld heel snel vingerafdrukken en vlekken.

• Een dik tafelblad is mooi, maar maakt het soms moeilijker voor grote mensen om hun benen te kruisen.

• Wil je de ruimte flexibel inrichten, afhankelijk van het soort vergadering? Kies dan meerdere kleine vergadertafels die je bij elkaar kunt zetten of uit elkaar kunt schuiven. Of gebruik inklapbare tafels die je kunt opbergen, waardoor je vergaderruimte ook voor iets anders gebruikt kan worden. Als je je vergadertafels makkelijk wil kunnen verplaatsen, kun je natuurlijk ook een verrijdbare tafel

Vergaderruimte inrichten: extra tips

Een vergaderruimte heeft natuurlijk meer nodig dan meubilair zoals vergadertafels en -stoelen. Denk ook aan ondersteunend materiaal zoals:

• Whiteboard en flipover

• Scherm en beamer

• Kantoorbenodigdheden zoals post-its en pennen

• …

Hulp nodig bij het inrichten van je vergaderruimte? Vraag gerust advies aan onze helpdesk!